Het is maart 2016 als Marja Kramp door de draaideuren van het IND-hoofdkantoor in Den Haag loopt. Samen met haar promotiebegeleider komt ze voor een gesprek met een medewerker van de onderzoeksafdeling van de IND. Hun doel: toestemming krijgen voor promotieonderzoek naar de rol van tolken bij IND-gehoren. Wat Kramp dan nog niet weet, is dat het gesprek cruciaal zal blijken voor het verloop van haar promotie.
Cruciale fout
“Die medewerker was laaiend enthousiast over onze plannen”, herinnert Kramp zich nog. “Ze zei: Mijn chef geeft zo zijn handtekening en dan is het geregeld. Nou, mooi niet dus.” De goedkeuring heeft meer voeten in de aarde dan gedacht, want het blijkt dat drie hooggeplaatste medewerkers van de IND toestemming moeten geven. Pas een half jaar later, op 14 november 2016, krijgt Kramp per e-mail de officiële goedkeuring. In de mail, die Ad Valvas heeft ingezien, is een nota toegevoegd met een aantal voorwaarden. De belangrijkste voorwaarde is dat voor het opnemen van de gehoren alle betrokken partijen vooraf toestemming moeten geven. In de mail benoemt de directeur Asiel en Bescherming van de IND nog drie voorwaarden:
1) De opnamen van de gehoren moeten geanonimiseerd worden.
2) De opnamen mogen alleen voor het onderzoek gebruikt worden.
3) De IND-medewerkers en de tolken staat het vrij om deelname aan het onderzoek te weigeren.
Kramp gaat akkoord met de voorwaarden en het onderzoek kan eindelijk beginnen. Maar de cruciale fout is op dat moment al gemaakt.
Marja Kramp (1944) is taalkundige en heeft als docent en vertaler gewerkt. Daarnaast was ze jaren als tolk actief, onder meer op freelancebasis bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). In 2017 startte ze een promotietraject bij de afdeling Taal, Literatuur en Communicatie aan de VU.
Niet zwart-op-wit
De mondelinge afspraken uit het eerste gesprek zijn namelijk nooit schriftelijk vastgelegd. “Mijn begeleider en ik hebben tijdens dat gesprek benoemd dat meerdere studenten mij zouden helpen met de data en daarop eventueel konden afstuderen. Ook hebben we besproken dat ik met mijn begeleider een college zou geven over de data. Dat was volgens die IND-medewerker allemaal geen probleem, maar die punten zijn nooit zwart-op-wit gesteld. Dat bleek later een grote fout.”
Kramp focust zich op betekenisloze woorden die tolken vaak over het hoofd zien
Nietsvermoedend start Kramp met haar onderzoek en begin 2017 woont ze de eerste gehoren bij. Haar onderzoek is taalkundig van aard: Kramp focust zich onder meer op betekenisloze woorden – zoals het Nederlandse nou of het Engelse well – die tolken vaak over het hoofd zien. Volgens Kramp zijn de tolken bij de IND goed opgeleid, maar realiseren ze zich het belang van deze zogeheten discourse markers niet. Voor haar onderzoek woont Kramp in totaal 34 verschillende gehoren bij, steeds met eenzelfde samenstelling: een asielzoeker die gehoord wordt, een IND-medewerker die het gehoor afneemt en een tolk die het gesprek vertaalt.
Verkeerde procedure
Ook hierbij wordt een grove fout gemaakt. De betrokkenen bij de gehoren moeten namelijk toestemming geven voor het onderzoek. De IND spreekt daarover het volgende met Kramp af: het tolkenbureau van de IND – dat tolken op oproepbasis benadert – vraagt toestemming aan de tolken en aan de IND-medewerker die het gehoor afneemt.
‘Het was allemaal legaal, maar toch is de manier van toestemming vragen aan de asielzoeker verkeerd geweest’
Laatstgenoemde vraagt op zijn beurt weer toestemming aan de asielzoeker, vlak voor het gehoor. “Een asielzoeker mag uiteraard weigeren en dat is een enkele keer ook gebeurd”, zegt Kramp. “Het was allemaal legaal, maar toch is de manier van toestemming vragen aan de asielzoeker verkeerd geweest.”
Toestemming onder dwang
Dat laatste blijkt in mei 2017, als de advocaat van een van de asielzoekers bij de IND aanklopt. “Die advocaat dreigde met een rechtszaak, omdat de IND te laat toestemming aan de betreffende asielzoeker zou hebben gevraagd voor mijn onderzoek. Volgens de advocaat werd de toestemming onder dwang verkregen, omdat asielzoekers vlak voor het gehoor niet durven weigeren uit angst dat dat negatieve gevolgen voor hun asielaanvraag heeft. De IND heeft toen excuses aangeboden en de richtlijnen veranderd.” In die periode heeft Kramp contact met een wetenschappelijk medewerker van de IND, die volgens Kramp wat lacherig over het incident doet. “Ze zei dat die advocaat wel vaker van zich had laten horen. Ze nam het eigenlijk niet zo serieus.”
Bellen met advocaat
Kramp is overigens blij met de nieuwe procedure, waarin zij zelf de advocaat van de asielzoeker moet bellen om toestemming te vragen. “Met deze werkwijze wist ik in ieder geval zeker dat ik niet voor niks naar een gehoorlocatie ging. Want het is weleens gebeurd dat ik om kwart voor zes opstond om naar Den Bosch te gaan om vervolgens om kwart over 9 te horen dat het niet doorging. Die nieuwe procedure gold trouwens maar voor een paar gehoren, want ik was al bijna klaar met mijn onderzoek.”
Op dat moment lijkt er voor Kramp geen vuiltje aan de lucht. De nieuwe procedure is goedgekeurd, de advocaat is tevreden met de excuses en over het incident doet de IND volgens Kramp luchtig. “Dus ja, ik ben gewoon verdergegaan.”
Verbroken geheimhouding
Op het moment dat Kramp alle gehoren heeft bijgewoond en zelfs al vier hoofdstukken van haar proefschrift heeft geschreven, gaat het in 2021 alsnog mis. “Er zijn twee studenten afgestudeerd op een gedeelte van mijn data. Een van die twee, een masterstudent, volgde een vak aan de Universiteit Leiden. Tijdens een van de colleges heeft ze tegenover een gastdocent verteld over haar scriptie en zo haar geheimhoudingsplicht gebroken. Die gastdocent, die bij de IND werkte, heeft toen contact met mij opgenomen. Ze bleek geïnteresseerd in mijn data en wilde graag een afspraak maken. Ik wilde dat niet en ik was druk bezig met mijn promotie, dus dat heb ik haar per e-mail laten weten.”
Een Leidse docent heeft haar mail doorgestuurd naar de IND. En dat bleek funest
Om redenen waar Kramp nog steeds niet achter is, heeft die Leidse docent de mail van Kramp vervolgens doorgestuurd naar de IND. En dat bleek funest. “De IND kwam er toen achter dat er twee studenten afgestudeerd waren op mijn data en dat één daarvan zich niet aan de geheimhoudingsplicht had gehouden. Ik kreeg toen op mijn bordje dat studenten helemaal geen toegang tot de data mochten hebben, terwijl we tijdens de eerste ontmoeting afgesproken hadden dat meerdere studenten mij zouden helpen. Maar zoals gezegd is dat nooit zwart-op-wit gesteld. De medewerkster die we helemaal aan het begin van het proces spraken kon zich dat allemaal niet meer herinneren. Dus dan is het mijn woord tegen haar woord en bij een organisatie als de IND verlies je dan altijd.”
Privacykwestie
Uiteindelijk neemt de privacy officer van de IND contact op met de functionaris gegevensbescherming van de VU. Kramp wordt volledig buiten de daaropvolgende besprekingen gehouden en krijgt niet veel later te horen dat ze haar data niet op de juiste wijze heeft opgeslagen. “Er is mij nooit verteld dat ik die data in de cloud had moeten opslaan, daar heb ik met de IND nooit afspraken over gemaakt. Maar ik was er heel zuinig op: ik had mijn data op een externe schijf staan, die ik thuis tussen mijn kleding in een kast verstopte.”
‘Er is mij nooit verteld dat ik die data in de cloud had moeten opslaan’
Volgens Kramp worden haar data ondertussen snel in de cloud van de VU geplaatst. Opvallend genoeg vraagt de IND dan pas aan Kramp om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen, vier jaar nadat ze met haar onderzoek begon.
“De privacy officer van de VU heeft mij toen ook gemaild dat ik het merendeel van de gehoren niet mocht gebruiken voor mijn onderzoek, omdat de wijze waarop toestemming was gevraagd aan de asielzoeker niet volgens de juiste regels was gebeurd. Dat zou betekenen dat ik mijn proefschrift niet zou kunnen afmaken, terwijl ik steeds volgens de regels van de IND heb gehandeld.”
Bang voor slechte publiciteit
En daar houdt het slechte nieuws voor Kramp niet op. De begeleiders van Kramp besluiten na de mail van de functionaris gegevensbescherming namelijk om hun supervisie per direct stop te zetten.
‘Daar zat ik dan, al mijn werk voor niks’
In een mailwisseling, die Ad Valvas heeft ingezien, schrijft een van de begeleiders dat het risico op een klacht hen jarenlang zou achtervolgen. Ze noemen het ‘betreurenswaardig’, maar er zijn nou eenmaal ‘ethische bezwaren’ te plaatsen bij het onderzoek. In de mail wordt daarnaast aan Kramp aangeboden om een paper te schrijven over de data die wel op de juiste manier verkregen zou zijn. “Nou, dat was een klap in mijn gezicht”, vertelt Kramp over het moment dat haar proefschrift op de klippen liep. “Daar zat ik dan, al mijn werk voor niks. Ik kon niet begrijpen dat mensen met wie ik enkele jaren had samengewerkt, mij dit zouden aandoen. En dat artikel voelde slechts als een zoethoudertje.”
Herkansing bij de UvA
Ondanks alle tegenslagen is Kramp vastbesloten om haar proefschrift af te maken en stapt ze eind 2021 naar de UvA. Daar komt ze in contact met een hoofddocent en een hoogleraar die geïnteresseerd zijn in het onderwerp en een vervolg van het onderzoek wel zien zitten. “Die hoogleraar wilde opnieuw starten met de IND en dit keer op voorhand duidelijke afspraken op schrift vastleggen. Ik zou dan verder gaan met mijn oude data en mijn proefschrift afmaken, want ik had al enkele hoofdstukken klaar. Maar dat wilde de IND niet, die weigerde.” Het blijft niet alleen bij weigeren, want de IND draagt Kramp daarnaast per mail op dat ze vrijwel al haar onderzoeksdata moet verwijderen.
Dreigende voicemail
Niet veel later, op 28 september 2022, ontvangt Kramp een voicemailbericht dat ze als dreigend ervaart. De afzender: een privacy officer van de IND. “Het was wel duidelijk dat er een rechtszaak zou komen als ik niet alle informatie vernietigde. Eigenlijk komt het daar wel een beetje op neer: alle partijen in dit verhaal zijn bang voor rechtszaken.”
‘Alle partijen in dit verhaal zijn bang voor rechtszaken’
Nadat ze contact heeft gehad met de privacy officer van de IND, besluit Kramp om aan de eisen te voldoen en de betreffende data te verwijderen. Daarmee gaat ruim vijf jaar aan werk verloren en is promoveren voor Kramp voorgoed van de baan. Kramp vermoedt dat het krampachtige optreden van de IND onder meer veroorzaakt werd door een onderzoeksverhaal over de IND in Trouw. Hierin stelt de krant dat asielkinderen onnodig lijden door de manier waarop de IND hen hoort. “Ik denk dat ze bang waren voor meer slechte publiciteit en mij daarom onder druk hebben gezet.”
Schuldig?
Neemt Kramp haar begeleiders of de IND iets kwalijk? “Achteraf gezien heb ik misschien zelf ook wel wat schuld. Maar mijn dagelijkse begeleider is ervaren, ze heeft eerder samengewerkt met de politie en de rechtbank. Als promovendus ben je afhankelijk van haar expertise en vertrouw je daarop. Wat betreft de IND, die heeft niks op papier gezet. Eigenlijk alle partijen die aanwezig waren bij die eerste meeting zijn daaraan schuldig. Dus ik misschien ook wel, hoewel ik wat dat betreft onwetend was en afhankelijk van mijn begeleider.
“Verder heeft de IND natuurlijk aan het begin een verkeerde procedure gevolgd rondom het toestemming vragen aan de asielzoekers. Ik heb me steeds aan de gemaakte afspraken gehouden, maar die zijn door de IND verkeerd opgesteld. Daarnaast neem ik het die Leidse gastdocent zeer kwalijk dat ze mijn mail, zonder mijn medeweten, doorgestuurd heeft naar de IND. Dat heb ik nooit begrepen. Later heeft ze nog excuses aangeboden dat mijn promotie spaak is gelopen.”
Wat haar begeleiders betreft is Kramp duidelijk: die lieten haar vallen om hun eigen hachje te redden. “Mijn dagelijkse begeleider merkte op dat ik haar misschien wel laf vond. Ik zei toen niets, maar ik dacht het wel. Ik vind het in ieder geval niet erg moedig. En mijn andere begeleider had als hoogleraar kunnen zeggen: dat proefschrift komt er. Maar hij is er niet voor gaan liggen…”
Wijze les
Door haar verhaal te doen hoopt Kramp anderen eenzelfde lot te besparen. “Laat het een waarschuwing zijn voor toekomstige promovendi die nietsvermoedend beginnen met hun onderzoek. Bedenk dat je de toestemming voor gevoelige data en bijbehorende afspraken vooraf schriftelijk moeten bevestigen om een teleurstelling te voorkomen.”
Reactie betrokkenen
De promotiebegeleiders van Kramp en de directeur bedrijfsvoering van de faculteit Geesteswetenschappen willen niet reageren op dit verhaal. Ook de functionaris gegevensbescherming van de VU wil niet reageren. Daarnaast heeft de IND afgezien van een officiële reactie.