De dienst Financiën en Audit gaat flink inkrimpen. Het aantal formatieplaatsen van 145 gaat terug naar honderd. Er zijn zeventwintig mensen boventallig verklaard, maar een groot deel daarvan krijgt een andere functie binnen de dienst. Daarmee blijft het het aantal gedwongen ontslagen beperkt met vijf à tien medewerkers.
Maar dat zijn mensen met een vaste aanstelling. Directeur Hanco Gerritse wijst erop dat er bij zijn dienst veel mensen met een tijdelijke aanstelling werken. “Die zullen, helaas, grotendeels ook moeten vertrekken”, aldus Gerritse. Het gaat om ongeveer zestien personen.
Inhoudelijke verbetering
“Bovendien zijn nu flink wat externen aan de slag met het herinrichten van de processen, maar die zijn aangesteld op projectbasis, dus die wisten al dat hun contract zou aflopen”, legt Gerritse uit. “Gelukkig hebben verschillende mensen al een andere baan kunnen vinden.”
De reorganisatie, die 1 januari ingaat, moet ook zorgen voor een inhoudelijke verbetering. De ondernemingsraad lijkt redelijk positief gestemd over het plan.
“We schrappen niet simpelweg een aantal banen.”, aldus Gerritse. “We gaan het administratieve proces anders inrichten.’’
Meer transparantie
Daar is volgens hem alle reden toe. “We werken binnen de universiteit al vijftien jaar min of meer op dezelfde manier, wat administratie betreft. Maar inmiddels zijn de eisen, die de buitenwereld aan ons stelt, sterk veranderd. Daar moeten we onze organisatie op aanpassen”, zegt Gerritse.
Zo wil de overheid steeds meer transparantie en verantwoording. “Dat betekent meer regels waar de financiële verslaglegging aan moet voldoen. Wij moeten bij wijze van spreken binnen één dag met een druk op de knop alle gegevens kunnen leveren waar de minister om vraagt. Daar moeten we onze administratie, met behulp van nieuwe ICT-voorzieningen, op afstemmen.”
Vernieuwing van de campus
Ook worden steeds meer zaken projectmatig gefinancierd. “Al die verschillende opdrachtgevers hebben ook weer zo hun eigen regeltjes”, legt Gerritse uit. “Neem bijvoorbeeld de Europese Unie die een steeds belangrijker financier van onderzoek wordt. Die stelt een groot aantal voorwaarden. Om aan die eisen te kunnen voldoen heb je expertise nodig. Je kunt niet bij elke faculteit een specialist aanstellen die dat allemaal weet. Daarom is het verstandiger administraties te clusteren en mensen bij elkaar te zetten zodat ze van elkaars deskundigheid gebruik kunnen maken.’’
Een andere belangrijke verandering is dat de VU veel geld gaat investeren in de vernieuwing van de campus. “We hebben daarvoor nu 230 miljoen euro geleend van de Europese investeringsbank (EIB), de andere helft financiert de VU uit eigen middelen”, aldus Gerritse. “De EIB wil natuurlijk ook weten wat er met dat geld gebeurt en of de VU de lening wel terug kan betalen over twintig jaar. De bank stelt ook haar eisen over hoe de financiële administratie en verslaglegging is geregeld.’’
Minder boekhouden, meer financieel beleid
Mede door de reorganisatie van de dienst en de verdere automatisering van de administratie verandert het werk ook inhoudelijk. ‘’Onze controllers houden zich simpel gezegd minder met boekhouden bezig en meer met financieel beleid. Zij moeten de directeuren, managers, maar ook de onderzoekers adviseren over onder meer de financiële prognoses op langere termijn. “
Ondanks dat de dienst meer als eenheid en gestandaardiseerd gaat werken, wordt niet alles gecentraliseerd. “We gaan echt niet met z’n allen in een kantoor op Uilenstede zitten”, zegt Gerritse. “Het is juist belangrijk dat onze mensen ook op de werkvloer zijn, waar het echte onderwijs en onderzoek plaatsvindt.’’
Wiel opnieuw uitvinden
Een voorwaarde voor het slagen van de reorganisatie is dat het administratieve proces succesvol verder wordt geautomatiseerd. Maar bij veel organisaties heeft vernieuwing van de ICT juist voor veel problemen gezorgd.
Gerritse is daar niet bang voor. “We gaan geen heel vernieuwende systemen plaatsen. Eigenlijk gaan we het bestaande systeem juist verregaand vereenvoudigen. Binnen SAP, het administratieve systeem van de VU, hebben we nu meer dan dertig verschillende administratieve inrichtingen. Dat gaat terug naar één. Back to the basics. Dat is voor de leverancier van SAP een routineklus. Ze voeren dergelijke operaties honderden keren per jaar uit. Voor hen is het eigenlijk weinig spannend.’’
Echt dienstverband
Wel komen er nieuwe modules bij het systeem, zoals voor projectmanagement. Maar ook dat zal wel goed gaan, verwacht Gerritse. “We gaan niet het wiel opnieuw uitvinden. De systemen die we installeren, zijn elders al lang in gebruik. We hebben bijvoorbeeld ook bij de UvA gekeken hoe zij de administratie hebben ingericht. Zo kunnen we over en weer van elkaar leren en kunnen we in de toekomst makkelijker samenwerken.’’
Ondanks alle narigheid die de reorganisatie met zich meebrengt, ziet hij ook lichtpunten. “Als de nieuwe organisatie er staat, kunnen we weer meer mensen een echt dienstverband aanbieden en investeren in hun kennis en professionaliteit. Want continuïteit en deskundigheid is erg belangrijk bij een dienst als financiën. Geen enkele onderzoeker vindt het fijn elk jaar met een andere controller te maken te hebben.”
Redelijk positief
De voorzitter van de zogeheten domeincommissie financiën, ondernemingsraadslid Frans van der Woerd, is redelijk positief over het reorganisatieplan: “De ondernemingsraad heeft al eerder gezegd dat het domein financiën beter en efficiënter kan worden ingericht. Wat dat betreft kunnen we ons vinden in de strategie achter het reorganisatieplan.”
Omdat de ondernemingsraad in oktober nog een advies moet uitbrengen, benadrukt Van der Woerd op persoonlijke titel te spreken. “Natuurlijk blijft het moeilijk als mensen hun baan verliezen, maar ik heb de indruk dat de directeur zijn uiterste best heeft gedaan zoveel mogelijk mensen met een vaste aanstelling binnenboord te houden. Veel mensen die boventallig dreigen te worden, kunnen waarschijnlijk in een andere functie bij de dienst aan de slag. Daar ben ik blij om.’’
Weinig concrete afspraken
Wel vindt hij dat er meer aan bijscholing gedaan zou moeten worden, om mensen vertrouwd te maken met de nieuwe procedures en de nieuwe software.” Daar wordt wel over gesproken, maar ik heb nog weinig concrete afspraken gezien.”
De grote vraag voor hem is of alle doelstellingen uit het ‘VUture Finance Plan’ op tijd kunnen worden gerealiseerd. “Doorslaggevend is natuurlijk of de nieuwe ICT-systemen voor de deadline worden opgeleverd en vervolgens ook doen wat wordt beloofd. We weten natuurlijk allemaal dat er nogal eens iets mis gaat bij ICT-vernieuwingen”, aldus Van der Woerd. “De domeincommissie heeft geen goed zicht op hoe het hier gaat. Dus daar hebben we nog de nodige vragen over.”
Hij is er stellig over. ‘’Als er geen harde garantie is dat de systemen goed werken, moet de invoeringsdatum van 1 januari worden uitgesteld.’’
Niet altijd even makkelijk
Van der Woerd is blij dat de kern van de dienst weer gaat bestaan uit vaste medewerkers. “In afwachting van de reorganisatie zijn veel tijdelijke en externe mensen aangesteld. Het positieve daarvan is dat nu het aantal gedwongen ontslagen van vaste medewerkers beperkt blijft. Maar op de werkvloer was het niet altijd even makkelijk met al dat verloop onder het personeel. Ik heb als wetenschappelijk onderzoeker bij mijn eigen onderzoeksproject in twee jaar tijd drie verschillende projectcontrollers gehad. Dat is niet zo goed voor de continuïteit.”
Dat de dienst met flink minder mensen gaat werken, is op zich acceptabel, maar hij vraagt zich af of de bezetting niet te krap wordt. “Met een minimale bezetting kun je natuurlijk in de problemen komen. Als er iemand uitvalt of er doet zich onverhoopt een acute kwestie voor bij een project of afdeling, moet je al snel externe mensen inhuren. Dan zijn de besparingen, die je wilt bereiken, snel verdampt.”
Enkele voorstellen
“Om dat te voorkomen, bereidt onze domeincommissie enkele voorstellen voor. En natuurlijk zullen we in de praktijk kijken of de nieuwe organisatie ook voor de klanten echt goed werkt.’’
De ondernemingsraad organiseert op 24 september een hoorzitting voor de betrokken medewerkers en brengt op 23 oktober een advies uit.