Negen uitdagingen, 20 oplossingen: vandaag presenteert de VU haar plan voor de stroomlijning van de organisatie in het kader van het VUture-traject. Dat voorziet onder andere in verplichte trainingen voor ‘gewenst gedrag’.
Heldere mandaten en verantwoordelijkheden, betere samenwerking, duidelijke en concrete kaders en de juiste vaardigheden op de juiste plek. Dat is wat de VU nodig heeft om een betere organisatie te worden, blijkt uit de Memo en verantwoording eerste fase VUture die vandaag wordt verspreid via Dashboard en de faculteiten.
In het stuk worden 20 oplossingen aangedragen voor negen uitdagingen die zijn geïdentificeerd tijdens de eerste fase van het project VUture, de stroomlijning van de organisatie. Want die is verouderd en inefficiënt, niet toegerust op de enorme groei die de universiteit de afgelopen tien jaar heeft doorgemaakt.
Een rapport van Cap Gemini naar aanleiding van het debacle met het nieuwe ICT-landschap MARS wees uit dat de VU last heeft van een ‘silocultuur’ die samenwerking en uitwisseling tussen de afzonderlijke diensten en eenheden bemoeilijkt. Het college van bestuur heeft naar aanleiding daarvan zijn oor te luisteren gelegd op de werkvloer, met zoom- en inloopsessies en er zijn analyses gemaakt. In de Memo wordt dat proces nog eens beschreven en wordt het vervolgpad uitgezet.
Blokkenschema’s
Die Memo leest niet meteen lekker weg. In organisatiedeskundigentaal worden de negen uitdagingen geformuleerd (‘Te weinig concrete vertaling van de strategische prioriteiten naar de praktijk’; ‘Ontoereikende beschikbaarheid van (stuur)informatie’, enzovoort. Om die uitdagingen het hoofd te bieden is er een ‘scope’ van vier hoofdelementen samengesteld. Samengevat: heldere verantwoordelijkheden, gewenst gedrag en vaardigheden, diepgaande samenwerking, duidelijke kaders. En daar volgen dan weer 20 oplossingen uit, onderverdeeld in vier categorieën (‘nu aanpakken’, ‘later aanpakken’, ‘samenbrengen met lopende aanpak’ en ‘misschien aanpakken, maar na een probleemanalyse en verscherping van de scope’). Dit alles weergegeven in grote blokkenschema’s.
De oplossingen zijn niet heel verrassend. Het gaat om maatregelen die de samenwerking moeten verbeteren en de teamgeest moeten bevorderen. Een oplossing is bijvoorbeeld een grotere beschikbaarheid en dus inzetbaarheid van VU-brede data.
Gewenst gedrag
Een van de hoofdelementen is ‘gewenst gedrag’. De VU zou graag zien dat medewerkers open en transparant zijn en elkaar aanspreken en zich aan laten spreken. Daarvoor is vorig jaar de Art of Engagement ontwikkeld, ‘een oefening in professioneel gedrag om ons gezamenlijke werk beter en met plezier te kunnen blijven doen’. Die Art of Engagement blijkt nog niet erg ingeburgerd, daar wil de VU aan werken.
Een maatregel die wordt voorgesteld in de Memo zijn ‘verplichte standaardtrainingen voor nieuwe medewerkers en leidinggevenden, om o.a. basiskennis over de organisatie te bevorderen, een ‘VU-way of working’ te stimuleren en sociale cohesie tussen eenheden te bevorderen.’
Vanaf nu gaat de tweede fase van het VUture-traject in. Daarin wordt het plan voor de stroomlijning van de organisatie met betrokkenheid van de ondernemingsraad uitgewerkt.