Marcel Nollen van het college van bestuur zegt dat het voordeel van een extern bureau is dat dat nooit ziek is of met vakantie, zodat kwesties meteen behandeld kunnen worden.
“Ik vind het niet zo’n sterk argument. Bij de huidige ombudsman voor het personeel, die binnenkort met pensioen gaat, hebben we nooit veel last ondervonden als ze afwezig was vanwege vakantie en ziekte. Bovendien zou de studentenombudsman kunnen inspringen als het nodig is.”
Lies Poesiat met pensioen
De huidige ombudsman personeel, Lies Poesiat, is dat sinds 2007. Ze vervult die functie nog één dag per week tot 1 mei 2024, waarna ze met pensioen gaat. Poesiat begon als ombudsman (een genderneutraal, van oorsprong Zweeds woord) voor zowel studenten als medewerkers van de VU. Sinds november 2022 is Pelin Zenginoglu studentenombudsman.
Waarom moet de ombudsman volgens jou iemand zijn die op de VU-loonlijst staat?
“Omdat zo iemand op de campus aanwezig is en de VU dus goed leert kennen, bekend is met de organisatiestructuur en de dynamiek op de campus. Daarnaast is een ombudsman in dienst van de VU onafhankelijk. Het organisatieadviesbureau Berenschot heeft in 2022 in een rapport vastgesteld dat de VU haar sociale veiligheidsbeleid grotendeels op orde heeft, maar dat er meer aandacht moet zijn voor preventie, communicatie, vindbaarheid en opleiding, de processen duidelijker moeten en de drempel lager. Nou, daar speelt een ombudsman een belangrijke rol in. Wist je dat de VU al een ombudsman had voordat dat via de cao verplicht werd? Op die voortrekkersrol mag ze trots zijn. Ze bewijst zichzelf geen dienst als ze dat gaat uitbesteden.”
Waarom is een ombudsman op de loonlijst eigenlijk onafhankelijker dan een extern bureau?
“De VU kan bij een extern bureau van de ene op de andere dag beslissen dat ze er niet meer mee wil werken, bijvoorbeeld als het beslissingen neemt die niet naar de zin van het bestuur zijn. Dat gaat bij een ombudsman in loondienst niet zomaar. Die kan op afstand van het bestuur zijn of haar werk doen. Bij een extern bureau, dat is uitgezocht door HRM, heb je de schijn van belangenverstrengeling, want de ombudsman is doorgaans de grootste criticaster van die dienst.”
De VU heeft de ondernemingsraad niet betrokken bij het besluit om een extern bureau in te huren.
“En dat moet wel, want bij zo’n besluit heeft de OR adviesrecht, dat staat zo in de Wet op de ondernemingsraden, artikel 25:1. En de cao zegt dat voor structureel werk, en dat is het werk van de ombudsman, iemand in vaste dienst moet worden genomen. Ik vind het schokkend dat het CvB tot nu toe weigert ons bij de werving van een nieuwe ombudsman te betrekken. Waarom zou je de verhoudingen om deze kwestie zo op scherp zetten?”
Als voorzitter van commissie VGWM OR (Veiligheid Gezondheid Welzijn Milieu) onderschrijf ik dit standpunt 100%
Met het outsourcen van de ombudsfunctie verliest de VU een “vinger aan de pols”. Een externe partij staat te ver van de werkvloer af om horen wat er waar speelt. Zij behandelt klachten foormeel, terwijl juist informele klachten of afgegeven signalen waardevol zijn voor de bestuurders. Vaak komen klachten bij een externe partij pas wanneer er sprake is van flinke escalatie. De interne ombuds kan juist verdere escalatie helpen voorkomen.
Stephen Querido (oud-VU student / oud ombudsman De Haagse Hogeschool)
Ook ik onderschrijf ik bovenstaande standpunten en genoemde argumenten 100%. Juist in deze periode, waarin duidelijk is geworden dat er op Universiteiten met enige regelmaat is van ongewenst gedrag vanuit samenwerkingsverbanden waarbinnen er sprake is van afhankelijkheidsrelaties, is een uiterst sensitieve en onafhankelijke ombudsman in dienst van toegevoegde waarde voor een lerende organisatie.
Als zelfbenoemd ervaringsdeskundige die als ombudsman-niet-in-vaste-dienst bij universiteit en hogeschool werkt en heeft gewerkt zie ik het toch wat anders. Want met alle respect voor dit standpunt, dit komt toch wat over als koudwatervrees, achterdocht en ouderwets denken. Je zou met evenzoveel overtuiging kunnen stellen dat bij iemand die in vaste dienst is meer beïnvloedbaar is vanwege angst voor het verlies van inkomen en status, en het risico om te worden gezien als behorend tot “het establishment”. Het verhinderd ook een zeer wenselijke situatie om in een regeling vast te leggen dat een ombudsman slechts voor een beperkte termijn aangesteld kan worden, zeg bijvoorbeeld een termijn van drie jaar met maximaal één verlenging. Dat kan niet worden bereikt met iemand in vaste dienst want dan zou je na zes jaar een oud ombudsman en een nieuwe ombudsman hebben rondlopen. Ik zie niet goed voor me hoe dat dan zou werken. Laat staan dat de ombudsman nog na het afzwaaien een passende functie moet zien krijgen. Daarbij heeft iedere ombudsman een eigen insteek of visie dus vanuit dat oogpunt is wisseling van de wacht ook wenselijk. Een ombudsman moet per definitie niet beïnvloedbaar, onafhankelijk, standvastig en soms dapper zijn om goed te kunnen functioneren. Enige afstand tot de onderwijsinstelling is juist wenselijk, werkt verfrissend en bevestigd de onafhankelijkheid. Bezwaren dat de externe ombudsman de organisatie niet goed zou kunnen leren kennen deel ik niet. Ik zie in alle eerlijkheid ook niet voor me hoe je met een vaste aanstelling van notabene één dag in de week de organisatie leert kennen. Een passend aantal uren maakt dat dat makkelijk is te ondervangen.
Ik ben het volstrekt eens dat bij de aanstelling van de ombudsman ook de OR moet worden betrokken. De aanwijzing van een nieuwe ombudsman mag geen exclusief feestje zijn van HRM en CvB. Het draagvlak voor en het vertrouwen in een ombudsman moet breed gedragen zijn. Al met al, in tegenstelling tot wat mevrouw Vlietstra, zie ik niet zoveel bezwaren tegen een externe ombudsman. Goede afspraken, het zorgen voor breed draagvlak en inspraak bij de aanstelling, een meldingsplicht bij de OR indien een ombudsman vroegtijdig vertrekt kan een hoop van de koudwatervrees wegnemen.