De grote reorganisatie van de ondersteunende diensten is bijna afgerond. Tijd voor een terugblik met VU-bestuurder Bernadette Langius die deze maand vertrekt.
“We hebben in de geschiedenis van de VU nog nooit zo’n grote ingreep meegemaakt. Mijn belangrijkste conclusie is dat we in de toekomst moeten voorkomen dat zo’n omvangrijke operatie weer nodig is. Dat is ook een van de doelstellingen van de nieuwe bedrijfsvoering. Die moet flexibeler, slagvaardiger en efficiënter zijn”, aldus collegelid Langius.
Zij was onder meer verantwoordelijk voor de reorganisatie van de bedrijfsvoering. De plannen daarvoor zijn in 2010 al gemaakt. Inzet was een structurele besparing van 21 miljoen euro per jaar door onder andere het schrappen van ruim 400 formatieplaatsen, waarbij een verbetering van bedrijfsvoering en meer geld voor onderzoek en onderwijs uitgangspunten waren.
Verbeterslag
Langius vindt reorganisatie geen fijn woord, liever spreekt ze van verbeterslag. “Jullie vragen altijd maar hoeveel mensen er weg moeten, maar bijna nooit naar wat we inhoudelijk verbeteren. We wilden de bedrijfsvoering beter laten aansluiten op de vragen vanuit onderwijs en onderzoek.”
“En ja, het moet ook efficiënter om meer geld vrij te maken voor dat onderwijs en onderzoek. Ik vind dat de nieuwe bedrijfsvoering nu redelijk op de rails staat, hoewel er ook nog hobbels te nemen zijn. En we zijn er ook in geslaagd de verhouding ondersteunend en wetenschappelijk personeel ten gunste van het onderwijs en onderzoek te verbeteren.”
Evaluaties
Inmiddels ligt er van zes domeinen een evaluatie van de reorganisatie: ICT, HRM, internationalisering, bibliotheek, communicatie en huisvesting.
Maar Langius wil niet gedetailleerd op de uitkomsten ingaan. “We moeten juist af van het denken in afzonderlijke domeinen. De ondersteuning is er om de kwaliteit van het onderwijs en onderzoek te verbeteren en dat doe je samen. Daarom willen we een flexibele organisatie, die slagvaardig de vragen van de werkvloer kan aanpakken. Daarin zijn we behoorlijk geslaagd. Maar we lopen natuurlijk ook tegen nieuwe problemen op. Zo zijn bepaalde modules bij e-hrm niet gebruiksvriendelijk genoeg. Die worden nu dan ook verbeterd. De organisatie staat niet ineens stil. We zullen telkens moeten blijven vernieuwen en veranderen, want de wereld draait door.’’
17 miljoen besparing
Ze is tevreden over de efficiëntieverbetering. “Structureel besparen we nu jaarlijks ongeveer 17 miljoen euro op de bedrijfsvoering. Dat was minder dan zes jaar geleden de doelstelling. Maar gaande het proces hebben we steeds geluisterd naar wat er speelde en hebben we bijgestuurd. Daarom zijn sommige dingen anders aangepakt, maar dat was dan bijvoorbeeld op nadrukkelijk verzoek van de faculteiten.
Langius noemt een voorbeeld van efficiënter werken. “We hebben een enorme opschoning gerealiseerd, waardoor we 2200 administraties van onderzoeksprojecten hebben teruggebracht tot 1200.”
Hard gelag
De gevolgen voor het personeel wil ze niet bagatelliseren. “Omdat we jaren uitgetrokken hebben voor het proces, zijn er uiteindelijk minder mensen ontslagen dan we gevreesd hadden. Mede door sterk in te zetten om mensen van werk naar werk te helpen. Maar natuurlijk is het voor degenen die moesten vertrekken een hard gelag.”
Gebruiker betrekken
Langius heeft nog een les geleerd uit de afgelopen jaren. “We hadden de uiteindelijke afnemers en dan vooral het wetenschappelijk personeel, meer moeten betrekken bij de implementatie van vernieuwingen. Dat hebben we wel geprobeerd, maar het bleek heel lastig mensen te vinden die mee wilden doen met pilots. Iedereen heeft het druk. Nu kwamen veel vragen en problemen pas aan het licht nadat we nieuwe systemen in gebruik hadden genomen. Dus voortaan moeten we mensen er in de beginfase gewoon met de haren ‘bijslepen’.”
Ze hoopt tenslotte dat de VU nu ook de tijd neemt om alle veranderingen werkzaam te maken en het rendement van alle gedane investeringen te oogsten. Langius: “Dat heeft echt tijd nodig en die wens ik voor de VU.”
Nieuwe reorganisaties
Toch lijkt het er op of er alweer nieuwe reorganisaties op stapel staan. Zo wordt de Stichting VU-VUmc per 1 januari gesplitst in de universiteit en het medisch centrum, wat onder meer gevolgen heeft voor de afdeling Arbo en milieu.
“Dat klopt. We zijn de gevolgen in kaart aan het brengen. Zo gaat de afdeling stralingsbescherming over naar het medisch centrum. Maar we hebben nooit gezegd dat na de reorganisatie bedrijfsvoering de diensten de komende jaren niet meer zouden veranderen. We willen juist dat ze flexibeler kunnen inspelen op veranderingen, want die zullen er voortdurend zijn. Daar is een cultuuromslag voor nodig om goed om te kunnen gaan met verandering en onzekerheid. Daarom moeten we onze werknemers scholen en begeleiden om mobieler te worden voor andere functies binnen of buiten de universiteit.”
“Als dat lukt, hebben we in de toekomst hopelijk ook niet meer van dit soort grote reorganisaties nodig. En er ligt een belangrijke verantwoordelijkheid voor de bestuurders van deze universiteit. Die moeten duidelijke doelstellingen en prioriteiten blijven stellen en zorgen dat de omvang van de ondersteuning in balans is met de vragen vanuit onderwijs en onderzoek.’’