De VU gaat veranderen, maar hoe, dat staat nog helemaal open. Het college van bestuur organiseerde afgelopen dinsdag de eerste van drie Teams-sessies om te horen wat ‘de werkvloer’ vindt.
Afgelopen mei kraakte Cap Gemini, door de VU ingehuurd, een paar harde noten over de rampzalig verlopen uitrol van het nieuwe ICT-landschap ‘Mars’. Volgens Cap Gemini lag dat voor een groot deel aan de manier waarop de VU is georganiseerd. “De VU is niet zo goed toegerust op verandering, heeft een ‘silo-cultuur’ die samenwerking en uitwisseling van informatie bemoeilijkt en de taken en rollen van de afzonderlijke diensten en afdelingen zijn niet altijd even duidelijk”, vatte de voorzitter van het college van bestuur, Mirjam van Praag, het dinsdagmorgen samen. “Processen zijn te traag en de VU-medewerkers zijn te weinig betrokken.”
Met CvB-lid Marcel Nollen stond ze via Teams VU-medewerkers te woord in een eerste van drie sessies naar aanleiding van het afgelopen zomer gelanceerde verandertraject VUture Proof. Een adviesbureau, welk is nog niet bekend, zal de VU begeleiden op dit traject, waar twee jaar voor is uitgetrokken. Maar, benadrukte Van Praag, daarbij wordt de werkvloer nauw betrokken. De besluiten worden uiteindelijk door het CvB genomen en er ligt niet al een kant-en-klaar plan in de la.
De bedoeling is om van de VU een slagvaardige organisatie te maken, zei Nollen een paar keer, en om de werknemers te ontlasten. Daarbij staat alles open, wat er gaat gebeuren is vooralsnog een tabula rasa. En om te weten hoe de werkvloer erover denkt, organiseert het CvB de Teams-bijeenkomsten.
Beleefd kritisch
Het zal deze eerste sessie waarschijnlijk als een succes beschouwen. Er deden aardig wat medewerkers mee en die waren allemaal beleefd en intelligent kritisch. In het begin wat sceptisch, want alleen de naam van het traject al, VUture Proof, deed sommigen denken aan, zoals iemand het verwoordde, “McKinsey-achtige organisaties die op meer winst uit zijn”.
Van Praag antwoordde meteen dat als die naam niet beviel, er een andere naam zou worden verzonnen. Iemand suggereerde toen “VUrbetertraject”. Van Praag toonde zich ook gevoelig voor het trauma dat veel medewerkers hebben overgehouden aan de grootscheepse reorganisatie van de VU van zeven jaar geleden, die gepaard ging met veel ontslagen. “Dat was tevens een grote bezuinigingsslag”, zei ze. “Dat is hier absoluut niet aan de orde.”
Toch begon het wat ongelukkig toen een medewerker aandacht vroeg voor een juniordocent die haar sporen in het VU-onderwijs ruimschoots had verdiend, maar toch geen uitzicht had op een vaste baan. Van Praag antwoordde dat dit niet direct te maken had met het verandertraject, maar Nollen verzekerde hem dat dit probleem scherp op zijn netvlies stond, en dat er zeker in verband met de huidige arbeidstekorten beter met talent moet worden omgegaan.
Eigen experts eerst
Verschillende mensen wezen erop dat de VU zelf veel expertise in huis heeft, waarom moet er dan een duur adviesbureau in de arm worden genomen? Om de al overwerkte onderzoekers hier niet nog meer te belasten, was het antwoord. Bovendien, zei Van Praag, betekent het feit dat je ergens deskundig in bent, niet dat je dan ook overal antwoord op hebt. Zijzelf is bijvoorbeeld hoogleraar ondernemerschap, maar ze kan niet alle problemen oplossen die met ondernemerschap te maken hebben.
Er was iemand die zich afvroeg of zo’n grootscheeps verandertraject geen overkill is. Van Praag antwoordde dat het echt nodig is, maar dat het niet per se betekent dat er grote verschuivingen gaan plaatsvinden. Misschien zijn het een paar dingen die al veel effect hebben: kortere beslistrajecten, of bepaalde diensten die meer naar de faculteiten moeten worden verschoven. Ook wordt er volgens haar “gek veel door het college van bestuur besloten, een circus waarbij alles van boven wordt opgelegd.” “Hé”, zei iemand, “dat klinkt alsof er toch ingrijpende veranderingen komen. Hoe rijm je dat met de bewering dat alles nog openstaat?” Van Praag zei dat ze alleen maar voorbeelden van mogelijke maatregelen noemde.
Laaghangend fruit
Verschillende mensen wezen op het belang van extra mankracht. Iemand van de IT-dienst zei dat dankzij de inzet van extra mensen het astronomisch aantal meldingen dat de dienst dagelijks binnenkreeg, was teruggebracht tot een beheersbare hoeveelheid.
Iemand vroeg of het echt zo lang moest duren. Kon dat traject niet korter? Is er niet “laaghangend fruit” dat nu al kon worden aangepakt. Nollen zei dat het lange traject er voor de zorgvuldigheid was en voor het draagvlak op de campus. Van Praag zei dat als er onderweg laaghangend fruit werd gezien, het CvB dat zeker niet zou laten hangen. “De VU is een complexe organisatie”, zei ze. “Als je aan de ene kant iets verbetert, kan het ergens anders weer fout gaan.”
Een tweede sessie wordt georganiseerd op 25 oktober en er is een Engelstalige bijeenkomst op een nog nader te bepalen datum in november.