Als straks de bijna honderd IT-problemen zijn opgelost, volgt nog een lange periode om de bruikbaarheid van het nieuwe digitale systeem te verbeteren. Met andere woorden: de crisis is nog lang niet voorbij.
Het ict-debacle van de VU gaat zeker nog tot ver in 2022 duren. Dat werd duidelijk uit het verhaal van Jan-Willem Vermeulen, manager van het crisisteam, gisteren in een vergadering van de ondernemingsraad en het college van bestuur.
Het team inventariseerde een totaal aantal van 98 technische problemen, vertelde Vermeulen, waarvan er volgens hem 60 zijn opgelost. Hij verwacht dat eind december ook de rest van de problemen zal zijn verholpen. “Maar daarna zullen we nog een behoorlijk aantal zaken moeten aanpakken”, aldus Vermeulen.
Samenhang systemen verbeteren
Die zaken hebben te maken met de “usability”, legde Vermeulen uit, van de “best of breed systems” die de VU afgelopen zomer heeft uitgerold. Lang verhaal kort: behalve het digitale systeem Mars heeft de VU ook de digitale omgeving Digital@VU geïntroduceerd, volgens Vermeulen dus de “best of breeds“, het beste wat er te krijgen is. Veel van de huidige problemen ontstaan doordat – in de woorden van Vermeulen – “de samenhang tussen die systemen verbetering behoeft.” En die verbetering kan volgens hem zomaar een halfjaar of zelfs driekwart jaar in beslag nemen.
“Daar schrok ik wel van”, zei OR-voorzitter Henk Olijhoek in een nabespreking van de vergadering. “Het is erger dan ik dacht. Straks is de crisis opgelost, maar de gevolgen lopen gewoon door.”
‘Menselijke maat missen’
De technocratische benadering van het ict-probleem stuit sommige leden van de ondernemingsraad tegen de borst. “Ik heb de menselijke maat gemist”, zei OR-lid Daan van Leeuwen, zelf IT-medewerker. Eric-Jan Hartstra zei het “schandalig” te vinden. De opmerking van bestuurslid Marcel Nollen dat de keuze voor de nieuwe systemen was ingegeven door de wens voor meer ‘self service’ en dat daar nou eenmaal bij hoort dat je meer werk moet verrichten (leidinggevenden mopperen vaak dat ze “38 keer moeten doorclicken” om iets in te voeren), viel niet lekker bij de ondernemingsraad.
Nollen leek weer in de verdediging te schieten naar aanleiding van een nieuwe brief van de ondernemingsraad aan het VU-bestuur, waarin onder meer wordt aangedrongen op een onafhankelijk onderzoek ‘om de onderste steen boven te krijgen hoe dit heeft kunnen gebeuren’. Nollen zei dat de huidige problemen het gevolg waren van keuzes die “tweeënhalf, drie jaar geleden zijn gemaakt.” Nollen, die als portefeuillehouder bedrijfsvoering eindverantwoordelijk is voor het IT-project, begon zelf in oktober 2019 aan de VU, als opvolger van Marjolein Jansen.
Maar de cruciale besluiten aangaande Mars zijn na Jansens vertrek genomen door een stuurgroep waarin het college van bestuur en diensten als HRM, Financiën en de Facilitaire Campus Organisatie zaten.
Verbijsterend onbegrip
Intussen zitten veel medewerkers met de gebakken peren. Van sommigen zijn taken uit handen genomen door de leveranciers van de nieuwe software en er zijn nog steeds medewerkers en studenten zonder VU-id en dus zonder VU-mailadres en toegang tot de digitale VU.
Met de tandheelkundige faculteit Acta, die de VU deelt met de Universiteit van Amsterdam, zijn de verhoudingen verslechterd. Medewerkers vertellen dat het college van bestuur tijdens een Zoom-sessie over de problemen blijk gaf van een “verbijsterend onbegrip”.