Alleen om de grootste knelpunten bij de ondersteuning van studenten op te lossen, komen er extra mensen bij, zegt vice-voorzitter van het College van Bestuur Marjolein Jansen. De reorganisatie was tenslotte bedoeld om minder ondersteunend personeel en meer docenten te krijgen.
Bij de reorganisatie van het domein ondersteuning van studenten in 2015 verdween zo’n tien procent van het personeel. De formatie kromp van 198 naar 175 formatieplaatsen. Volgens de ondernemingsraad zijn er zelfs meer mensen verdwenen omdat ook tijdelijke aanstellingen niet zijn verlengd. Met die visie is Erna Klein Ikkink, directeur van de Dienst Studentenzaken en Onderwijs het niet eens: “Er liepen een aantal tijdelijke projecten in het kader van de onderwijsagenda van de VU, en bijvoorbeeld SCHIB voor ondersteuning van studenten met een beperking. Als zo’n project is afgelopen, gaan de mensen weg. Zo gaat dat. Ik kan me wel voorstellen dat collega’s dat ervaren als verlies van collega’s. Maar dat is geen gevolg van de reorganisatie.”
Taken erbij
In de evaluatie staat dat momenteel in de hele organisatie van de studentondersteuning de formatie als ‘krap’ wordt ervaren. Op zich is Klein Ikkink tevreden over hoe de reorganisatie is verlopen en over hoe de ondersteuning van studenten nu verloopt. Maar ze ziet wel knelpunten. “Nergens is het zo dat de formatie in een ruim jasje zit en er nog gemakkelijk werkzaamheden bij kunnen, terwijl er wel nieuwe taken bijkomen, zoals de matching voor aankomende studenten en de internationalisering. Bij nieuwe plannen kijken we telkens goed: kunnen we dit wel aan met het huidige aantal mensen?” Maar ze benadrukt dat inkrimping van het personeel nu eenmaal de bedoeling van de reorganisatie was om meer geld vrij te maken voor onderwijs en onderzoek.
‘Dit soort grote reorganisaties willen we voorkomen in de toekomst’Vice-voorzitter Marjolein Jansen onderkent de spanning. “We hebben een heel diverse populatie van studenten, voor wie we maatwerk willen leveren. Dat vraagt veel van docenten en andere medewerkers. Als er echt knelpunten zijn die ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs moeten we daar iets aan zien te doen.” Dat is volgens Klein Ikkink de afgelopen maanden ook gebeurd. Zo is er ruimte voor een extra studentpsycholoog en op sommige faculteiten is de formatie van het onderwijsbureau uitgebreid.
Volgens Jansen zullen er maar mondjesmaat mensen bijkomen. “We houden de verhouding tussen ondersteunend en wetenschappelijk personeel scherp in de gaten. Dit soort grote reorganisaties willen we tenslotte voorkomen in de toekomst.” Ook zij is tevreden met de resultaten van de reorganisatie. “We hebben nu een universiteitbreed model voor de ondersteuning van studenten. Elke faculteit heeft een onderwijsbureau dat volgens dezelfde procedures en software werkt zodat alle studenten grosso modo dezelfde faciliteiten hebben zonder grote verschillen tussen de faculteiten. Dankzij dit model kunnen we ook makkelijker universiteitbreed verbeteringen en vernieuwingen doorvoeren.”
Inschrijven gemakkelijker
Nieuwe digitale voorzieningen moesten de krimp van het personeel opvangen. Volgens de ondernemingsraad lukt dat nog lang niet overal even goed. Klein Ikkink is daar positiever over. “Veel systemen werken beter dan vroeger. De aanmelding en inschrijving van studenten gaat nu een stuk makkelijker bijvoorbeeld. Niet alles werkt al optimaal en digitalisering ontwikkelt zich razendsnel. Dus je moet er voortdurend mee bezig blijven.” Eén probleem ziet ze wel. ‘’De privacybescherming van studenten stelt strenge eisen aan de systemen en dat maakt ze wel eens minder gebruiksvriendelijk.”
En ook hier speelt geld een rol stelt Jansen. “Bij de keuze van software is niet altijd voor de allerbeste oplossing gekozen, simpel omdat dat te duur bleek. En we moeten prioriteiten stellen bij het verbeteren van processen en programma’s. Op het gebied van digitalisering hebben we een enorme wensenlijst, maar we kunnen niet alles tegelijk aanpakken.”
Begeleiding is gewone taak docenten
Volgens de ondernemingsraad zijn door de reorganisatie meer taken op het bordje van de docenten terechtgekomen. Klein Ikkink betwijfelt of dat in alle gevallen een taakverzwaring is. “Vroeger moesten docenten ook lijstjes met tentamencijfers maken en die aan een secretaresse geven die ze vervolgens in de computer stopte. Nu doen docenten dat direct zelf. Is dat echt meer werk?”
‘Docenten moeten op tijd doorverwijzen.’
Ze is het ermee eens dat docenten meer tijd moeten besteden aan de begeleiding van studenten via tutoraat en mentoraat, maar dat komt volgens haar niet door de reorganisatie. “Begeleiding van studenten is altijd al een taak van docenten geweest. Daar wordt nu meer nadruk op gelegd om het onderwijs te verbeteren. De vraag is dan vooral of je daar genoeg docenten voor hebt.”
Jansen snapt dat docenten die begeleiding soms best lastig vinden. “Jongen docenten hebben daar natuurlijk niet veel ervaring mee. Daarom is het belangrijk dat zij rugdekking hebben van meer ervaren docenten bij wie ze te rade kunnen gaan. En docenten krijgen training als ze de cursus basiskwalificatie onderwijs volgen.” Docenten moeten ook grenzen kunnen trekken volgens haar. Als de problemen van een student te complex worden moeten ze doorverwijzen naar studentendecanen en -psychologen.
Maar juist ook op dat niveau is bezuinigd. Zo is er nu minder centrale ondersteuning voor studenten met een beperking. Klein Ikkink onderkent het probleem. “We willen een inclusieve universiteit zijn waar studenten met een beperking zoveel mogelijk meedoen met het gewone onderwijs. Dan moet je de begeleiding ook op dat niveau organiseren. Bijvoorbeeld door goed bruikbaar onderwijsmateriaal aan te bieden. Die basiskennis horen docenten te hebben. Daar bieden we bijvoorbeeld instructiefilmpjes voor aan. En we hebben nog wel degelijk bepaalde centrale ondersteuning bijvoorbeeld op het gebied van autisme. Eén studentendecaan heeft ‘studenten met een beperking’ als speciaal aandachtspunt in de portefeuille, maar misschien is extra expertise voor complexere problemen wenselijk, zodat docenten en studenten om advies kunnen vragen.”
Minder cursussen
Op centraal niveau biedt de universiteit ook minder gratis cursussen aan op het gebied van studie en loopbaan. “Dat klopt. Maar ja, dat is de uitkomst van prioriteiten stellen waar we geld aan uit ‘Ik kreeg ook geen gratis cursus CV schrijven.’willen geven”, aldus Klein Ikkink. Ze vindt wel dat er gekeken moet worden of het huidige cursusaanbod overeenkomt met wensen van studenten. Daar zijn wel grenzen aan, stelt Jansen. “Je moet ook de vraag stellen welke cursussen nog onder verantwoordelijkheid van de universiteit vallen. Ik heb zelf bijvoorbeeld nooit een gratis cursus CV schrijven gekregen tijdens mijn studie. Ik hoor wel dat studenten graag meer aandacht willen voor loopbaanperspectieven. Op sommige faculteiten is daar nu ook aandacht voor.”
Als gevolg van de reorganisatie zijn op de faculteiten de studentenbalies verdwenen en vervangen door één centrale balie. Volgens Klein Ikkink werkt dat goed. “We hebben op verschillende manieren aan studenten gevraagd wat ze van deze service vinden. Door de bank genomen zijn ze tevreden. Meestal krijgen ze snel en adequaat antwoord op hun vragen. Alleen eind augustus zijn de wachttijden een probleem. Net voor de deadline van de inschrijvingsperiode komen veel studenten langs. Daar kunnen studenten zelf wat aan doen door niet tot het laatste moment te wachten als er inschrijvingsproblemen zijn. We doen veel aan het ondersteunen van studenten, maar ze moeten nu en dan ook zelf wat doen.”