1400 meldingen en drie officiële klachten kreeg de HRM-helpdesk de afgelopen weken binnen. Veel mensen kregen in januari hun ov-vergoeding niet omdat ze die niet op tijd verlengd hadden.
Dit jaar kregen medewerkers voor het eerst geen herinnering per mail over het aanvragen van de ov-vergoeding. Renée-Andrée Koornstra, de nieuwe directeur HRM Arbo & Milieu: “Dat had handiger gekund.”
Veel medewerkers zaten op het jaarlijkse mailtje te wachten waarin stond dat ze hun vergoeding moesten aanvragen. Waarom is die niet verstuurd?
“Voorgaande jaren waren er medewerkers die te laat waren met het aanvragen van hun vergoeding omdat ze de e-mail niet gelezen hadden. Blijkbaar krijgen ze veel mail binnen en lezen ze niet alles. Daarom hebben we dit keer gekozen voor een bericht in de VU-zine.”
Maar die leest ook niet iedereen.
“Dat blijkt. Als we iets in de VU-zine publiceren, hopen we toch echt dat het gelezen wordt. Het is jammer, we publiceren geen kletspraatjes. Ik merk dat er van werknemers op de VU verwacht wordt dat ze veel via selfservice doen. Dat zijn ze nog niet gewend.
Dat is vervelend, het is niet ons doel dat mensen hun vergoeding te laat krijgen. Maar er is hier een flinke reorganisatie geweest en we kunnen niet alles op dezelfde manier blijven doen. Het moet uit de lengte of de breedte komen. We kunnen mensen niet continu herinneringen sturen.”
Gaan jullie volgend jaar toch maar weer dat mailtje versturen?
“Het had inderdaad wat handiger gekund, volgend jaar gaan we het anders aanpakken. We gaan een e-mailnotificatie laten bouwen die mensen ruim op tijd eraan helpt herinneren om de vergoeding aan te vragen.”
Hoe krijgen medewerkers alsnog hun vergoeding?
“Op VU-net staat precies beschreven hoe ze de vergoeding woon-werkverkeer kunnen aanvragen. De 65 procent van het abonnement dat de VU vergoedt, wordt met terugwerkende kracht betaald. Het deel dat mensen via het keuzemodel arbeidsvoorwaarden fiscaal kunnen voordelig bekostigen, blijft jaarlijks hetzelfde bedrag. Alleen wordt het nu over minder maanden verspreid uitbetaald.”