De ondernemingsraad is niet te spreken over de brief die het college van bestuur aan alle medewerkers heeft gestuurd over het MARS-debacle. ‘Een klap in het gezicht van de medewerkers’, aldus een OR-lid.
Het college van bestuur is nog niet klaar met het betuigen van zijn spijt over de gang van zaken rond het nieuwe ICT-landschap MARS, en nu moet het alweer door het stof vanwege de brief erover die het vorige week aan alle VU-medewerkers heeft gestuurd.
“We balen dat de brief niet overal even goed is gevallen”, zei CvB-lid Marcel Nollen woensdag in een vergadering met de ondernemingsraad. “Niet goed gevallen” bleek een understatement, want de OR liet er geen spaan van heel.
Om te beginnen was de taal, waarin de brief was opgesteld, een steen des aanstoots. Het voor veel medewerkers onbegrijpelijke managersjargon maakte één OR-lid “extreem verdrietig”, zei ze. “Er werken honderd communicatieprofessionals aan de VU.”
De dienst marketing en communicatie schijnt veel kritische reacties op de brief te hebben gehad, maar is niet betrokken geweest bij het opstellen ervan. Een aantal mails is, met toestemming van de afzenders, doorgestuurd naar het CvB.
‘De kloof tussen het CvB en de medewerkers is alleen maar groter geworden’
Het CvB had vorige week, bij monde van voorzitter Mirjam van Praag, tegen Ad Valvas gezegd dat de medewerkers die dagelijks met de problemen rond MARS te maken hebben, het jargon wel begrijpen en dat er geen “one size fits all” is. Maar in de vergadering vroeg iemand welke doelgroep aan de VU zo’n brief wél goed vond. “De kloof tussen het CvB en de medewerkers is er alleen maar groter door geworden.”
Normale-mensentaal
Volgens Nollen was in de brief de “terminologie van Cap Gemini” gebruikt. Dat is het bedrijf dat op verzoek van de VU een (overigens uitstekend leesbaar) evaluatierapport schreef over de gang van zaken rond MARS, waarin pittige noten werden gekraakt en een van de aanbevelingen in dat rapport was nou juist om in de communicatie gebruik te maken van “normale-mensentaal”.
“Dat hadden we beter moeten doen”, zei Nollen. “We hadden de brief getoetst, maar kennelijk niet goed genoeg”. Een echo van zijn woorden over het ‘live gaan’ van MARS. Ook dat was getest, ook dat bleek een “onverstandige beslissing”.
Inhoudelijk had de OR ook veel aan te merken. OR-voorzitter Henk Olijhoek zei dat het MARS-debacle in de brief te veel als een “natuurverschijnsel” werd behandeld, als iets dat de VU is overkomen, terwijl het ’t gevolg was van verkeerde beslissingen door mensen. Ook is de OR het niet eens met het voornemen van het CvB om de structuur van de VU aan te pakken, door onder meer een einde te maken aan de “silo-cultuur” waarop Cap Gemini kritiek had, en aan het overleg- en vergadercircuit.
Klap in het gezicht
“Een klap in het gezicht van de medewerkers van ICT, HRM en de facilitaire campusorganisatie, die zo hard gewerkt hebben om de problemen op te lossen”, zei een OR-lid. “Medewerkers willen rust na corona en het Mars-debacle”, aldus Olijhoek, “het is een brug te ver om nu al in te grijpen in een organisatie waar nog zoveel onrust is.” Ook de tijdsdruk die het CvB op die reorganisatie zet, valt volgens Olijhoek “bijzonder verkeerd”.
‘Het is een brug te ver om nu al in te grijpen in een organisatie waar nog zoveel onrust is’
Volgens de OR is niet de manier waarop er aan de VU wordt gewerkt het probleem, maar het leiderschap. “Er is behoefte aan een uitgestoken hand van het CvB”, aldus Olijhoek. Ook moet er volgens hem een “borging” komen dat zoiets als met MARS niet nog eens gebeurt.
Nollen aarzelde niet om nog eens het boetekleed aan te trekken, zij het dat hij voor het eerst suggereerde bij de implementatie de verkeerde adviezen te hebben gekregen. “Ik heb zelf gevraagd of er draagvlak was”, zei hij, “en ik heb te makkelijk aangenomen dat dat draagvlak er was, dat neem ik mezelf kwalijk.”
Over de brief zei hij dat dingen verkeerd waren opgeschreven en “nooit zo bedoeld.” Die brief was, zo bleek uit de antwoorden van Nollen en rector Jeroen Geurts (Van Praag was ziek), geschreven onder druk van onder andere de decanen van de verschillende faculteiten. Zij drongen in een eigen brief aan het CvB aan op onder andere beëindiging van het “silo-denken”, het inperken van het “uit de hand gelopen vergader- en overlegcircuit” en een ‘adequate decentrale basis voor de centrale diensten.” “Er is veel te doen en geen tijd te verliezen”, aldus de decanen in de brief. “Van ons wordt nu verwacht dat wij moed tonen in duidelijke keuzes.”
Investeren in relatie
Rector Geurts bleef onder al die pittige kritiek monter en positief. “Ik ben blij dat we hier zitten en met elkaar praten”, zei hij. De boodschap van de OR had hij in zijn oren geknoopt. “Jullie zeggen ‘zet ons in, maak gebruik van ons’, daar ben ik heel erg blij mee.”
‘Misschien hebben jullie te veel naar de belangen van de verkeerde club geluisterd’
Nollen merkte op dat het CvB zich in een spagaat bevond: “De ene zegt ‘breng rust’, de ander dat we moeten doorpakken.” “Misschien hebben jullie te veel naar de belangen van de verkeerde club geluisterd”, aldus een OR-lid.
“Point taken”, aldus rector Geurts. “We moeten meer investeren in onze relatie met elkaar. De portefeuillehouders met wie we gewoonlijk praten zijn niet altijd de juiste representanten van de docenten en de andere medewerkers.”