De ondernemingsraad stemt nog niet in met het plan van de VU om alle briefpost centraal te openen en per e-mail aan de geadresseerde af te leveren. De raad wil eerst een pilot.
Op het plan voor centrale, digitale postverwerking kwamen bezwaren van de juridische faculteit, die het een schending van de privacy vindt en bang is dat er dan toch per ongeluk vertrouwelijke post geopend wordt. De ethische commissie bij rechten wil daarom dat alle post gericht aan medewerkers dicht blijft.
Dat lijkt de VU niet nodig, met name omdat de hoeveelheid ‘onzichtbare’ vertrouwelijke post zal afnemen als mensen de nieuwe werkwijze leren kennen en steeds vaker ‘vertrouwelijk’ op de post zullen laten zetten.
Namenlijst
Ook de ondernemingsraad zelf had zorgen over de privacy, onder andere bij post gericht aan leden van de raad. De VU maakt een lijst met vertrouwelijke functies, afdelingen en organen waarvan de post niet open mag, maar de raad wil ook de namen van medewerkers uit het ICT-reglement op die lijst hebben. Maar een eindeloze lijst met namen is volgens de VU onwerkbaar voor de mensen in de postkamer. Iedereen moet zorgen dat z’n functie ook op de envelop staat.
Eerst een pilot
De raad heeft vanwege de bezwaren besloten nog niet in te stemmen met het plan en geeft alleen haar fiat voor een pilot met de dienst Bestuurszaken en een ‘grotere faculteit’. Pas als er een positieve evaluatie is, kan het verder ingevoerd worden op de VU, stelt de raad. En de namenlijst voor vertrouwelijke post moet er ook komen.
De VU laat weten op dit moment nog niet inhoudelijk te kunnen reageren op de definitieve reactie van de ondernemingsraad op het plan. “We gaan eerst met de ondernemingsraad en het college in overleg”, aldus Hans Schoorl, business projectleider van VU-base, het syteem waarin de post geregistreerd moet gaan worden.
Correctie 20 mei 2019: Hans Schoorl stond foutief vermeld als zakelijk projectleider van Digidoc.