 landscape-1024x799.jpg)
Hoe lang mag de VU een melding over jouw relatie met een collega bewaren?
Als je op de VU een relatie begint met een collega, of een student, moet je dat melden. Alleen is natuurlijk de vraag wanneer je iets een relatie moet noemen. Een andere belangrijk issue is hoe lang de VU zo’n melding mag bewaren. Over die twee issues gaat het preadvies van de ondernemingsraad op de integriteitscode belangenverstrengeling privérelaties voornamelijk.
Je had je nog zo voorgenomen dat het nooit meer zou gebeuren, maar toch eindigde je na de vrijdagmiddagborrel zoenend met die nieuwe collega in een van die troosteloze cafés aan de Zuidas. Of: eigenlijk vind je haar al jaren leuk, die vrouw met wie je samen in een projectgroep zit en nu ligt ze in scheiding en dreigde ze dakloos te worden en heb je haar aangeboden dat ze wel een poosje bij jou kan logeren.
Het kan aan de op hol geslagen fantasie van uw verslaggever liggen, maar als het gaat over het melden van relaties op het werk, doemen er altijd meteen allerlei scenario’s op die in een groot grijs gebied vallen. Moet je dit soort dingen nou melden of niet?
Moet je dit soort dingen nou melden of niet?
Adriaan Overbeeke, die vorige week in een OR-vergadering het preadvies van de raad verwoordde, vindt dat je in dit soort situaties ergens te rade moet kunnen gaan. En dat kan natuurlijk niet bij je leidinggevende of personeelsadviseur, want dan kun je er net zo goed meteen een officiële melding van maken. Het voorstel van de ondernemingsraad is dan ook dat je naar de vertrouwenspersoon kunt. Die kan dan met jou beoordelen of je amoureuze activiteiten onder de meldplicht vallen.
Handmatig verwijderen
En hoe lang mag de VU zo’n melding eigenlijk bewaren in je personeelsdossier? In het voorstel dat er nu ligt zou dat pas 10 jaar nadat je uit dienst bent, worden verwijderd – om belastingtechnische redenen, zegt de VU, maar zowel de ondernemingsraad als de functionaris gegevensbescherming van de VU vinden dat te lang. “De functionaris gegevensbescherming heeft al voorgesteld dat je bij je leidinggevende een verzoek moet kunnen indienen om de melding te verwijderen”, vertelt Overbeeke, “wij willen daar graag aan toegevoegd zien dat je ergens in beroep kunt als de leidinggevende nee zegt.”
Ook vindt de ondernemingsraad dat die gegevens maximaal twee jaar nadat je uit dienst bent, verwijderd zouden moeten zijn. “De VU zegt dat dat technisch moeilijk is, omdat ze andere personeelsgegevens moeten bewaren voor de Belastingdienst”, zegt Van Overbeeke, “maar desnoods moet iemand die gegevens maar handmatig verwijderen. Zoveel werk kan dat toch niet zijn.”
De wijzigingsvoorstellen van de ondernemingsraad op de door de VU voorgestelde integriteitscode privérelaties hebben de status van preadvies. Dat geeft de universiteit de kans om ze te verwerken in een voorstel, waarop de ondernemingsraad een positief advies kan geven.