De inhuur van externe managers en adviseurs liep de spuigaten uit, stelde de medezeggenschap een aantal jaren geleden. De VU Managementpool werd opgericht. Momenteel telt die zeven personen, maar er is ruimte voor meer, zegt poolmanager Tim Mensink.
De managerspool is er voor projecten, programma’s en interim-klussen. De pool bestaat, naast Tim Mensink, momenteel uit Kirstin de Boer (tot 1 maart), Eveline de Bruin, Selene Kolman, Ralph Lasage, Imke Limpens en Hans Schoorl. Ze werken onder andere voor het onderwijsprogramma A Broader Mind, de Learn Academy, het programma Research Support en het project Digitaal Evalueren.
Is de managementpool een soort intern detacheringsbureau op de VU?
“Zo zou je het kunnen zien. Het zijn programmamanagers, projectleiders en interim-managers die al een aantal jaren bij de VU werken en die opdrachten doen binnen de VU. Momenteel vooral bij de ondersteunende diensten, maar ook wel bij de faculteiten. Ik ben nu zelf bijvoorbeeld interim-manager van de afdeling Documentmanagement en Archief tot er een nieuw afdelingshoofd gevonden is.”
Waarom heeft de VU zo’n eigen club managers nodig?
“Het idee van een projectenpool is geboren bij de reorganisatie van de bedrijfsvoering. Er waren veel projecten en tijdelijke opdrachten. Als de VU die niet met eigen mensen kon invullen, kwamen er externen. Dat heeft een voordeel, want zij hebben een externe blik of een speciale expertise. Maar je wilt ook vaak iemand die weet hoe de VU werkt en die snel kan beginnen. En die goedkoper is.”
Hebben jullie de VU al veel geld uitgespaard?
“Dat is moeilijk vast te stellen, want met welk extern uurtarief moet je het vergelijken als wij een project doen? We meten ons succes af aan of de opdrachtgevers tevreden zijn en of we quitte draaien, want we hebben geen budget. Als we verlies draaien kan dat komen doordat er iemand op de bank zit of doordat onze tarieven niet kloppen. Voor 2019 ziet het ernaar uit dat we een bescheiden positief resultaat hebben.”
Zitten er weleens mensen op de bank?
“Dat hebben we nog geen moment gehad. Wel af en toe dat iemand vier van z’n vijf dagen gevuld had, maar dat was telkens een korte periode. Tegelijk is dat lastig, want je wilt ook snel kunnen inspringen als een opdrachtgever met een project komt. Maar dat gaat tot nu toe elke keer heel goed. Als er iets net is afgelopen, komt er weer iets nieuws voorbij wat bij die persoon past. En af en toe moeten we ook nee zeggen.”
Twee VU-directeuren, Erna Klein Ikkink van SOZ en Bart van Leijen van Bèta, komen er toch bij binnenkort?
“Zij vormen samen met Erik Boer en Ivar Maas een apart team in de pool, dat een leidende rol gaat spelen bij de implementatie van de nieuwe strategie van de VU. Zij hadden eerst hun opdracht en daarna is besloten dat ze bij de pool kwamen. Normaal zit je in de pool en kijken we van welke projecten je blij wordt en waar je toegevoegde waarde kunt bieden.”
Is het een groepje intimi die de VU niet kwijt wil?
“Het zijn medewerkers die toe zijn aan een volgende stap in hun loopbaan. Ze hebben een goed trackrecord en hebben altijd goed gepresteerd. Die kunnen we een leuke gevarieerde baan aanbieden en ze zo behouden voor de VU.”
Hoe kom je voor de pool in aanmerking?
“Tot nu toe zijn de mensen aanbevolen door anderen. Maar we gaan nu wel een vacature openstellen, want we willen nieuwe collega’s. Rond de tien mensen is een veilige omvang. Dan is er nog genoeg werk en het is nog behapbaar als team. Voor geïnteresseerden: je moet ervaring hebben als programmamanager, projectleider of interim-manager en je moet zin hebben om nieuwe dingen te doen. Ons motto is: kom maar op, ik doe het wel.”