Rechtendocent Klaas Rozemond vertelde in Ad Valvas hoe drie leidinggevenden tegen hem samenspanden. Hoe hij uit het niets een schriftelijke waarschuwing kreeg en een verbetertraject moest doorlopen. Rozemond vertelt wat hij gaandeweg leerde: “Bij een formele waarschuwing in je personeelsdossier treden er allerlei arbeidsrechtelijke regels in werking. Dat kan in je nadeel zijn als je geen juridische hulp inschakelt, maar ook in je voordeel: als bijvoorbeeld een advocaat adequaat optreedt.”
Je kent vast het begrip een dossier opbouwen. Arbeidsrechtadvocaat Otto Planten: “Een goed dossier is essentieel voor een werkgever die iemand wil ontslaan. Officiële waarschuwingen, vooral wanneer ze op schrift staan, vormen een belangrijk onderdeel van zo’n dossier. De werkgever kan daarmee bij de kantonrechter aantonen dat hij jou herhaaldelijk op je gedrag of functioneren heeft aangesproken. Tijdig en adequaat optreden tegen een officiële waarschuwing is essentieel voor de slagingskans van het verweer tegen een ontslagverzoek.”
Dit soort problemen kan ook heel anders ontstaan. Je krijgt geen officiële waarschuwing, maar je leidinggevenden nemen opeens vreemde beslissingen in jouw nadeel. Beslissingen die jouw autonomie beperken. Ze doen negatieve uitlatingen of vertonen agressief gedrag. Opeens moet alleen jíj gaan tijdschrijven, opeens deugt het werk dat jij aflevert niet meer. Dan kun je proberen je gedeisd te houden en daarbij zo goed mogelijk blijven functioneren in de hoop dat het overwaait. Ondertussen kun je uitkijken naar een nieuwe baan. Voor als het niet overwaait.
Of je kunt proberen de situatie te stoppen en je recht te halen, omdat je je baan wilt houden. Of omdat je best wilt vertrekken, maar alleen als ze het netjes vragen. Als ondergeschikte trek je meestal aan het kortste eind. Dat blijkt bijvoorbeeld uit onderzoek van Delta naar sociale onveiligheid aan de TU Delft. Maar ook hier helpt ‘tijdig en adequaat optreden’ volgens Planten de schade te beperken. Wat zijn je mogelijkheden en wat is je speelruimte?
- Reageer meteen
Laat het niet sudderen. Als er vreemde of nare dingen gebeuren, zeg daar dan iets over. Heb je bijvoorbeeld een aanvaring met je leidinggevende, kom daar dan na even afkoelen op terug. Zeg op beheerste toon dat je met de situatie in je maag zit en vraag wat er aan de hand is. Als daarmee de kous niet af is, informeer dan de HRM-adviseur van je afdeling en vraag hulp. Meteen reageren is belangrijk, anders loopt de spanning alleen maar op.
- Zet het zwart-op-wit
Stuur na gesprekken een mail ter bevestiging. Stem de tekst eventueel eerst af met iemand die je vertrouwt, op het werk of daarbuiten. Sowieso is het goed om met wat mensen te praten over wat je meemaakt: is het echt of zie je spoken? Komt jouw verhaal collega’s bekend voor? Het kan zijn dat je geen antwoord krijgt op je mails. Blijf rustig, bewaar je mail en ook de eventuele antwoorden, net als andere relevante e-mails. Dat is essentieel als je het stadium bereikt waarin je dingen moet bewijzen.
- Houd een dagboek bij
Zodra je argwaan begint te krijgen, is het verstandig om een dagboek bij te houden waarin je alles noteert dat mogelijk te maken heeft met de situatie. Zelf werkte ik met een document met twee kolommen: 1) datum en gebeurtenis en 2) mijn reflectie daarop en de stappen die ik ondernam om de situatie te doen verbeteren. Dat hielp mij om overzicht te houden, maar bleek later ook onmisbaar om de wirwar aan gebeurtenissen overzichtelijk te presenteren aan anderen.
- Blijf correct
Het is belangrijk dat je zelf correct blijft handelen. Stel wel kritische vragen, maar blijf beleefd en laat je functioneren niet lijden onder de situatie. Dat laatste is misschien makkelijker gezegd dan gedaan, als je onder grote druk staat. Vraag collega’s die je vertrouwt om je erbij te helpen. Jij ligt onder een vergrootglas en elk foutje wordt uitvergroot, ook al kwam het overduidelijk door de stress.
Praat met mensen over wat je meemaakt: is het echt of zie je spoken?
- Stiekem gesprekken opnemen kan handig zijn
Advocaat Planten: “In arbeidsrechtszaken, zoals bij conflicten op de werkvloer, accepteren rechters soms opnamen als bewijs van wangedrag, intimidatie of andere overtredingen, als er geen andere manier was om het aan te tonen.” Het kan dus een goed idee zijn stiekem gesprekken op te nemen met je telefoon. Laat het pas merken als je bewijzen moet laten zien aan een klachtencommissie of kantonrechter, want anders kun jij het verwijt krijgen dat je onbetrouwbaar bent. Voor je het weet, gaan gesprekken dan alleen nog maar daarover en niet over de inhoud van de opgenomen gesprekken, hoe schokkend die misschien ook is.
- Volg de procedure
Onderdeel van correct handelen als je gelazer hebt, is dat je de procedure voor ongewenst gedrag volgt die de VU heeft ingericht. Een vertrouwenspersoon vangt je op en geeft advies over hoe je in gesprekken tot een oplossing kunt komen. De ombudsman geeft informatie over relevante regelgeving en procedures en vertelt je wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn om je probleem op te lossen. Ook de NWO-richtlijnen voor medewerkers voor omgaan met ongewenst gedrag kunnen handig zijn. Vraag leidinggevenden je klacht te behandelen volgens de NWO-richtlijnen voor leidinggevenden bij ongewenst gedrag.
- Blijf strijdbaar
Soms willen de mensen tegenover je niet dat het probleem wordt opgelost. Dan leggen ze in elk gesprek de bal terug bij jou, hoe onlogisch dat ook is. Bij mij konden de ombudsman en de vertrouwenspersoon mij op een zeker moment niet meer helpen. De vertrouwenspersoon verwees me naar de ombudsman, omdat mijn leidinggevenden mijn functioneren aan de orde stelden. De ombudsman verwees naar de vertrouwenspersoon, omdat ik pestgedrag had gesignaleerd. Toen stond ik met mijn rug tegen de muur.
- Schakel juridische hulp in
Als je lid bent van de FNV, kun je gratis rechtsbijstand krijgen bij een arbeidsconflict. Misschien heb je een rechtsbijstandverzekering waarin arbeidsgeschillen zijn inbegrepen. Vermoedelijk kun je daar ook goed terecht voor een sommatiebrief bij een onterechte officiële waarschuwing. Maar ik denk dat een advocaat meer indruk maakt. Die kon me bovendien intensief begeleiden bij alle correspondentie en belangrijke gesprekken.
Veel mensen schrikken ervoor terug een advocaat in te schakelen. Enerzijds omdat je dan echt officieel ruzie hebt. Dat hoeft niet per se, want je hoeft niet (meteen) te zeggen dat je advies hebt ingewonnen bij een advocaat. Anderzijds kun je ertegen opzien vanwege de kosten: een advocaat kost zomaar 300 euro per uur. Er is een aanzienlijke kans dat je die zelf moet betalen, ook al moeten werkgevers bij aangetoond verwijtbaar of onrechtmatig handelen – ook ongewenst gedrag – alle advocatenkosten vergoeden. Planten: “Helaas gebeurt dat in de praktijk te weinig. Rechters zijn er terughoudend in, is mijn indruk. Wel kunnen deze kosten deels worden verdisconteerd in een ontslagvergoeding of door een latere ontbindingsdatum te bepalen, zodat de loonbetaling langer doorloopt.” Sowieso moet je advocaatkosten eerst zelf voorschieten. Je kunt wel gratis en vrijblijvend een intakegesprek met een advocaat voeren om je kansen en risico’s af te wegen.
Ten slotte is de ene advocaat de andere niet, merkte Rozemond. Ze hebben elk hun eigen ervaring en hun eigen stijl. De ene is wat softer (“ga maar naar je jaargesprek”), de ander juist wat steviger (“leg nu je werk maar neer”). Bespreek dit met een advocaat die je op het oog hebt en probeer samen in te schatten welke aanpak het beste werkt. Hoe vind je een goede advocaat? Vraag rond in je netwerk. Ik heb goede ervaring met Otto Planten. Rozemond ook.
Stel kritische vragen, maar blijf beleefd
- Breng het arbeidsconflict tot een eind
Met de begeleiding van deze advocaat lukte het mij de situatie adequaat aan te kaarten bij de betrokkenen en de gesprekken te voeren die nodig waren, zonder dat ik steeds bang was iets verkeerd te doen. Ik was bijvoorbeeld bang om het woord ‘arbeidsconflict’ te gebruiken. En ik werd ziek, maar wilde me niet ziek melden omdat ik de gevolgen niet kon overzien. Als het uiteindelijk toch aankomt op onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst – jouw ontslag dus – weet een advocaat waar je recht op hebt. Die kan de onderhandelingen ook namens jou voeren.
- Laat het woord ‘kantonrechter’ vallen
Als je binnen de organisatie geen gehoor vindt of als de onderhandelingen over jouw vaststellingsovereenkomst spaak lopen, kun je je gesprekspartners voorstellen de kantonrechter ernaar te laten kijken. De organisatie wil dit graag voorkomen als ze weet dat ze fout zit: de zitting en de uitspraak zijn openbaar. Zelf kun je ook beter terughoudend zijn met daadwerkelijk de kantonrechter in te schakelen, aldus Planten: “Er moet sprake zijn van ernstig verwijtbaar handelen en/of nalaten aan werkgeverszijde. Dat moet je wel kunnen bewijzen.”
- Laat de kwestie achter je
Ik vermoed dat veel mensen beschadigd raken door ondermijning op hun werk. Ontzettend zonde. Mij overkwam het niet, omdat de zaak tot een voor mij goed einde kwam. Ik heb me – op kosten van de VU – met een loopbaancoach georiënteerd op interessant nieuw werk en begon snel na mijn ontslag in 2019 mijn eigen bedrijf. Maar het allerliefst had ik gewild dat de VU mij had laten voelen dat ze oprecht betreurde wat er was voorgevallen en mij ervan had verzekerd dat ze de daders erop zou aanspreken. Dat is nooit gebeurd, en de VU-reactie onderaan het artikel over Rozemond laat zien dat de VU ook nu nog lang niet zo ver is.
Wat als het knarsetanden niet ophoudt, als je steeds blijft malen over wat jou is aangedaan en wat je anders had kunnen of moeten doen in het conflict? Ik denk dat je moet beseffen dat je alles hebt gedaan wat je op dat moment kon. De winst die je nu nog kunt behalen is dat de gebeurtenissen jou niet langer beheersen. Leer ervan en adviseer waar mogelijk anderen die ermee te maken krijgen. Zoek afleiding in andere dingen die jij interessant of belangrijk vindt. Het is goed om er met naasten over te praten, maar niet tot in de eeuwigheid.
Weeg af of je een klacht indient
Als je een onafhankelijke commissie wilt laten oordelen over het gedrag van jouw leidinggevende(n), kun je een klacht indienen bij de klachtencommissie voor ongewenst gedrag. Dat is een pittig traject: de bewijslast ligt bij jou en bewijzen is vaak lastig. Je dient je klacht schriftelijk in, liefst met het dagboek, relevante mails en wellicht een transcript van een of meer opgenomen gesprekken. Daarna moet je je verhaal mondeling toelichten bij enkele afgevaardigden van de commissie. Dan krijg je te horen of de commissie je klacht in behandeling neemt.
Als dat gebeurt, zijn er aparte hoorzittingen voor jou en de persoon of personen die de klacht betreft. Als zij ook maar een speld tussen jouw verhaal kunnen krijgen of als de commissie vindt dat jij ‘niet in je integriteit bent aangetast’ door het gedrag, wordt je klacht ongegrond verklaard. Het afbreukrisico is dus groot.
Als er geen veilige of effectieve interne procedure meer over is of als je klacht niet tot actie leidt, kun je – gesteund door juridisch advies – de klokkenluidersregeling gebruiken, zoals ook Rozemond deed. Planten: “Niet zelden stelt de werkgever botweg dat sprake is van een arbeidsgeschil waarvoor de klokkenluidersregeling niet is bedoeld.” Buiten de VU kun je bij de Arbeidsinspectie melding doen van sociale onveiligheid op je werk.
Meld je niet meteen ziek
Een arbeidsconflict mag geen reden zijn om je ziek te melden. ‘Een ziekmelding kan het (dreigende) conflict namelijk verergeren’, meldt de FNV-website. Maar moeilijkheden op je werk kunnen je leven gaan beheersen. Je kunt er overspannen of op een andere manier ziek van worden. Zoek steun, praat erover met mensen die je vertrouwt. Als je ziek dreigt te worden, kun je ook gaan praten met iemand van Bedrijfsmaatschappelijk werk.
Als het toch misgaat en je meldt je ziek, kom je na een tijdje bij de bedrijfsarts. Je legt de situatie uit en krijgt advies, bijvoorbeeld nog even rust nemen en daarnaast een mediationtraject. Als je weer (deels) kunt beginnen met werken, kan dat eventueel buiten je leidinggevende om als de situatie daar om vraagt.
Je mag niet ontslagen worden tijdens ziekte, maar wel kan je tijdelijke contract niet verlengd worden. Soms sturen leidinggevenden erop aan dat je je ziek meldt, als onderdeel van een stille route naar het einde van je dienstverband. Als je snel na de eerste tekenen van problemen ziek wordt, heb je mogelijk weinig munitie om in de procedure hieronder als bewijslast aan te voeren.