Medewerkers raakten hun vaste werkplek kwijt, studenten lopen niet meer zo makkelijk bij hun docent binnen. Maar de voorheen donkere spelonken zijn wel vriendelijke en levendige onderwijsruimtes geworden. Nu het stof van de eerste verbouwingen begint neer te dalen, worden de gevolgen van de vernieuwde werk- en studieruimtes langzaam zichtbaar. Architect Tanja Buijs-Vitkova vertelt hoe ze het aanpakt.
Donkere spelonken
Het waren kleine, smalle, donkere en lage gangen en kantoren. Dichte ruimtes met naambordjes van docenten die er soms al jaren bivakkeerden. Architect Tanja Buijs-Vitkova had een duidelijke opdracht voor de verbouwing van de faculteiten Wijsbegeerte en Godgeleerdheid en later ook Letteren en Feweb: “De vraag was om nieuwe flexibele werkplekken te introduceren, om de ruimte efficiënter te gebruiken, maar ook om meer daglicht binnen te krijgen en het aantrekkelijker te maken voor studenten en medewerkers.”
Het mooie behouden
Ga er maar aanstaan. Docenten die al decennia in hun eigen werkkamer zitten, vertellen dat ze er binnenkort uit moeten. Maar de beschikbare ruimte in het hoofdgebouw werd volgens de VU niet efficiënt genoeg gebruikt. Het devies: minder vierkante meter per werknemer en een meer transparante omgeving. En zo gingen de boekenkasten de gang op en werden de muren weggehaald en vervangen door glas. Het budget was beperkt, het geld moet op een universiteit immers niet in de stenen gaan zitten. Daarom werd er gekozen voor ‘partiële sloop’. Buijs-Vitkova: “Je kijkt wat er mooi is, wat je kunt hergebruiken. Meer hoefde ook niet van mij, ik zag de kwaliteit. Zo zit er boven veel deuren een kleine nis met een betonlatei en een lamp erin. Als je dat nieuw wilt maken is dat heel duur, het is mooi als je dat kunt behouden.”
Te lage bezettingsgraad
Het heeft allemaal flink wat voeten in aarde gehad. De klachten van medewerkers die hun vaste werkplek verloren, hebben indirect ook Buijs-Vitkova bereikt. Niet gek, vindt ze, men wil nou eenmaal graag een eigen plekje. “Maar dat is niet goed meer mogelijk. Er was een lage bezettingsgraad, men geeft les, gaat in de bieb zitten of thuis werken. Waarom je absoluut naar de universiteit moet komen, is om mensen te spreken. En de faciliteiten daarvoor ontbraken juist.”
Meer ruimte voor studenten
Niet alleen de werkruimtes werden onder handen genomen, ook voor de studenten moest er wat gebeuren. “We hebben meer ruimte gecreëerd voor onderwijs, ontmoeting en zelfstudie en er werd gezorgd voor meer voorzieningen voor elektra en een betere Wi-Fi om zo ook hun manier van werken te veranderen”, aldus Buijs-Vitkova. Door de glazen randen naast de deuren kunnen studenten zien of een ruimte beschikbaar is om zelf in te werken. De volledig glazen ruimtes op de eerste verdieping leveren nu nog scheve blikken op, maar ook daar wordt aan gewerkt. Op een enkele glaswand is al minder doorzichtig, lichtdoorlatend folie geplakt – een test, het is even uitzoeken wat iedereen het beste bevalt.
Eerst een afspraak maken?
Dat de verbouwing nog niet helemaal afgerond is, zorgt hier en daar nog voor frustraties. Zo is er de klacht dat het contact tussen medewerkers en studenten nu juist stroever is geworden. Studenten die bij een docent langs willen gaan worden bij de faculteit Letteren tegengehouden bij de receptie. Eerst digitaal een afspraak maken, dan pas mag je naar binnen. Maar dat is niet helemaal hoe het bedoeld was. Naast de ingang van de werkruimtes moet een touchscreen komen, bij de faculteit Godgeleerdheid hangt deze er al, waarop je kunt zien welke docenten aanwezig zijn. “Dan klik je op een docent en wordt die gebeld. Als een docent even niet gestoord wil worden kunnen ze zichzelf op afwezig zetten. Het is geen verschil met kloppen op een dichte deur terwijl je niet weet of iemand er is. Het is jammer dat het allemaal nog niet optimaal functioneert, maar het wordt alleen maar beter.”
Ongestoord overleggen
Dat er meer ruimte moest komen voor overleg tussen docenten en studenten was één van de voornaamste doelen, er waren te weinig ruimtes waar naar uitgeweken kon worden. “Mensen zaten soms met z´n drieën of vieren samen in één dichte ruimte. Als je daar overleg wilde, moest je er rekening mee houden dat er ook andere mensen aan het werk konden zijn. We moesten zorgen dat mensen elkaar niet meer hoefden te storen.”
Boekenkast op de gang
Om de overgang naar de nieuwe werkomgeving soepel te laten verlopen, vindt er regelmatig overleg plaats tussen de verschillende betrokken partijen. Op basis van die gesprekken ontstonden bij zowel Letteren als Godsgeleerdheid ‘preferente werkplekken’: werkplekken met bijvoorbeeld extra voorzieningen voor ondersteunend personeel, maar ook omdat in de praktijk bleek dat docenten en onderzoekers toch in de buurt van hun boekenkast gingen zitten. Ook al staat die nu op de gang. Buijs-Vitkova: “Het belangrijkste is dat de mensen hun werk kunnen doen maar dat de ruimtes ook gedeeld kunnen worden vanwege de wisselende bezetting. Voor de precieze invulling wordt het gesprek met de werknemers aangegaan. In z’n algemeenheid krijgen we wel positieve reacties, want het is enorm vooruitgegaan. Het is socialer geworden, moderner.”
Het is wel wennen
Er lopen momenteel twee onderzoeken, de een naar de huidige bezettingsgraad en de ander naar de tevredenheid van de werknemers. Andries Mulder, directeur bedrijfsvoering bij Godgeleerdheid, ziet het vooral als een proces van gewenning: “Er is zeker een groep die het jammer vindt dat ze niet meer naar hun eigen kast kunnen lopen voor een boek. Daar moet je nu rekening mee houden. Maar er zijn ook mensen die zeggen: ‘Hoezo? Ik heb alles al digitaal staan.’Het is een heel ander concept en een andere manier van werken, maar het is een VU-brede beslissing en daarbinnen is er ruimte om het te optimaliseren, ook qua sfeer.”