Bij het domein Communicatie en Marketing verdwijnen veel formatieplaatsen. Hele afdelingen verdwijnen, en er komen ook nieuwe functies terug. De domeincommissie schat dat 25 van de 141 medewerkers boventallig worden. Kwartiermaker Petra van Beukering hoopt zo veel mogelijk medewerkers te kunnen herplaatsen. De ondernemingsraad zet vraagtekens bij de haalbaarheid.
Petra van Beukering:
“We gaan het vooral anders doen”
“Hoeveel mensen hun baan kwijtraken bij het domein Communicatie en Marketing is nog onduidelijk omdat er ook nieuwe vacatures ontstaan”, benadrukt kwartiermaker Petra van Beukering, directeur van de dienst Communicatie & Marketing (C&M). “In het reorganisatieplan verdwijnt het onderscheid tussen centraal en decentraal. We gaan als één domein werken om de VU zo goed mogelijk op de kaart te zetten. En ja het klopt. Dat moet met minder mensen. Maar gelukkig krijgen we er ook nieuwe afdelingen bij, namelijk Alumnirelaties en Maatschappelijke Profilering, voorheen VU Connected. Daardoor hoop ik de pijn voor zoveel mogelijk medewerkers te kunnen verzachten.”
Minder leidinggevenden
Bij de dienst komen drie clusters voor de faculteiten en één voor de diensten, met ieder een eigen afdelingshoofd. Ook komt er een Congres- en Mediacenter. De medewerkers komen echter niet allemaal in een centraal kantoor te zitten. Er zullen ook mensen deeltijds gedetacheerd op faculteiten en diensten werken. “Communicatie op een universiteit hoort vooral over de inhoud te gaan en daarvoor moet je dicht op de werkvloer zitten”, aldus Van Beukering.
Ze is niet bang dat er door de centrale aansturing een extra managementlaag ontstaat. “Ik denk dat er eerder minder leidinggevenden komen. Nu heeft tenslotte bijna elke faculteit zelf een hoofd communicatie. Die functies verdwijnen. Door samen te werken kunnen we bovendien veel van elkaar leren en flexibeler op behoeftes inspelen, want de mensen werken voor verschillende faculteiten en diensten.”
Beter plannen
De aanpak moet planmatiger. “Alle faculteiten en diensten gaan een communicatie- en marketing jaarplan maken. Die schuiven we dan ineen zodat we met een eenduidige communicatie-strategie kunnen komen. Veel zaken, zoals studentenwerving, laten zich goed plannen door het organiseren van voorlichtingsdagen. Dat kunnen we heel goed samen aanpakken. En ook veel andere momenten in de universitaire jaaragenda liggen vast, zoals de opening van het academisch jaar en de dies. Door dat duidelijk te plannen kunnen we beter en efficiënter werken.”
Geen fotografen en vormgevers meer
Ze vindt het moeilijk om te zeggen hoeveel mensen daadwerkelijk boventallig zullen worden. “Omdat we anders gaan werken, komen er ook nieuwe banen vrij. Sommige mensen kunnen doorschuiven naar een andere functie. Anderen zullen ervoor kiezen hun heil elders te zoeken.”
Voor sommige medewerkers zal het echter lastig worden binnen de VU aan de slag te blijven. Zo verdwijnen de fotografen en de vormgevers. “We hebben ervoor gekozen die functies uit te besteden. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om flexibeler te kunnen werken en kwaliteit op maat te kunnen leveren. Dat noemen we de regiefunctie. We kunnen nu eenmaal niet alle expertise op het gebied van communicatie en vormgeving zelf in huis hebben. Daarvoor zijn er te veel specialismen en verandert er te veel op dit gebied. Dat zijn onze overwegingen om extern expertise in te huren als dat nodig is.”
Advalvas, dat ook onderdeel uitmaakt van de dienst, hoeft geen mensen in te leveren. “Het bestuur heeft vorig jaar duidelijk besloten belang te hechten aan een onafhankelijk journalistiek platform binnen de universiteit. En om dat te laten functioneren heb je een bepaalde minimale bezetting nodig. Anders kun je geen blad en website meer maken. Maar we zullen zeker nog over Advalvas komen te spreken.”
Bezuinigen
Ze vindt het jammer dat bij de ondernemingsraad de indruk bestaat dat het halen van de bezuiniging het belangrijkste uitgangspunt van het plan is. “We zijn begonnen bij de inhoud. Hoe kunnen we de VU zo goed mogelijk op de kaart zetten? Ik denk dat dat vooral kan door samen te werken in plaats dat er allemaal verschillende afdelinkjes bestaan. Kijk bijvoorbeeld naar de webstrategie. Dat doet iedereen nu op zijn eigen manier. Dat willen we sterk verbeteren en vooral studentvriendelijker maken. En we willen veel meer nadruk leggen op de maatschappelijke profilering van de VU. Laten zien wat voor mooie dingen hier allemaal gebeuren. Als ik voor een nieuwe universiteit een communicatieplan moest maken, zou ik met net zo’n soort plan als dit aankomen. Natuurlijk moeten we ook bezuinigingen. En dat is heel erg pijnlijk voor de mensen die daardoor hun baan dreigen te verliezen. En het roept veel emoties op. Maar laten we vooral de dialoog aangaan hoe het beter kan worden in plaats van bij voorbaat de hakken in het zand te zetten. We zijn nu ook bezig intern alle medewerkers te trainen in de C&M Academy. En dat geeft heel veel nieuwe inspiratie. Daar ligt mijn hoop voor de toekomst.”
Domeincommissie:
‘Hou die mensen toch aan het werk’
Bij de ondernemingsraad bestaat sympathie voor de inhoudelijke aspecten van het plan, maar men vraagt zich af of die idealen wel haalbaar zijn als er ook zoveel bezuinigd moet worden. “Mijn grote vraag is of dit plan in de praktijk wel gaat werken”, zegt de voorzitter van de domeincommissie C&M Henk Olijhoek. “Op papier staan er best goede ideeën in. Vooral dat er geen onderscheid meer is tussen een centraal en decentraal niveau. Maar dat staat of valt bij de vraag of de faculteiten zich nog in het communicatiebeleid herkennen. Anders zie ik gebeuren dat ze binnen de kortste tijd toch zelf weer mensen gaan inhuren. Daarom lijkt het me voor het welslagen van het plan een voorwaarde dat de dienst Communicatie & Marketing van Uilenstede weer naar de campus verhuist om het contact met de faculteiten te versterken.’’
1,7 miljoen
Hij is bijzonder teleurgesteld dat de bezuinigingsnorm van 35 procent op de personeelslasten niet ter discussie stond. “De plannen worden nu gepresenteerd als een uitvoeringsbesluit zonder mogelijkheid tot aanpassing. Maar er komen ook nieuwe taken bij. Dan zou je toch moeten kijken wat je nodig hebt aan mensen en middelen om dat goed handen en voeten te geven? Maar nee, aan de bezuinigingsnorm van 1,7 miljoen euro viel niet te tornen.’’
Hoeveel van de 141 mensen uiteindelijk boventallig dreigen te worden, weet hij nog niet precies. “Er gaan verschillende getallen de ronde. Het zou gaan om 25 mensen. We willen in de ondernemingsraad snel meer duidelijkheid krijgen hoe het nu precies zit en hoe de communicatie met de medewerkers is verlopen.’’
Uitbesteden
In ieder geval is duidelijk dat de fotografen en vormgevers, acht mensen in totaal, de dienst moeten verlaten. Hun werk wordt uitbesteed omdat dat goedkoper zou zijn. Olijhoek heeft daar zijn twijfels bij. “Die taken moeten wel worden vervuld. Een extern bureau zou hebben berekend datuitbesteden efficiënter is. Maar die cijfers heb ik maar heel vluchtig gezien. Ik zou het in ieder geval een vreemde gang van zaken vinden als hier mensen wachtgeld krijgen van de universiteit en ondertussen externen worden ingehuurd om hun werk te doen. Hou die mensen toch gewoon aan het werk. Ze kunnen heel moeilijk elders een baan vinden en de klussen moeten toch worden gedaan. Als die hele reorganisatie wat meer uitgesmeerd zou worden, zijn veel ontslagen helemaal niet nodig vanwege natuurlijk verloop en goede loopbaanbegeleiding.”
Geen ontslagen
En daarmee komt hij op een algemenere kritiek op de reorganisatie van de bedrijfsvoering. “Ik vind het een slechte zaak dat de VU zoveel goed gekwalificeerde mensen die vaak jarenlang voor de universiteit hebben gewerkt aan de kant zet. Daarvoor is de financiële noodzaak helemaal niet aanwezig en de universiteit onwaardig. Door de veranderingen over een langere termijn uit te smeren en geleidelijker door te voeren zouden veel ontslagen vermeden kunnen worden.’’
Open eindjes
Wat de dienst Communicatie& marketing betreft ziet hij nog veel open eindjes bij de reorganisatie. “Er wordt gezegd dat er nieuwe taken en vacatures komen. Maar die nieuwe afdelingen zoals Alumnirelaties, Maatschappelijke Profilering en het Congres- en Media Center staan nog in de steigers. Daar moet nog veel aan gebeuren. Maar de vraag is of daar ook echt financiële middelen voor beschikbaar komen als strikt wordt vastgehouden aan de bezuinigingsdoelstelling.’’
Hij verwacht dat er nog een forse discussie over de plannen zal volgen. “Nu horen we vooral dat er een cultuuromslag nodig is. Dat we anders moeten gaan werken via digitalisering, standaardisering en professionalisering. Maar ondertussen vliegen er ook heel wat mensen uit. Dat wil ik ook een concreet lijstje met welke dingen we voortaan niet meer doen. Anders blijven het te veel mooie praatjes die in de praktijk niet werken. En dan is deze reorganisatie gewoon mislukt.”
Hoorzitting
De ondernemingsraad organiseert donderdag 12 december een hoorzitting voor het domein communicatie. Het college van bestuur neemt 24 februari een besluit.