Ruzies domineren toekomstplannen bibliotheek

NIEUWS

Campus  13 februari 2013

Ruzies domineren toekomstplannen bibliotheek

reacties 9

Het plan voor de reorganisatie voor de bibliotheek (UBVU) is met ruzie tot stand gekomen, blijkt uit een rondvraag onder betrokkenen. Niet vreemd dus dat er geen draagvlak voor het plan bestaat en het bestuur de directeur/kwartiermaker de laan uit stuurt. Het personeel vreest dat er mogelijk nog meer bezuinigd gaat worden.

Het plan voor de reorganisatie van de bibliotheek had in deze vorm beter niet aan het personeel voorgelegd kunnen worden, vinden verschillende betrokkenen achteraf. Al bij de totstandkoming ervan waren de ruzies namelijk zo hoog opgelopen dat niemand meer echt geloofde in het plan dat UBVU-directeur José Frijns moest opstellen van het college van bestuur.

“Ik weet zeker dat het plan nog niet rijp was, maar het bestuur heeft zichzelf vastgebonden aan het eigen tempo,” zegt Wybren Verstegen. Hij is lid van de ondernemingsraad en voorzitter van de zogeheten domeincommissie die de UBVU-reorganisatie begeleidde.

Verbijstering

Toen Frijns 14 januari het plan bekendmaakte aan het personeel en meedeelde dat mogelijk 56 van de 168 bibliotheek medewerkers boventallig worden, stak er een storm van protest op. Maar toen het college van bestuur vervolgens op 6 februari liet weten dat het plan voorlopig ‘on hold’ wordt gezet, was de verbijstering ook groot. ‘Het is verschrikkelijk misgegaan bij de reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek’, schrijven de ondernemingsraad en de vakbonden dan ook in een persbericht op 8 februari.

Flinke vinger in de pap

Het UBVU-personeel is niet zonder meer blij met het cvb-besluit de reorganisatie uit te stellen. “Wat er precies is gebeurd, blijft een raadsel voor ons, ” reageert Peter Koffijberg. Hij is voorzitter van de onderdeelcommissie bij de bibliotheek en heeft het maken van de voorstellen voor de reorganisatie van nabij meegemaakt. “Op de achtergrond had het reorganisatieteam van het bestuur een flinke vinger in de pap bij het opstellen van dat plan, was onze indruk. Dus dat het college het nu loslaat en bovendien de kwartiermaker José Frijns wegstuurt, is onverwacht.”

Scherper geformuleerd

Zo heel onverwacht is dat volgens Neutelings, programma-manager bedrijfsvoering, ook weer niet. Er kwamen tenslotte veel reacties op het reorganisatievoorstel. “Bij het personeel van de UBVU, maar ook bij andere onderdelen van de universiteit, bijvoorbeeld de directeuren van de faculteiten, bleken veel vragen te leven of het plan in de praktijk ook zo werkt als het is bedoeld. Dus er moet nog scherper worden geformuleerd welke dienstverlening van de bibliotheek wordt verwacht en welke medewerkers daarvoor nodig zijn”, aldus Neutelings  die nog wil verduidelijken wat nu de status van het voorstel is.  “Het plan is niet zozeer ingetrokken, maar er is nog geen besluit over genomen door het bestuur. Deels zal het oude plan preciezer worden uitgewerkt en deels aangevuld met nieuwe elementen.”

Wie als buitenstaander het plan Reorganisatie van het kwartier UBVU/learning & Library Centre leest, constateer dat het een nogal summiere schets van de toekomst geeft. In de elf pagina’s staat bijvoorbeeld dat ‘de huidige reorganisatie zal verder voortbouwen op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren’ en ‘de diverse onderdelen zullen geïntegreerd worden, waardoor de dienstverlening voor de gebruiker inzichtelijker wordt.’ Waarom er 56 mensen boventallig worden verklaard en bijvoorbeeld geen 46 of 66, staat niet echt duidelijk in het plan.

Dartbord

“Het lijkt wel of ze met pijltjes op een dartbord hebben gegooid om te bepalen wie er weg moeten”, verzucht een UBVU-medewerker in de wandelgangen. Veel mensen willen niet met naam genoemd worden nu hun banen op de tocht staan.

Maar zo is het natuurlijk niet gegaan, benadrukt Verstegen. “Directeur Frijns heeft regelmatig met ons over de plannen gesproken. We hadden de indruk dat zij echt een zo goed mogelijk plan voor de bibliotheek wilde maken. Dus een plan waarbij de inhoud voorop stond. Maar dat zij door het reorganisatieteam telkens is teruggefloten. Het plan dat zij uiteindelijk indiende, was geen plan waar zij zelf achter stond. Maar ze kreeg niet meer ruimte van het bestuur. Ze moest zich aan de bezuinigingsdoelstelling houden.”

Rollebollend over straat

Die visie onderschrijven ondernemingsraad en vakbonden in het persbericht. ‘De universiteitsbibliotheek had te maken met een groot spanningsveld tussen enerzijds de ambitie om onderwijs en onderzoek excellent te ondersteunen en anderzijds te voldoen aan de financiële eisen die het College van Bestuur aan de reorganisatie stelde. Door gebrekkige regie vanuit het College van Bestuur is dit spanningsveld uiteindelijk uitgelopen op een conflict’

Verstegen verwoordt het plastischer. “Achter de schermen gingen de betrokkenen rollebollend over straat. Frijns is door het reorganisatieteam gedwongen dingen te doen die ze eigenlijk niet wilde. En dan krijgt ze ook nog de boosheid van haar eigen personeel over zich heen. Vreemd dat het bestuur haar toch laat vallen in deze fase want ze deed wat haar was opgedragen.”

Ook Neutelings denkt achteraf dat het plan in deze vorm beter nog niet gepresenteerd had moeten worden.  “Ik betreur hoe het gegaan is bij de UBVU, met name de extra onrust die het voor medewerkers oplevert.” Maar Neutelings voegt er aan toe dat de  gevolgde procedure past in de procedure die is afgesproken met de ondernemingsraad. “Idee is dat het college van bestuur pas een besluit neemt over een plan als de input van medewerkers bekend is. De casus UBVU laat zien welke nadelen deze procedure heeft. We hebben inmiddels ingevoerd dat er een check door onder meer het reorganisatieteam en de Vergadering Bedrijfsvoering plaatsvindt alvorens medewerkers worden geïnformeerd. Dat is geen garantie dat een ontwikkeling als bij de UBVU niet meer voorkomt, maar de kans wordt wel aanzienlijk verkleind.”

Volgens Neutelings had het bestuur niet eerder kunnen ingrijpen omdat het reorganisatieteam niet over de inhoud van het voorstel gaat. “Over bepaalde aspecten heeft het reorganisatieteam natuurlijk gesproken. Welke elementen moeten er in staan? Wat is eerder aan de orde gekomen in het medezeggenschapstraject? Welke besluitvormingsroute wordt gevolgd? Hoe wordt het personeel geïnformeerd? Dan gaat het vooral om procedurele en randvoorwaardelijke zaken. Niet over de inhoud. De werkwijze bij de UBVU was niet anders dan bij  andere twee diensten die nu worden gereorganiseerd”.

Vooral bezuinigen

Verstegen vraagt zich af of het bestuur werkelijk opnieuw naar de inhoud van het plan gaat kijken. “Ik heb sterk de indruk dat het college vooral bezuinigen wil. Doel is de efficiëntste universiteit van Nederland  worden zonder een duidelijke visie op, in dit geval , de functie van de bibliotheek voor het onderwijs en onderzoek. Het bestuur weet nauwelijks wat er echt op de werkvloer gebeurt. Wat dat betreft klopt het wat de ondernemingsraad en de vakbonden zeggen. Het college van bestuur is de regie kwijt en daardoor dreigt het vreselijk mis te gaan met de reorganisatie van de bibliotheek. En er is geen enkele garantie dat het bij de andere diensten beter gaat verlopen.”

Neutelings ontkent dat het bestuur alleen maar wil bezuinigen op de bibliotheek. “Nogmaals. We willen een efficiëntieslag maken, maar een goede ondersteuning van het onderwijs en onderzoek is essentieel. Het plan is onder andere aangehouden door het bestuur om  nog eens goed te kijken wat de impact van de voorstellen is voor de dienstverlening aan studenten en medewerkers. Let wel. In het plan zoals het er lag,  verdwijnen niet alleen 56 banen. Er komen ook nieuwe 24 functies.  Of er bij de uitwerking van het plan voor de bibliotheek meer of minder functies gaan verdwijnen, weet ik niet. Dat komt in het plan van de nieuwe kwartiermaker te staan. Die gaat immers over de inhoud.”

Hardere sanering?

Volgens Koffijberg zou het wel eens een slecht teken kunnen zijn dat Frijns aan de kant is gezet als kwartiermaker. “Blijkbaar staan de bezuinigingsdoelstellingen bij het bestuur voorop. Frijns heeft nog geprobeerd zoveel mogelijk overeind te houden. Wellicht gaat de nieuwe kwartiermaker een nog hardere sanering doorvoeren, terwijl nu al bijna een op de drie banen geschrapt dreigt te worden.”

Wat er nu verder gaat gebeuren is voor Koffijberg onduidelijk. “Het zou goed zijn als in het nieuwe reorganisatieplan de keuzes veel duidelijker worden benoemd. Geef aan hoeveel mensen je minimaal nodig hebt om de dingen te doen die je wilt doen. En als het bestuur daar het geld niet voor over heeft, laat dan zien wat de consequenties zijn. Bijvoorbeeld dat we dan het historisch documentatiecentrum voor het protestantisme opheffen. Dan is helder waar het echt over gaat.”

Verantwoordelijk collegelid Bernadette Langius kon wegens vakantie geen vragen beantwoorden. Vandaar dat Rob Neutelings als woordvoerder optreedt. De directeur van de bibliotheek José Frijns wil later per brief haar visie weergeven.

Foto: Personeel biblotheek demonstreert bij bestuur en ondernemingsraad

Dirk de Hoog
BEELD: Studio Vu Yvonne Compier
hits 4299

{ Lees de 9 reacties }

Het bestuur is blijkbaar vergeten dat het op 16 oktober 2012 een convenant heeft ondertekend met de Ondernemingsraad waarin de financiële doelstelling zou worden losgelaten. Terugkwam excellente ondersteuning van onderwijs en onderzoek. Resultaat was opdeling van de domeinen in drie categoriën. Van categorie, twee, waarin UBVU ligt, was alleen de organisatiestructuur vastgelegd. De rest was volledig onderhandelbaar. Dan kun je de kwartiermaker niet op voorhand aan handen en voeten boeien met de opdracht dit is het doel en daar moet je het mee doen. Het bevreemd zeer dat de enige doelstelling BEZUININGEN is gebleven. Waaruit dat af te leiden valt? Nou, dat bijvoorbeeld dezelfde reductie in het reorganisatieplan te vinden valt als in het negatief beadviseerde definitief besluit van het bestuur dd. 12 juli 2012, nl. 35%. En dat is absoluut niet de afspraak. De OR is de afspraak echter allerminst vergeten.

"We willen een efficiëntieslag maken, maar een goede ondersteuning van het onderwijs en onderzoek is essentieel". De UBVU heeft altijd efficiëntie nagestreefd (en ook bereikt). Het is echter nooit een doel op zich geweest maar een middel om geld vrij te maken voor innovatie en modernisering. Doordat de UBVU altijd bedachtzaam en zorgvuldig met haar middelen is om gegaan, is ze in staat geweest om haar dienstverlening en producten goed af te stemmen op de behoeften van de studenten, docenten en onderzoekers. Onlangs las ik ergens op een forum een interessante uitspraak: "Als je elke dag organiseert hoef je niet te reorganiseren". Deze spreuk is de UBVU op het lijf geschreven. Een organisatie moet steeds weer vooruit kijken en plannen, de klant voorop stellen en zichzelf steeds weer opnieuw uitvinden. En dat is wat de UBVU doet.

Mijnheer Neutelings doelt op het stappenplan reorganisaties als hij zegt dat de gevolgde procedure past in de procedure die is afgesproken met de ondernemingsraad. Dat klopt op zich wel, maar de impactbrieven waren inhoudelijk onvolledig en soms onjuist. Het stappenplan gaat er natuurlijk wel vanuit dat de medewerkers volledig en correct worden geïnformeerd. De handreiking "Wat te doen bij voorlopige ontslagdreiging" die de OR en de vakbonden hebben opgesteld is een goede richtlijn. Wellicht kunnen OR, bonden en College van Bestuur deze handreiking vaststellen als VU-regeling.

Prima journalistiek stuk zoals ik vaker zou willen lezen in Ad Valvas. De falende regie en arrogantie van het bestuur worden feilloos blootgelegd. Zou de Raad van Toezicht nu eindelijk eens aanleiding zien om in te grijpen ?

Er klonken geluiden op in de domeincie als zouden faculteiten hebben gezegd "iedere Euro die naar de UBVU gaat, gaat ten koste van ons."
Mag ik daar even op reageren?
De Reorganisatie is een reorganisatie in de bedrijfsvoering, en betreft alleen de ondersteunende diensten. Dus een euro die naar de UB gaat, gaat niet ten koste van de faculteiten. Het raakt wellicht andere diensten, maar niet de faculteiten.
Wat de faculteiten wel raakt is dat lokale ondersteunende diensten worden gecentraliseerd, maar daar heeft de UB als zodanig niets mee te maken, dat raakt de UB nl. evenzeer.
Ik wilde dat even rechtgezet hebben.

Arjan, De Raad van Toezicht loopt alleen maar aan het handje van het CVB, heb ik gehoord!

Ik ben ervan overtuigd dat we er als CvB er verstandig aan hebben gedaan om op dit moment een pas op de plaats te maken met de reorganisatie van UB VU. De opmerkingen die we van medewerkers van UB VU en andere organisatieonderdelen kregen waren te urgent en te belangrijk om naast ons neer te leggen. Dat uitstel is moeilijk voor de medewerkers en het levert extra onzekerheid op, maar wij zijn ervan overtuigd dat de nieuwe opzet voor UB VU beter kan en beter moet. We staan voor de opgave om goede en toekomstbestendige ondersteuning voor onderwijs en onderzoek te organiseren op een doelmatige manier.

De manier waarop het reorganisatieplan van de UB VU tot stand is gekomen, was een proces waar tijdsdruk op lag, net als bij AMD en UC-IT. Bij die twee diensten is de uitkomst van dat proces naar wens, bij UB VU is dat niet het geval. Dat heeft onder andere te maken met de complexiteit van de organisatie. Het CvB wordt die tijdsdruk verweten, maar daar wil ik bij opmerken dat we vorig jaar al veel vertraging hebben opgelopen door de noodzakelijke en constructieve, maar langdurige overleggen met onder andere de medezeggenschap. We willen het proces zorgvuldig laten verlopen, maar daarbij onze medewerkers niet te lang in onzekerheid houden. De balans tussen die twee elementen is bij de UB VU niet goed bewaard. We hebben daarvan geleerd, het is spijtig dat het zo is gelopen.

In een aantal reacties op de website van Ad Valvas las ik dat medewerkers er ontevreden over zijn dat de financiële overwegingen een rol spelen bij de reorganisatie. Ik wil daar graag een opmerking over maken. Deze reorganisatie is noodzakelijk. Niet omdat het CvB dat wil, niet omdat we de meest efficiënte universiteit van Nederland willen zijn, maar omdat we echt minder kosten in de bedrijfsvoering moeten maken om te kunnen blijven investeren in ons onderwijs en onderzoek. Dat is een gegeven waar we niet omheen kunnen. De VU heeft de bedrijfsvoering te lange tijd minder efficiënt georganiseerd waardoor we onnodig middelen aan onderwijs en onderzoek onttrekken. De reorganisatie is erop gericht die middelen aan O&O te besteden en tegelijkertijd een goede en doelmatige bedrijfsvoering te organiseren ter ondersteuning van O&O.

We hebben daarbij als stelregel afgesproken dat bij de reorganisatie van de diensten die financiële argumenten niet het uitgangspunt vormen, maar dat de inhoud leidend is. Diensten moeten bezuinigen en reorganiseren. De manier waarop ze dat doen, wordt dus ingegeven door de manier waarop zij onderwijs en onderzoek ondersteunen.

Het vinden van een nieuwe kwartiermaker voor de UB VU heeft op dit moment onze hoogste prioriteit, hij of zij moet zo snel mogelijk aan de slag gaan om de onzekerheid die onder de medewerkers heerst, niet onnodig langer te laten duren. In goed overleg is geconcludeerd dat het - gezien de herziene opgave - beter is dat de aanpassing van het reorganisatie- en personeelsplan en de uitvoering van de reorganisatie door een nieuwe kwartiermaker/directeur ter hand wordt genomen. Naar aanleiding van het uitstellen van het voorgenomen besluit en de onrust, hebben we met de directeur gesproken over het traject voor de UB VU tot nu toe. In dit gesprek is vastgesteld dat onze inzichten over een reorganisatieplan voor de UB teveel uiteen liepen. Ik heb veel waardering voor wat José Frijns heeft betekend voor UB VU. Zij heeft in de afgelopen jaren veel tot stand gebracht. Ik vind het vervelend en voor met name José heel onplezierig dat de gebeurtenissen van de afgelopen weken hebben geleid tot negatieve aandacht in enkele media. Dat is wat mij betreft volkomen onterecht.

Rector Bouter: "Deze reorganisatie is noodzakelijk. Niet omdat het CvB dat wil, niet omdat we de meest efficiënte universiteit van Nederland willen zijn....." He? Heb ik toch steeds gedacht dat deze grote reorganisatie op poten was gezet onder verantwoordelijkheid van het CvB. Blijkbaar toch niet het geval. Is de Reorganisatie dan misschien opgezet omdat de Nederlandse Bond van Huisvrouwen dat graag wilde? In dat geval moet het CvB wel iets
aan de PR doen, want iedereen die ik binnen onze VU spreek denkt nog steeds dat het CvB de reorganisatie wel graag wil.

Geachte mijnheer Bouter, hartelijk dank voor uw persoonlijke reactie. Ik wil graag reageren op uw punt dat de VU voor de opgave staat om goede en toekomstbestendige ondersteuning voor onderwijs en onderzoek te organiseren op een doelmatige manier. In mijn eerste reactie hierboven heb ik proberen aan te geven dat de UBVU al jarenlang inzet op efficiëntie en zich daardoor heeft kunnen ontwikkelen tot een moderne bibliotheek die onderwijs en onderzoek goed ondersteunt. Daarom noemt de UBVU zichzelf ook Partner in kennis. Dhr. Neutelings heeft tijdens de voorlichtingsbijeenkomst bevestigd dat bij de UBVU de bedrijfsprocessen goed zijn aangepast aan de groei van de VU. Als voorbeeld geef ik u de investering in RFID, de techniek die het mogelijk maakt dat klanten zelf hun boeken uitlenen. Doordat klanten uitleentaken van bibliotheekpersoneel overnamen kon de UBVU structureel bezuinigen op formatie. De UBVU was de 1e universiteitsbibliotheek in Nederland die RFID gebruikte, inmiddels zijn de meeste universiteitsbibliotheken op RFID overgestapt. Deze investering paste bij de wensen van de klant en leverde een bedrijfseconomisch voordeel op. Een verstandige en toekomstgerichte beslissing van de UBVU. Helaas verwacht ik dat de beoogde bezuiniging voor de UBVU van 35% de kwaliteit van de dienstverlening zal aantasten. In het reorganisatieplan staat nu nog opgetekend dat nieuwe dienstverlening niet meer vanzelfsprekend is "omdat er geen enkele rek meer in de formatie zit". Dit baart mij zorgen. Een universiteitsbibliotheek die niet meer de middelen en formatie heeft om te vernieuwen en mee te ontwikkelen met de universitaire gemeenschap raakt de aansluiting met de studenten, docenten en onderzoekers kwijt. De universiteitsbibliotheek kan hen dan niet langer bieden wat zij nodig hebben.

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties