Het plan voor de reorganisatie voor de bibliotheek (UBVU) is met ruzie tot stand gekomen, blijkt uit een rondvraag onder betrokkenen. Niet vreemd dus dat er geen draagvlak voor het plan bestaat en het bestuur de directeur/kwartiermaker de laan uit stuurt. Het personeel vreest dat er mogelijk nog meer bezuinigd gaat worden.
Het plan voor de reorganisatie van de bibliotheek had in deze vorm beter niet aan het personeel voorgelegd kunnen worden, vinden verschillende betrokkenen achteraf. Al bij de totstandkoming ervan waren de ruzies namelijk zo hoog opgelopen dat niemand meer echt geloofde in het plan dat UBVU-directeur José Frijns moest opstellen van het college van bestuur.
“Ik weet zeker dat het plan nog niet rijp was, maar het bestuur heeft zichzelf vastgebonden aan het eigen tempo,” zegt Wybren Verstegen. Hij is lid van de ondernemingsraad en voorzitter van de zogeheten domeincommissie die de UBVU-reorganisatie begeleidde.
Verbijstering
Toen Frijns 14 januari het plan bekendmaakte aan het personeel en meedeelde dat mogelijk 56 van de 168 bibliotheek medewerkers boventallig worden, stak er een storm van protest op. Maar toen het college van bestuur vervolgens op 6 februari liet weten dat het plan voorlopig ‘on hold’ wordt gezet, was de verbijstering ook groot. ‘Het is verschrikkelijk misgegaan bij de reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek’, schrijven de ondernemingsraad en de vakbonden dan ook in een persbericht op 8 februari.
Flinke vinger in de pap
Het UBVU-personeel is niet zonder meer blij met het cvb-besluit de reorganisatie uit te stellen. “Wat er precies is gebeurd, blijft een raadsel voor ons, ” reageert Peter Koffijberg. Hij is voorzitter van de onderdeelcommissie bij de bibliotheek en heeft het maken van de voorstellen voor de reorganisatie van nabij meegemaakt. “Op de achtergrond had het reorganisatieteam van het bestuur een flinke vinger in de pap bij het opstellen van dat plan, was onze indruk. Dus dat het college het nu loslaat en bovendien de kwartiermaker José Frijns wegstuurt, is onverwacht.”
Scherper geformuleerd
Zo heel onverwacht is dat volgens Neutelings, programma-manager bedrijfsvoering, ook weer niet. Er kwamen tenslotte veel reacties op het reorganisatievoorstel. “Bij het personeel van de UBVU, maar ook bij andere onderdelen van de universiteit, bijvoorbeeld de directeuren van de faculteiten, bleken veel vragen te leven of het plan in de praktijk ook zo werkt als het is bedoeld. Dus er moet nog scherper worden geformuleerd welke dienstverlening van de bibliotheek wordt verwacht en welke medewerkers daarvoor nodig zijn”, aldus Neutelings die nog wil verduidelijken wat nu de status van het voorstel is. “Het plan is niet zozeer ingetrokken, maar er is nog geen besluit over genomen door het bestuur. Deels zal het oude plan preciezer worden uitgewerkt en deels aangevuld met nieuwe elementen.”
Wie als buitenstaander het plan Reorganisatie van het kwartier UBVU/learning & Library Centre leest, constateer dat het een nogal summiere schets van de toekomst geeft. In de elf pagina’s staat bijvoorbeeld dat ‘de huidige reorganisatie zal verder voortbouwen op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren’ en ‘de diverse onderdelen zullen geïntegreerd worden, waardoor de dienstverlening voor de gebruiker inzichtelijker wordt.’ Waarom er 56 mensen boventallig worden verklaard en bijvoorbeeld geen 46 of 66, staat niet echt duidelijk in het plan.
Dartbord
“Het lijkt wel of ze met pijltjes op een dartbord hebben gegooid om te bepalen wie er weg moeten”, verzucht een UBVU-medewerker in de wandelgangen. Veel mensen willen niet met naam genoemd worden nu hun banen op de tocht staan.
Maar zo is het natuurlijk niet gegaan, benadrukt Verstegen. “Directeur Frijns heeft regelmatig met ons over de plannen gesproken. We hadden de indruk dat zij echt een zo goed mogelijk plan voor de bibliotheek wilde maken. Dus een plan waarbij de inhoud voorop stond. Maar dat zij door het reorganisatieteam telkens is teruggefloten. Het plan dat zij uiteindelijk indiende, was geen plan waar zij zelf achter stond. Maar ze kreeg niet meer ruimte van het bestuur. Ze moest zich aan de bezuinigingsdoelstelling houden.”
Rollebollend over straat
Die visie onderschrijven ondernemingsraad en vakbonden in het persbericht. ‘De universiteitsbibliotheek had te maken met een groot spanningsveld tussen enerzijds de ambitie om onderwijs en onderzoek excellent te ondersteunen en anderzijds te voldoen aan de financiële eisen die het College van Bestuur aan de reorganisatie stelde. Door gebrekkige regie vanuit het College van Bestuur is dit spanningsveld uiteindelijk uitgelopen op een conflict’
Verstegen verwoordt het plastischer. “Achter de schermen gingen de betrokkenen rollebollend over straat. Frijns is door het reorganisatieteam gedwongen dingen te doen die ze eigenlijk niet wilde. En dan krijgt ze ook nog de boosheid van haar eigen personeel over zich heen. Vreemd dat het bestuur haar toch laat vallen in deze fase want ze deed wat haar was opgedragen.”
Ook Neutelings denkt achteraf dat het plan in deze vorm beter nog niet gepresenteerd had moeten worden. “Ik betreur hoe het gegaan is bij de UBVU, met name de extra onrust die het voor medewerkers oplevert.” Maar Neutelings voegt er aan toe dat de gevolgde procedure past in de procedure die is afgesproken met de ondernemingsraad. “Idee is dat het college van bestuur pas een besluit neemt over een plan als de input van medewerkers bekend is. De casus UBVU laat zien welke nadelen deze procedure heeft. We hebben inmiddels ingevoerd dat er een check door onder meer het reorganisatieteam en de Vergadering Bedrijfsvoering plaatsvindt alvorens medewerkers worden geïnformeerd. Dat is geen garantie dat een ontwikkeling als bij de UBVU niet meer voorkomt, maar de kans wordt wel aanzienlijk verkleind.”
Volgens Neutelings had het bestuur niet eerder kunnen ingrijpen omdat het reorganisatieteam niet over de inhoud van het voorstel gaat. “Over bepaalde aspecten heeft het reorganisatieteam natuurlijk gesproken. Welke elementen moeten er in staan? Wat is eerder aan de orde gekomen in het medezeggenschapstraject? Welke besluitvormingsroute wordt gevolgd? Hoe wordt het personeel geïnformeerd? Dan gaat het vooral om procedurele en randvoorwaardelijke zaken. Niet over de inhoud. De werkwijze bij de UBVU was niet anders dan bij andere twee diensten die nu worden gereorganiseerd”.
Vooral bezuinigen
Verstegen vraagt zich af of het bestuur werkelijk opnieuw naar de inhoud van het plan gaat kijken. “Ik heb sterk de indruk dat het college vooral bezuinigen wil. Doel is de efficiëntste universiteit van Nederland worden zonder een duidelijke visie op, in dit geval , de functie van de bibliotheek voor het onderwijs en onderzoek. Het bestuur weet nauwelijks wat er echt op de werkvloer gebeurt. Wat dat betreft klopt het wat de ondernemingsraad en de vakbonden zeggen. Het college van bestuur is de regie kwijt en daardoor dreigt het vreselijk mis te gaan met de reorganisatie van de bibliotheek. En er is geen enkele garantie dat het bij de andere diensten beter gaat verlopen.”
Neutelings ontkent dat het bestuur alleen maar wil bezuinigen op de bibliotheek. “Nogmaals. We willen een efficiëntieslag maken, maar een goede ondersteuning van het onderwijs en onderzoek is essentieel. Het plan is onder andere aangehouden door het bestuur om nog eens goed te kijken wat de impact van de voorstellen is voor de dienstverlening aan studenten en medewerkers. Let wel. In het plan zoals het er lag, verdwijnen niet alleen 56 banen. Er komen ook nieuwe 24 functies. Of er bij de uitwerking van het plan voor de bibliotheek meer of minder functies gaan verdwijnen, weet ik niet. Dat komt in het plan van de nieuwe kwartiermaker te staan. Die gaat immers over de inhoud.”
Hardere sanering?
Volgens Koffijberg zou het wel eens een slecht teken kunnen zijn dat Frijns aan de kant is gezet als kwartiermaker. “Blijkbaar staan de bezuinigingsdoelstellingen bij het bestuur voorop. Frijns heeft nog geprobeerd zoveel mogelijk overeind te houden. Wellicht gaat de nieuwe kwartiermaker een nog hardere sanering doorvoeren, terwijl nu al bijna een op de drie banen geschrapt dreigt te worden.”
Wat er nu verder gaat gebeuren is voor Koffijberg onduidelijk. “Het zou goed zijn als in het nieuwe reorganisatieplan de keuzes veel duidelijker worden benoemd. Geef aan hoeveel mensen je minimaal nodig hebt om de dingen te doen die je wilt doen. En als het bestuur daar het geld niet voor over heeft, laat dan zien wat de consequenties zijn. Bijvoorbeeld dat we dan het historisch documentatiecentrum voor het protestantisme opheffen. Dan is helder waar het echt over gaat.”
Verantwoordelijk collegelid Bernadette Langius kon wegens vakantie geen vragen beantwoorden. Vandaar dat Rob Neutelings als woordvoerder optreedt. De directeur van de bibliotheek José Frijns wil later per brief haar visie weergeven.
Foto: Personeel biblotheek demonstreert bij bestuur en ondernemingsraad