Een paar weken geleden is Rik van Keeken, teamleider gebruikersondersteuning van de IT-dienst, weer op de VU-campus komen werken. “Het was goed om mijn collega’s weer te zien, maar ook vreemd. We kennen elkaar goed, wilden elkaar een knuffel geven, maar dat kan niet. Dat is heel erg jammer.”
Scrum master Francis Meester (ultrakorte functiebeschrijving: coachen en faciliteren van haar IT-collega’s), werkt nog steeds thuis. “Dan realiseer je je hoe belangrijk het is om op je werkplek te zijn”, vertelt ze. “Hoeveel informatie je krijgt door gewoon met elkaar in een ruimte te zijn. Je hoort zoveel, komt zoveel te weten alleen al tijdens het loopje naar de koffieautomaat. Je loopt ook snel even bij een collega binnen om iets te vragen of kort te overleggen. Nu moet je van tevoren een Skype-vergadering plannen en mis je tijdens het gesprek allerlei kleine non-verbale communicatie die heel belangrijk is bij een gesprek.”
‘Het thuiswerken biedt me de kans om me inhoudelijk op een paar dossiers te storten die steeds maar bleven liggen’
Jasper Dekkers, service delivery manager digitale werkplekomgeving, ziet ook voordelen van het thuiswerken. Hij woont in Ede en bespaart dus twee uur reistijd om op zijn werk te komen. Bovendien wordt hij, als hij op de campus is, voortdurend van zijn werk gehaald door mensen die hem even wat komen vragen. “Wat dat betreft heb ik het dus relatief rustiger op mijn thuiswerkplek. Het biedt me de kans om me inhoudelijk op een paar dossiers te storten die steeds maar bleven liggen.” Hij weet van een paar collega’s die geen gezin hebben, zoals hijzelf, en die zich thuis geïsoleerd voelen. “Die missen de campus heel erg.”
Kinderen
Afdelingshoofd Infrastructuur Giovanni Paulesu mist de “dynamiek van de campus” en het “fysieke contact met zijn collega’s”, maar echt toegevoegde waarde heeft zijn aanwezigheid aan de VU niet voor zijn werk, meent hij. “Af en toe bel ik collega’s voor een informeel praatje en tijdens de dagelijkse vergaderingen vraag ik iedereen hoe het persoonlijk met ze gaat, of het lukt met de kinderen en dat soort dingen. We zijn ook bezig met het plannen van een virtuele borrel.”
Ook Jan-Willem Vermeulen, de interim-directeur van de IT-dienst, gaat het thuiswerken prima af. Hij begon in februari aan de VU, om in te vallen voor Bob van Graft die een nieuwe baan kreeg bij het CBR. “Ik was zes weken aan het werk voordat de coronatijd begon, dus ik heb met alle collega’s op de IT persoonlijk kennis kunnen maken en me ook goed kunnen inwerken.”
Hectisch
Het zijn IT’ers, dus online werken is hun tweede aard. “Sommige VU-medewerkers moeten met hun laptop aan de keukentafel werken, maar ik had thuis al een digitale werkplek met twee beeldschermen en een extra toetsenbord ingericht”, vertelt Paulesu. Vanuit hun huizen hebben ze de rest van de VU klaargemaakt voor het thuiswerken: laptops en schermen geleverd aan wie thuis geen eigen computer had of niet op zijn privécomputer wilde werken, een enorme logistieke operatie; licenties geregeld zodat essentiële software ook buiten de campus mag worden gebruikt, allerlei extra beveiligingsmaatregelen genomen, gezorgd dat de medewerkers hun benodigde updates thuis kunnen ophalen. “Het was erg hectisch in het begin, waarin we veel lange dagen hebben gemaakt”, aldus Paulesu.
De telefoons van de helpdeskmedewerkers stonden steeds roodgloeiend. “Elke dag van de week hadden we de hele dag lang wat we in normale tijden de maandagochtendpiek noemen”, aldus Dekkers, “en het waren behoorlijk complexe problemen die medewerkers hadden. Vaak ook op hun privécomputer, wat normaliter onze aangelegenheid niet is, maar wij begrijpen ook wel dat iedereen onder enorme druk staat om online onderwijs te verzorgen, dus dat hebben we er gewoon ook bij gedaan.”
‘Opeens was er van alles mogelijk waar eerst altijd lange vergaderingen over moesten worden gehouden’
Het spande er even om of het VU-netwerk al die duizenden zoomende, skypende, en mailende thuiswerkers tegelijk wel aan zou kunnen en er moesten allerlei oplossingen worden bedacht om te zorgen dat allerlei bedrijfsprocessen ononderbroken konden worden voortgezet. De uitbetaling van de salarissen, bijvoorbeeld, die normaliter vanaf de campus wordt gedaan. “Omdat er in het hele land opeens een enorme vraag was naar hardware, kregen we de eerste weken niet genoeg laptops geleverd”, aldus Van Keeken. “Toen hebben we de computers van de studentenwerkplekken weggehaald en gebruiksklaar gemaakt voor thuis, omdat die, vanwege de anderhalvemetersamenleving straks, toch in aantal moeten worden verminderd. En zo hebben we het ene gat met het andere gevuld.”
De lockdown heeft volgens Paulesu wel de digitalisering van de VU-campus en de optimalisering van de bedrijfsvoering in een stroomversnelling gebracht. “Daar werkten we al hard aan voordat de coronacrisis uitbrak, want het was sowieso de bedoeling dat straks iedereen zijn werk off-campus zou kunnen doen, al zit hij op een terrasje.” “We hebben veel meer slagkracht gekregen”, vertelt Dekkers. “Opeens was er van alles mogelijk waar eerst altijd lange vergaderingen over moesten worden gehouden.”
Oververmoeidheid
Ze praten allemaal met een zeker ontwapenend enthousiasme over hun werk, de IT’ers. Maar terwijl ze de hele dag bezig zijn ervoor te zorgen dat andere VU-medewerkers zonder al te veel kopzorgen aan het werk kunnen, vraagt het thuiswerken van henzelf ook soms meer improvisatietalent en uithoudingsvermogen dan je misschien van gewone stervelingen mag verwachten. “Ik heb jonge kinderen thuis, dat vergt nogal wat”, zegt Meester. “Je moet verschillende ballen tegelijk in de lucht houden.” Daar is ze in de loop der weken wel wat relaxter in geworden. “Als mijn vijfjarige dochter in het begin tijdens een Zoom-vergadering luidkeels kwam klagen dat haar broertje haar banaan had afgepakt, vond ik dat heel gênant, maar nu ben ik daar wat losser in. Het is onvermijdelijk dat werk en privéleven in elkaar beginnen over te lopen als je thuiswerkt.”
“Vooral in het begin kregen collega’s wel last van oververmoeidheid”, zegt Dekkers. “Op een gegeven moment hebben we gezegd: We zijn een marathon aan het lopen, maar we moeten dit wel kunnen volhouden op de lange termijn. We hebben een pool van studenten die we hebben ingewerkt om bij te springen en de druk wat te verlichten.” Hij houdt zelf zijn werk strikt gescheiden van zijn gezinsleven. “Ik heb een eigen werkkamer en na een dag werken trek ik de deur achter me dicht en blijft het werk daar.”
‘Ik zie de hele dag grappige plaatjes langskomen, er wordt onderling veel gedold’
“Vanuit het college van bestuur werd er steeds op aangedrongen dat we niet de hele dag aan één stuk door moesten werken”, zegt Paulesu. “Dat we op onszelf moesten letten. Als IT-ers werken we vaak tot ‘s avonds laat en in de weekenden. Ik zeg tegen mijn collega’s dat ze af en toe pauze nemen, en bijvoorbeeld naar buiten moeten gaan. Je kunt het niet verplichten, iedereen moet dat zelf in de gaten houden. Je zou een wat grotere flexibele schil van freelance medewerkers willen, waar je in tijden van drukte een beroep op kunt doen.”
MTV Cribs
De dienst heeft verschillende teams: van software- en hardwaremedewerkers tot databeheerders, beveiligers en helpdeskmedewerkers. Allemaal hebben ze hun eigen dingetjes om de teamspirit erin te houden. “De servicedesk heeft een virtuele vrijdagmiddagborrel en sommige teams hebben lunchmeetings via Zoom en informele Whatsapp-groepen”, aldus Dekkers. “Ik zie de hele dag grappige plaatjes langskomen, er wordt onderling veel gedold, het geeft wat ontspanning en plezier.” Na het interview stuurt hij een foto van de paaschocolaatjes die alle IT-medewerkers hebben gekregen, met een brief waarin interim-directeur Vermeulen iedereen bedankt voor de inzet. “Dat was een mooi gebaar”, aldus Dekkers.
“Ken je MTV Cribs?” vraagt Meester. Net als in dat televisieprogramma hebben zij en haar collega’s elkaar via de camera door hun huis geleid. “Toen leerde ik een aantal collega’s wel op een heel andere manier kennen”, zegt ze. “Iemand had bijvoorbeeld een zelfgemaakt kunstwerk dat ik heel bijzonder vond, je ziet voor het eerst de partner of kinderen van een collega. Hoe iemands thuis eruit ziet en welke sfeer er hangt, dat zijn allemaal stukjes die je weer meer informatie geven over met wie je werkt en die een completer beeld geven van je collega’s.”
Nieuwe normaal
Terwijl Nederland zich opmaakt voor het ‘nieuwe normaal’, start ook, stapje voor stapje, het academische leven op de VU-campus weer op. Dat betekent dat veel IT-medewerkers weer ter plekke moeten zijn. “Na iedere persconferentie van Rutte is er weer wat versoepeling en krijgen we er weer wat taken bij”, aldus Dekkers. “De tandheelkundige opleiding ACTA gaat weer open, dus moet daar het aantal IT’ers worden verdubbeld. Daar komen dan ook weer nieuwe voorzorgsmaatregelen en voorschriften bij, want als er bijvoorbeeld een röntgenapparaat weigert, zijn er al een arts en een patiënt samen in één ruimte, daar mag dan in principe niet ook een collega van ons bij.”
Ook zijn er inmiddels driehonderd studieplekken voor studenten die niet thuis kunnen studeren gerealiseerd, en een aantal werkplekken voor werknemers die omhoog zitten, bijvoorbeeld vanwege verhuizende of klussende buren. Wie met zijn haperende laptop naar een van de servicedesks gaat, treft daar een IT-medewerker achter plexiglas aan, met kabels ervoor waar hij zijn laptop zelf aan kan aansluiten. “We zijn hier nu met een man of vijftien”, vertelt Van Keeken, allemaal zo ver mogelijk van elkaar vandaan, op verschillende plekken op de campus. Het is belangrijk dat ze op de campus zijn, want als er bij de acute zorg van ACTA iets misgaat, kunnen ze daar niet drie uur wachten op een IT-medewerker.”
De campus raakt weer steeds voller en Van Keeken vindt dat “best spannend”. “We hebben een kwetsbaar beroep, want we lopen overal in en uit en kunnen makkelijk iets oplopen.” Goede voorzorgsmaatregelen en bescherming zijn daarom cruciaal. “De stemming moet goed zijn, maar het mag niet te gezellig worden, waardoor er misschien te nonchalant met de voorschriften wordt omgesprongen.” Tegelijk ziet Van Keeken een grote saamhorigheid onder de medewerkers op de campus. “Mensen staan echt klaar voor elkaar.” AV
___________________________________________
‘Het zijn de kleine gestes die nu enorm belangrijk zijn’
Interim IT-directeur Jan-Willem Vermeulen was nog geen twee maanden in dienst van de VU toen de coronalockdown inging. “Ik ben zelfstandig ondernemer, en het gewend om thuis te werken. Ik heb daarvoor een goede werkplek, met een ergonomisch verantwoorde stoel en de juiste voorzieningen, dus dat gaat wel goed. De werkdruk is groot, maar al die hectiek geeft ook veel energie, moet ik zeggen. Dat de IT het hoge tempo van alle veranderingen de afgelopen tijd zo goed bij heeft kunnen houden, is enorm bevredigend.”
‘Met Pasen hebben we iedereen een doosje chocolaatjes gestuurd’
Er zijn collega’s die het minder goed afgaat. “Ze moeten schipperen met de ruimte in huis, hebben jonge kinderen, vinden het lastig hun tijd goed in te delen, het is erg balanceren. Ik probeer ze zo goed mogelijk bij te staan. De sfeer proberen we er een beetje in te houden met een regelmatige nieuwsbrief en met Pasen hebben we iedereen een doosje chocolaatjes gestuurd. Het zijn van die kleine gestes die in deze tijd belangrijk zijn.”
Een buitenstaander voelt hij zich niet, al heeft hij maar een week of zeven fysiek tussen zijn collega’s verkeerd. “Als interimmer ben ik dat gewend. Ik denk dat er wel een goede band is ontstaan. Maar veel mensen bij andere afdelingen en diensten aan de VU ken ik alleen van de Skype-vergaderingen, het is jammer dat ik die niet eerst persoonlijk heb kunnen ontmoeten, ze in de ogen heb kunnen kijken en een kop koffie met ze heb kunnen drinken. Nu ken ik ze alleen van de videovergaderingen en dat is toch niet hetzelfde.”