Popup-Niks-missen-2.png

NIEUWS

VU 16 juli 2021

Veel frustratie over nieuw systeemlandschap van de VU

Het regent klachten over het nieuwe systeemlandschap van de VU, sinds dat twee weken geleden live ging. Allerlei functies doen het niet, teksten zijn onbegrijpelijk en wie de servicedesk belde, kreeg niemand aan de lijn wegens drukte.

Medewerkers kregen vorige week een mail waarin wel negen dingen werden genoemd die niet naar behoren werken. Zo was het tot voor kort niet mogelijk om verlof op te vragen en leidinggevenden kunnen onder andere geen personeelsdossiers inzien, geen declaraties indienen, facturen goedkeuren of posities aanmaken.

Bovendien is er binnen sommige functies – als ze al werken – nauwelijks te navigeren door de vage bewoordingen die gebruikt worden. Verlof wordt opgevraagd met de term ‘Maken Medewerkerstijd’ en bij het goedkeuren van een factuur moeten gebruikers het doen met een haast onleesbare code die, wanneer je erop klikt, leidt naar een pagina met een terugkerende foutmelding.

Gebruikerservaring

Cvb-lid Marcel Nollen beaamt dat de het nieuwe systeem nog niet zo soepel werkt als gehoopt. “Elke overstap naar een nieuw systeem gaat gepaard met kinderziektes, maar in dit geval is er meer aan de hand. Daar balen we enorm van. We zijn met man en macht bezig om te kijken wat we kunnen repareren. Er is veel frustratie, vooral bij de eindgebruikers.”

Het roept de vraag op of er wel gebruikers hebben meegekeken bij het ontwerp van het nieuwe systeemlandschap. “We hebben alles uitvoerig getest. Er is veel energie gestoken in de techniek en daar is de eindgebruiker onvoldoende in meegenomen. Dat is een belangrijke les die we meenemen en waar we nu extra capaciteit op inzetten om dit zo snel mogelijk te repareren”, zegt Nollen.

Servicedesk opgeschaald

VU-medewerkers reageerden op Twitter gefrustreerd op de warrige nieuwe werkomgeving. Hadden zij niet beter ingelicht moeten worden over de problemen waar het systeem tegenaan liep? Nollen: “Communiceren kan in principe altijd beter, maar we hebben geprobeerd daar veel aan te doen. Er staat een lijst met issues op Vuweb, we hebben de servicedesk opgeschaald en ik heb een brief gestuurd naar leidinggevenden met het verzoek de medewerkers verder te informeren. Je kunt de hele organisatie platmailen, maar dan ben je mensen aan het spammen die er niks mee te maken hebben.”

Volgens Nollen vinden de problemen namelijk vooral plaats op het gebied van HRM. De overstap bij Financiën en identity & access management verloopt naar behoren.

Flinke rekening

Het nieuwe systeem, MARS/ERP, vervangt het SAP dat vanaf 2025 niet meer ondersteund wordt. Het zou eigenlijk in januari al live gaan, maar dat werd twee keer uitgesteld. “Op het gebied van cybersecurity had het systeem eerder live kunnen gaan, maar we hadden nog niet het vertrouwen dat het aan de kant van HRM goed zou gaan. Op 1 juli was er voldoende vertrouwen. We hadden daarbij ingecalculeerd dat er zich nog een aantal issues zouden voordoen, maar dat aantal is groter dan we hadden verwacht”, zegt Nollen. Dat uitstel heeft ervoor gezorgd dat het project bijna 1 miljoen duurder werd dan de 4,5 miljoen die ervoor was uitgetrokken.

Een flinke rekening, maar volgens Nollen past dat nog wel in het kostenplaatje: “Ik vind de rekening acceptabel. We hebben geld begroot voor nazorg. Het gaat om kwaliteit boven kwantiteit.”

Inmiddels zijn de verschillende servicedesks opgeschaald (in een week tijd maakten zij 1400 tickets aan waarvan er 1100 inmiddels zijn afgehandeld) en er zijn inlogsessies waar medewerkers kunnen overleggen wat er wel en niet werkt en waar ruimte is voor verbetering.

Moedig voorwaarts

Nollen verwacht dat de grootste problemen binnen een paar weken opgelost zijn. Ergens in de tweede helft van het najaar wordt de overstap naar het nieuwe systeem geëvalueerd.

Al met al ziet Nollen de overstap vooralsnog als een positieve ontwikkeling. “Uiteindelijk is het een fantastisch systeem waarvan de kern qua architectuur goed zit. Het biedt de mogelijkheid om te werken vanuit de cloud, makkelijker rapportages te maken en het is toekomstbestendig – er is ruimte om te bewegen op het gebied van kunstmatige intelligentie. We moeten nu gewoon moed houden en hard aan de slag gaan om de problemen op te lossen en de frustraties weg te nemen bij de gebruikers."

Emma Sprangers
BEELD: Andy Blackledge via Flickr

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties.

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.