_van_Gogh.jpg)
De ondernemingsraad beraamt zich momenteel op haar advies over een ingewikkeld plan. De VU wil namelijk de post centraal laten openen en digitaliseren. Dat kan gevolgen hebben voor de privacy.
Elke brief wordt als het aan de VU ligt straks bij binnenkomst geopend en gescand in een centrale postkamer en per e-mail rondgestuurd aan de betreffende medewerker. Dat moet een einde maken aan de totale versnippering van archieven en dossiers op de VU. Er komt wel een lijst van functies, afdelingen en organen van wie de post ongeopend doorgestuurd moet worden, zoals vertrouwenspersonen, de ondernemingsraad en de personeelsdienst. Maar bij niet alle brieven valt aan de buitenkant te zien dat de inhoud vertrouwelijk is.
De faculteit Rechtsgeleerdheid en de School of Business & Economics hebben daarom bezwaren geuit tegen het plan. Met name wetenschappers vinden het een schending van de privacy als post door een medewerker van de postkamer wordt geopend en gescand. De ethische toetsingscommissie van de juridische faculteit stelde voor dat alle post met een naam van een medewerker erop moet worden behandeld als vertrouwelijk.
Geheimhoudingsverklaring
De VU gaat daar niet in mee in haar plan, dat als instemmingsverzoek naar de ondernemingsraad is gestuurd. Er zijn genoeg garanties ingebouwd, stelt de universiteit daarin. Postkamermedewerkers moeten onder andere een geheimhoudingsverklaring tekenen, de software is goed beveiligd en ook de postkamer zelf kun je niet zomaar in. Bovendien zal de kans dat het misgaat afnemen, zei programmaleider van Digidoc Petra Links tijdens de overlegvergadering van de ondernemingsraad met het college van bestuur afgelopen week. Want iedereen zal zich steeds meer bewust worden, ook door communicatie vanuit de VU, dat er ‘vertrouwelijk’ op een brief moet staan om die ongeopend doorgestuurd te krijgen.
Overigens is het briefgeheim vooral bedoeld voor de postbode en eindigt het op het moment dat post op de universiteit aankomt, als de VU tenminste ook in de adresregel staat. Post openen van medewerkers mag dan gewoon en veel gemeentes en andere overheidsinstellingen werken er al mee. Aan de Technische Universiteit Eindhoven zijn sinds januari een aantal diensten en faculteiten over naar een centrale digitale postverwerking, zonder eerst instemming te vragen aan de medezeggenschap. Dan pakt de VU het toch netter aan.
Andere oplossing
De ethische commissie van de rechtsfaculteit laat weten dat ze eerst zou willen horen hoe het systeem precies wordt uitgewerkt, alvorens een finaal oordeel te vellen. Het plan is dan ook om dit najaar te starten met de diensten, waarschijnlijk Bestuurszaken, en het systeem te evalueren voordat volgende diensten en faculteiten overgaan. De faculteit Rechtsgeleerdheid staat als laatste op de planning, tegen de zomer van 2020.
Op de Technische Universiteit Delft speelde de digitalisering van de post tien jaar geleden al. Daar was het plan om centraal de post te openen en te scannen al snel van de baan, in ieder geval gedeeltelijk. “De faculteiten wilden geen centraal postbusnummer”, zegt de Delftse documentmanager Esther Maes. “Ze waren bang dat er post zou kwijtraken en centraal openen mocht al helemaal niet. Ze dachten ook dat het te lang zou duren, dat post die dringend is of spoed heeft een dag langer blijft liggen. Dus het ging niet door.” De TU Delft verzon een andere oplossing. De secretariaten van de diensten en faculteiten werden verantwoordelijk voor het scannen, registeren en digitaal archiveren van de eigen post.
De ondernemingsraad van de VU maakt waarschijnlijk maandag haar definitieve advies bekend.