Bij het raam begint iemand een stapel papier te tellen. Het geluid ratelt ritmisch door de ruimte waar verder iedereen stil zit te werken. Aan het werk in het Metropolitan zijn de ‘mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’, die de VU heeft ingehuurd om te helpen het archief op te schonen.
De een verwijdert plastic hoesjes, de ander vouwt A3-papieren dubbel, weer een ander doet stapels archiefpapier in speciale omslagen en verzegelt ze met een lint eromheen. Middenin de zaal staan rijen bruine archiefdozen met gele post-its en cijfers erop. Er is net een nieuwe lading neergezet.
De VU kan alle hulp gebruiken voor het archiefproject. Tot nu toe is er bijna vijf kilometer aan papieren archiefmateriaal gevonden op meer dan zestig locaties. En daar moet de VU wat mee. Het Metropolitan moet leeg, want de huur is opgezegd, het W&N-gebouw moet leeg, want dat gaat tegen de vlakte. En de nieuwe privacywet en archiefwet en -regelgeving zijn ook redenen om de achterstanden aan te pakken.
Erfgoed
“Van die vijf kilometer archief moeten we bepalen wie de verantwoordelijken zijn en wat de waarde ervan is”, zegt Mirjam Brouwer, recordmanager van de afdeling Documentmanagement en Archief van de dienst Bestuurszaken. “Daarna zijn er drie opties: vernietigen, permanent bewaren of tijdelijk bewaren.”
DigiDoc
Het archiefproject is onderdeel van het programma DigiDoc, dat het document- en archiefbeheer van de VU moderniseert. Het programma loopt tot 2023. Het opschonen van het papieren archief duurt tot het einde van het jaar.
De verwachting is dat ongeveer een derde van het hele archief direct of op termijn de papierbak in kan omdat de bewaartermijn verstreken is. Dat zijn bijvoorbeeld oude boekhoudkundige stukken en dossiers van personeel dat uit dienst is en studenten die zijn afgestudeerd. Alleen materiaal dat beschouwd kan worden als erfgoed krijgt het label ‘permanent bewaren’.
Perkament
“We hebben bijvoorbeeld de oorspronkelijke akten van de panden van de VU op de Herengracht in het archief”, zegt programmaleider DigiDoc Petra Links. “Die gaan terug tot de 17de eeuw omdat toen de VU de panden kocht het de gewoonte was dat de nieuwe eigenaar alle voorgaande transportakten van dat pand kreeg. De eerste akten staan op perkament, daarna op lompenpapier. Dat is echt fantastisch voor mensen die onderzoek doen naar hun familiegeschiedenis of naar huizen.”
Ook het hele oprichtingsarchief van de VU is erfgoed. Maar ook nieuwere papieren komen in aanmerking. Brouwer: “We kwamen in materiaal van de School of Business and Economics de oprichtingsakte van het Limperg Instituut tegen uit 1978 en collegedictaten van Limperg zelf van vlak na de oorlog. Dat is ontzettend waardevol voor mensen die geïnteresseerd zijn in de ontwikkeling van accountancy.”
Zuurvrije dozen
Zuurvrije dozenDe erfgoedstukken worden uiteindelijk deels overgedragen aan het Stadsarchief Amsterdam en deels aan de Universiteitsbibliotheek. Ze gaan in zuurvrije omslagen met lintjes en dan in zuurvrije dozen, zodat de tijd er zo weinig mogelijk vat op heeft. Ook de tijdelijk te bewaren papieren krijgen een behandeling. Op de dozen komt duidelijk te staan wanneer een doos wél weg mag of opnieuw beoordeeld moet worden.
“Als we bepalen dat iets vernietigd kan worden, gaat dat mensen soms aan het hart”, vertelt Brouwer. “Onderzoekdata moeten bijvoorbeeld tot tien jaar na publicatie bewaard worden en daarna kunnen ze weg, en in enkele gevallen moet dat zelfs vanwege privacyredenen. Maar soms zijn er redenen om het langer te bewaren, als er vervolgonderzoek wordt gedaan bijvoorbeeld of als onderzoekers bang zijn om aangesproken te worden op fraude.” Dan kijkt Brouwer samen met de onderzoekers wat een goede vernietigingstermijn is. ”
Weggooien
Wat de recordmanagers in ieder geval niet willen, is dat mensen onder druk van een verhuizing te veel gaan weggooien. Of dat ze juist niks durven weg te gooien omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is en of dat wel mag. Brouwer gaat bij afdelingen langs om daarmee te helpen. En de mensen in het Metropolitan zorgen vervolgens dat alles verhuisklaar is. Als uiteindelijk al het werk gedaan is, is het erfgoed veilig opgeborgen en toegankelijk voor onderzoek en komt er heel wat kelderruimte vrij voor andere dingen.