De testfase van VUbase is na drie jaar stopgezet. Het doel van het IT-project was om het documentmanagement en archiefbeheer te moderniseren, maar de testresultaten vallen tegen.
De digitalisering van inkomende briefpost en bestuurlijke besluitvorming, dat zijn de belangrijkste doelen van het IT-project VUbase. Het zou een platform worden waar collega’s documenten kunnen delen en waar ze informatie eenvoudig online kunnen beheren en archiveren. De digitalisering van briefpost zou het voor iedereen mogelijk maken eenvoudig hun post in te zien. Zeker voor mensen die niet geregeld op de campus aanwezig zijn, zou dat uitkomsten bieden.
Twijfels over privacy
Het digitaliseren van de briefpost was iets waarin vooral de ondernemingsraad (OR) interesse had. Maar uiteindelijk hadden ze hun vraagtekens bij de privacygevoeligheid van het project. Medewerkers van de postkamer openen post en scannen dat in om het digitaal toegankelijk te maken.
Zowel de juridische faculteit als de OR zagen niet meteen voor zich hoe dat zou werken met vertrouwelijke brieven, en communicatie tussen raadsleden. VUbase werd daarom niet meteen in de hand genomen, maar werd gevraagd eerst een testfase uit te voeren. Die blijkt nu niet de uitkomst te bieden waarop werd gehoopt. Toch zegt de OR niet verantwoordelijk te zijn voor het uitstel van de implementatie. Tot dat besluit is de projectorganisatie zelf gekomen.
Geheimzinnig over testresultaten
Over de redenen van het uitstel kan de OR niet concreet worden. De ondervindingen van de testfase zijn in vertrouwen met hen gedeeld. Ook vanuit VUbase zelf blijft de communicatie erg oppervlakkig. De testresultaten vielen dermate tegen dat de stuurgroep aanklopte bij het college van bestuur voor hulp. Het feit dat die testresultaten niet naar derden worden gecommuniceerd, verbaast bestuurslid Marcel Nollen: “Ik kan me voorstellen dat mensen binnen het project misschien denken: het is niet aan mij om hier iets over te zeggen, maar als een probleem zich voordoet kun je daar beter zo open en transparant mogelijk over zijn, dan kun je er tenminste aan werken.”
Nollen werd in september voor het eerst geconfronteerd met stagnaties in het project. “Uit de testfase bleek toen dat vooral de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid te wensen overlieten. De stuurgroep was daar echt van geschrokken. Ze hadden er hard aan gewerkt, en zagen even niet hoe ze nu verder moesten.”
Onafhankelijke audit
Het was juist het gebruiksvriendelijker maken van de administratie, besluitvorming en postsortering dat Nollen zo veelbelovend vond. Of het project te ambitieuze plannen had of het juist bij de uitvoering is misgegaan, zal volgens Nollen pas blijken uit de audit. Een deadline voor hoe lang er daarna nog aan het project kan worden gewerkt, is er vooralsnog niet. “In januari zal blijken of het te repareren is. Daarbij worden tijd en geld in overweging genomen, maar ook of er aanvullende capaciteit nodig is.”