In de drukste tijd van het jaar ging de reorganisatie bij Financiën & Audit van start. Dat was wachten op problemen: veel budgethouders klagen over betalingsachterstanden.
“De afgelopen maanden krijg ik bij wijze van spreken aan de lopende band aanmaningen”, vertelt Kitty Jong, budgethouder bij de Ondernemingsraad. “Ik werk hier al negen jaar, vroeger had ik nooit problemen. In twee gevallen wordt er zelfs met een incassobureau gedreigd.”
“Er is iets aan de hand”, geeft directeur Financiën & Audit Hanco Gerritse toe. “We doen op dit moment langer over het betalen van rekeningen en we zijn er slechter in dan eerst.”
Reorganisatie
Bij de reorganisatie is gekozen voor standaardisering, centralisering en digitalisering. Het zijn eisen waar, volgens de Onderdeelcommissie (ODC), de meeste werknemers achter staan. ODC-voorzitter Dennis Kraal en ondernemingsraadslid Lambert Truijens vinden alleen de invoeringstermijn te optimistisch gekozen.
Truijens: “De reorganisatie is per 1 december ingegaan, dat is voor ons de drukste tijd van het jaar. Er zijn toen een flink aantal mensen, vooral met tijdelijke contracten, vertrokken. Terwijl de systemen nog niet klaar bleken te zijn. Het gefaseerd invoeren was beter geweest, dan hadden we misschien niet met een achterstand gezeten. Maar er is voor een big bang gekozen. Het zijn flinke kinderziektes.”
De digitalisering, die al een half jaar geleden werd ingevoerd, houdt in dat alle facturen nu door een digitale scanner worden verwerkt. Omdat het zelflerende nieuwe apparaat nog niet helemaal ingeregeld is, herkent het niet alle rekeningen. Zo kan het gebeuren dat een factuur niet betaald wordt, terwijl die wel correct was aangeleverd.
Geen reparaties
De standaardisering houdt in dat facturen aan een aantal vereisten, zoals de juiste adressering en ordernummer, moeten voldoen. “Voorheen repareerden de administrateurs de rekeningen die niet goed geadresseerd waren”, zegt Linda van der Sloot, hoofd Financieel Service Centrum. Dat gebeurt niet meer, van leveranciers wordt verwacht dat ze zich aan de eisen houden. Gerritse vindt dat niet onredelijk. “Alle grote bedrijven werken met zulke eisen. Het probleem ligt vooral bij mensen die maar eens of twee keer per jaar een factuur sturen. Die moeten hieraan wennen.”
De twee merkten ook dat niet alle informatie over het insturen van facturen bij iedereen bekend is. “Terwijl we dat uitgebreid naar alle controllers, gebruikers en budgethouders gecommuniceerd hebben.” Zo blijkt niet iedereen te weten dat het mailadres invoice@vu.nl, waar rekeningen heen gaan, geen mens maar een computer is. Van der Sloot: “Dan staan er in het mailtje allerlei aanvullende opmerkingen, maar die worden door niemand gelezen.”
Geen reactie
Door de reorganisatie zitten de administrateurs niet meer op de faculteiten en bij de diensten, maar op Uilenstede. Dat levert extra frustraties op, zegt Ko van Huissteden, onderzoeker bij Aard- en Levenswetenschappen: “Als ik informatie vraag bij de financiële administratie over niet uitbetaalde rekeningen, krijg ik vaak geen respons. We mogen eigenlijk niet eens zelf contact opnemen met de administratie. Dat moet dat via een tussenpersoon.”
Het is een bekende klacht, zegt Van der Sloot. “Voorheen zat de administrateur dichtbij en kende je diegene. Nu is het iemand op afstand, een medewerker van het servicecentrum die niet altijd de specifieke situatie goed kent.”
Hoewel er door de reorganisatie zo’n twintig vaste personeelsleden en zestig werknemers met tijdelijke contracten hun baan verloren, zegt Gerritse dat die klap juist niet bij het crediteurenproces viel. “Wel heeft de dienst last van een bijzonder hoog ziekteverzuim, dat volgens Gerritse niet door de reorganisatie veroorzaakt is. Door alle zieken kan de dienst de tijdelijk hogere werkdruk niet intern oplosse
Extra mankracht
Daarom heeft de VU tijdelijk extra mankracht ingehuurd. Een groot deel van de achterstand is inmiddels al ingelopen. Daarnaast krijgen schrijnende gevallen, bijvoorbeeld bij rekeningen van eenmanszaken, voorrang.
Dat is dringend nodig, vindt Eme van der Schaaf, directeur van Cultuurcentrum Griffioen. “De betalingsachterstanden treffen ook docenten die cursussen geven. Zij draaien wel gewoon hun uren, maar hun facturen komen op de grote hoop. Terwijl ze wel moeten eten en de huur moeten betalen.”