Maar liefst tien jaar deed Bernadette Nooij diepgravend onderzoek naar een van de minst geliefde concepten op de werkvloer van het hoger onderwijs: de kantoortuin. Die zou volgens beleidsmakers en bestuurders kostenbesparend en efficiënt zijn, en zelfs tot beter onderwijs leiden. Uit Nooijs proefschrift blijkt juist het tegenovergestelde: docenten hebben minder interactie met studenten, ze gaan minder naar kantoor en ze raken zelfs gedemotiveerd.
De geleefde ruimte
Nooij baseerde haar onderzoek op een ruimtelijke theorie die onderscheid maakt tussen drie soorten ruimte: de bedachte, de gebruikte en de geleefde ruimte. Die driedeling bleek cruciaal om te begrijpen waarom flexconcepten vaak mislopen.
“Ik zag dat er een structurele mismatch was tussen de bedachte ruimte en de geleefde ruimte”, zegt Nooij, die haar promotieonderzoek voor de VU uitvoerde op de hogeschool waar ze zelf ook docent is. Om welke hogeschool in Nederland het gaat, wordt niet vermeld in het proefschrift.
De bedachte ruimte bestaat uit de plannen en tekeningen van architecten en managers. De gebruikte ruimte is wat er feitelijk gebeurt – de routinematige handelingen en patronen. Maar vooral de geleefde ruimte bleek bepalend. Die omvat gevoelens, identiteit en verwachtingen van medewerkers.
“In theorie moeten die drie dimensies samenkomen”, legt Nooij uit. “Maar in organisaties domineert bijna altijd de bedachte ruimte. En daar wringt het.”
Maar 1 meter aan boeken
Als docenten bepaalde verwachtingen hebben die de kantoortuin niet waar kan maken, ontstaat er frictie. “Docenten willen bijvoorbeeld ongestoord kunnen werken. Of er moeten voldoende kleine ruimtes zijn om met studenten te spreken”, zegt Nooij. “Een ander voorbeeld: als je goed onderwijs wilt geven, maar je mag nog maar één meter aan boeken kwijt in plaats van twee volle kasten, dan komt die waarde onder druk te staan. En dáár ontstaan hevige emoties en onvrede.”
‘Als deze omgeving onze identiteit moet vertegenwoordigen, zijn we ten dode opgeschreven’
Ook de esthetiek van een kantoortuin kan tot grote teleurstellingen leiden, blijkt uit Nooijs onderzoek. “Dit is zo lelijk, mannelijk. Geen rondingen of zachtheid, onwelkom zwart”, zegt een van de docenten. “Dit is zo goedkoop en lelijk… Als deze omgeving onze identiteit moet vertegenwoordigen, zijn we ten dode opgeschreven”, zegt een ander. Uiteindelijk kan de mismatch tussen verwachting en werkelijkheid zelfs tot devaluatie van de gehele organisatie leiden, merkte Nooij. “Een van de docenten zei: ‘Ik schaam me ervoor deel uit te maken van deze organisatie, waar ik vroeger trots op was.’”
Nooij ondervond ook hoe de onderwijskwaliteit achteruit kan gaan door een kantoortuin. “Voor de verbouwing op onze hogeschool hadden we een apart kantoor, daar konden studenten heel laagdrempelig langskomen met hun vraag. Een potentieel probleem was dan al opgelost voordat ze het kantoor uitliepen. Studenten mogen nu niet in de kantoortuin komen, dus kunnen ze minder makkelijk bij een docent terecht met hun vraag. Kleine problemen lopen daardoor veel sneller uit de hand.”
Nog meer leegstand
Volgens Nooij worden ook de beloftes van meer samenwerking en betere benutting van de ruimte bij een kantoortuin niet waargemaakt. De leegstand van kantoren bleek zelfs toegenomen. Nooij: “Bij onze hogeschool stond gemiddeld 70 procent van de kantoren leeg. Na een sterke verdichting – van 0,6 werkplek per medewerker – bleef een groot deel van de kantoortuin ongebruikt. Dat kwam doordat meer mensen gingen thuiswerken, omdat ze zich op kantoor niet goed kunnen concentreren.”
Afnemende loyaliteit
Ook de cultuur rond de nieuwe ruimte had onverwachte effecten. Strenge regels – van schone bureaus tot verboden om ruimtes naar eigen inzicht aan te passen – leidden tot een vorm van onderlinge surveillance. Medewerkers gingen elkaar aanspreken op gebruik van de ruimte.
“Tegelijkertijd zagen we dat het commitment naar de organisatie veranderde,” zegt Nooij. “Van affectieve loyaliteit naar een soort ‘ik blijf omdat de arbeidsvoorwaarden goed zijn’. Dat is een fundamentele verschuiving.”
Gapend gat tussen ontwerpers en gebruikers
Het is overduidelijk dat het misgaat in de ontwerpfase van de werkruimte, maar hoe ontstaat het gapende gat tussen ontwerpers en gebruikers? Het gesprek dat Nooij voert met de architect van haar hogeschool – die al twee faculteiten gerenoveerd had – is exemplarisch. Als ze hem vraagt wat hij denkt dat zij de hele week doet als fulltime docent, antwoordt hij: “Dertig uur lesgeven.”
Een zorgwekkend antwoord, vindt Nooij, omdat ze maximaal 5 uur in de week lesgeeft. “De rest van de tijd begeleid ik studenten, bereid ik lessen voor en overleg ik met collega’s. Voordat we de collegezaal ingaan, doen we honderden uren voorwerk, zoals het curriculum opbouwen en met collega’s afstemmen.” Volgens Nooij is die onwetendheid funest voor de uiteindelijke ruimte. Op haar hogeschool leidde het er uiteindelijk zelfs toe dat een kantoortuin na twee jaar alweer volledig herbouwd moest worden.
Tips voor de VU
Hoe moet het dan wél? Nooij heeft een helder advies voor instanties zoals de VU: “Kijk naar wat docenten écht doen, niet naar wat je dénkt dat ze doen. Bezuinigen moet niet het doel zijn, maar het ondersteunen van het arbeidsproces. En blijf continu in gesprek, ook na de bouw.”
Nooij benadrukt dat medewerkers helemaal niet per se hun eigen kantoortjes willen. Maar ze moeten wel kunnen deelnemen aan de probleemanalyse en de inrichting. Ook moet de ruimte aanpasbaar zijn. “Mensen moeten ruimte kunnen toe-eigenen, letterlijk naar hun hand kunnen zetten. Een bureau kunnen draaien, iets aan de muur hangen. Als je je identiteit kwijt kan, de ruimte herkent als jouw ruimte en je werk op een natuurlijke manier kunt uitvoeren, dan kunnen concepten als flexwerken en de kantoortuin uiteindelijk gaan werken.”
Bernadette Nooij is op 4 december gepromoveerd op haar proefschrift Planned Space, Lived Space.
Ik wil niet lullig doen, maar dit was allemaal al bekend vanaf het moment dat men werd gedwongen zich in een kantoortuin te nestelen. Al vele jaren dus, en toen heeft niemand die het voor het zeggen heeft er zich werkelijk iets van aangetrokken, en dat zal nu vast ook niet het geval zijn – hoe goed het werk van Nooij ook is. Elders voeren ze het ook gewoon in, en de problemen die het oplevert waren gewoon te voorspellen. Wat dat voorbeeld van 70% leegstand betreft: zou dat lang hebben geduurd? Of mocht er na een serie bezettingsgraadmetingen ruimte ingeleverd worden? Het lijkt misschien wel eens komisch – midden in de zomer om kwart voor 9 ’s ochtends ben je dan vaak snel klaar met tellen – behalve dat het toch niet echt grappig is. Een door verplichte inkrimping stijgende bezettingsgraad is overigens ook niet altijd fijn: iedere ochtend stress omdat je niet eens weet of je wel op je eigen afdeling terecht kan. Het is niet onbelangrijk dat lang niet iedereen die van ellende de werkvloer maar verlaat, thuis een geschikte, rustige werkplek heeft. Moet je je dan schuldig voelen als je mede door gebrek aan een fatsoenlijke werkplek, wat niemand werkelijk iets kan schelen, je werk niet hebt kunnen volbrengen?
Ik ben het met Marcus eens: dit wisten we al voordat het plan voor de kantoortuinen met flexplekken werd doorgevoerd – onder luid protest van de medezeggenschapsraad. En toch moesten ze er komen, omdat ‘het gebouw aan een opknapbeurt toe was’. ‘De gesloten inrichting’, zoals hij in de volksmond wordt genoemd, heeft invloed op alle aspecten van het werk, niet alleen onderwijs: het is niet goed voor de sociale samenhang binnen het team, de contacten tussen docenten en studenten, het doen van onderzoek: zonder vast bureau, computer, mogelijkheid je spullen te laten staan (‘clean desk policy’ = dagelijks je hele hebben en houden meeslepen). Het is uiteraard een vorm van bezuiniging. ‘Alleen de ontslagbrief ontbreekt nog maar’, merkte een collega jaren geleden op, ‘omdat ze niet weten op welk bureau ze die moeten leggen’. Maar gelukkig zijn we er nog! Ik hoop dat het proefschrift van Bernadette Nooij het beleid weer een duwtje in een andere richting kan geven.
In 1988 (!) kwam ik als uitzendkracht in zo’n kantoortuin terecht. Binnen no time stonden er plantenbakken en schermen rondom de bureaus. Flexplekken bestonden nog niet, maar wat had men toen al een hekel aan die ‘gesloten inrichting’. Daar won gelukkig al snel het gezond verstand en er werden wandjes geplaatst, waardoor er weer kantoren ontstonden.