NEWS

Bestuur 22 June 2022

‘Er is te veel op praten gefocust’

Na de problemen met het digitale systeem Mars gaat het VU-bestuur een ingrijpend ‘verandertraject’ inzetten. ‘Zodat we kunnen gaan doen waarvoor we op aarde zijn.'

Hoe de VU het precies gaat doen, dat staat deels nog open, maar er gaan een boel dingen veranderen aan de VU. Het college van bestuur heeft zijn conclusies getrokken uit het pittige rapport van Capgemini over de problemen rond het digitale landschap Mars, waarover Ad Valvas al eerder schreef, en gaat een ‘transformation office’ oprichten om een ‘verandertraject’ te definiëren. ‘Er zijn geen heilige huisjes’, schrijft het bestuur in een brief aan alle medewerkers.

“Het rapport van Capgemini kraakt harde noten. Er zijn grote fouten gemaakt en daarvan zijn met name de medewerkers de dupe geworden. De impact van deze transformatie is onderschat. Ook de informatie aan en de ondersteuning van de medewerkers moeten écht beter. We willen werken aan veiligheid en vertrouwen. En voor de korte termijn kijken we hoe de implementatie van zo’n ict-systeem beter kan”, zegt bestuursvoorzitter Mirjam van Praag.

Silocultuur moet verdwijnen

Maar er is volgens Van Praag een “metaprobleem” dat niet alleen in het Capgemini-rapport wordt beschreven, maar ook steeds terugkomt in alle gesprekken met VU-medewerkers. “Er wordt onvoldoende samengewerkt tussen de verschillende faculteiten, de diensten, tussen faculteiten en diensten; dat lukt gewoon niet”, aldus de voorzitter. “Dat gaan we verbeteren, en daarbij gaan we iedereen goed betrekken.” Dat is voor de lange termijn en geldt voor de VU in het algemeen.

In de brief schrijft het bestuur onder meer dat de ‘silocultuur’ moet verdwijnen waarbij volgens Capgemini geen kennis wordt gedeeld door de verschillende afdelingen, het vergader- en overlegcircuit moet worden beperkt en dat alle “stakeholders” beter moeten worden betrokken.

Medewerkers ontzorgen

Alle collegeleden benadrukken dat dit alles betekent dat het beter wordt aan de VU: “We gaan verbeteren”, aldus voorzitter Van Praag. “De VU moet er beter door worden, zodat we als universiteit kunnen doen waar we voor op aarde zijn”, stelt rector Jeroen Geurts. Collegelid Marcel Nollen: “Het moet de medewerkers makkelijker worden gemaakt hun werk te doen.”

Nollen benadrukt ook nog dat de komende veranderingen geen bezuinigingsoperatie behelzen. “Het doel is niet om te kijken hoe de organisatie goedkoper kan, het gaat echt om de verbetering van de kwaliteit, hoe we ervoor kunnen zorgen dat we het beter doen, in dialoog met de hele organisatie.”

Een aantal ict-taken wordt weer weggehaald bij de leidinggevenden van diensten en afdelingen en gaat naar HRM

Het college weet wat de problemen zijn, en kijkt naar de manier waarop die kunnen worden opgelost, legt Nollen uit. Dat moet dus nog nader worden bepaald door dat op te richten transformation office. Maar voor de korte termijn worden er wat de ict betreft al wel enkele maatregelen genomen. Een aantal ict-taken wordt bijvoorbeeld weer weggehaald bij de leidinggevenden van de verschillende diensten en afdelingen en gaat naar HRM. “Dat is om medewerkers te ontzorgen”, zegt Nollen. Ergens in het proces van de ict-vernieuwing was besloten dat afdelingsmedewerkers en wetenschappelijke medewerkers meer behoefte hadden aan “selfservice”. Dat bleek de oorzaak van veel stress en frustratie bij medewerkers. “Die taken gaan weer naar mensen bij wie het niet een afleiding is van hun eigenlijke werk”, licht Van Praag toe.

Normale-mensentaal

Daarnaast worden meldingen gebruiksvriendelijk gemaakt. Medewerkers werden bij het uitvoeren van hun taken geconfronteerd met bizarre en ondoorgrondelijke mededelingen, zoals ‘het verzoek is geplaatst naar de productie van het einddoel’. Nollen: “In samenspraak met de eindgebruikers komen er notificaties die makkelijk te begrijpen zijn. Niet meer dat je denkt: ben ik nou op een andere planeet beland?”

Veel medewerkers zullen geen chocola kunnen maken van dergelijk managementsjargon

Een van de opvallendste aanbevelingen van Capgemini aan de VU was: ‘Maak in de communicatie gebruik van normale-mensentaal.’ Heeft het college dát advies wel ter harte genomen, vraag je je af, getuige zinnen in de brief als ‘de werklast voor position management rond on- en offboarding wordt grotendeels verlegd van de leidinggevenden naar de centrale HRM Servicedesk’. Voor wie is die brief precies bedoeld? Veel medewerkers zullen geen chocola kunnen maken van dergelijk managementsjargon.

“Er was ons gevraagd heel specifiek te zijn en precies te zeggen wat we gaan verbeteren”, zegt Van Praag. “Mensen die dagelijks met deze problemen te maken hebben, kennen deze termen wel. We begrijpen dat deze brief voor veel anderen lastig is, maar dit is het begin van onze communicatie. Er is geen one size fits all en we gaan met heel veel verschillende doelgroepen aan de VU op heel veel verschillende manieren via allerlei kanalen heel goed communiceren.”

Consensus bereiken

Naast het oplossen van de ict-problemen zal er meer veranderen om ook dat metaprobleem aan te pakken. Daarbij zegt het college de medewerkers, de eindgebruikers, de “stakeholders” te willen betrekken, maar aan het eind van de brief staat ook dat het onmogelijk zal zijn om consensus te bereiken binnen de organisatie en dat het college daar ook niet naar streeft omdat de ‘gewenste verandering’ te complex en urgent is.

Geurts: “Ik kan me voorstellen dat dat onheilspellend klinkt, misschien nog wel in het bijzonder aan de VU.  Maar er is in de afgelopen jaren misschien wat al te veel gefocust op praten en nog een keertje praten en nog een keertje praten om tot een consensus te komen die niet altijd mogelijk is in een organisatie met 6.000 medewerkers. En je zult op een gegeven moment toch een keer keuzes moeten maken en door moeten pakken. Maar we gaan wél eerst luisteren naar alle betrokkenen en baseren onze verdere actie mede op wat we bij hen horen.”

Van Praag: “We willen heel graag iedereen een veilig gevoel geven, samen aan verandering werken en aan een organisatie waarbinnen we bij elkaar horen. Tegelijkertijd willen we er ook daadkrachtig voor zorgen dat we dingen gezamenlijk gaan oplossen, dat staat ook in onze brief. We gáán ze oplossen.”

Peter Breedveld
IMAGE: Elisa Ventur via Unsplash

Reply?

Stick to the subject, and show respect: commercial expressions, defamation, verbal abuse and discrimination are not allowed. The editors do not argue about deleted responses.

Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.