Organiseer een congres (en boost je cv)

TIPS & TRUCS

24 oktober 2017

Organiseer een congres (en boost je cv)

Een congres organiseren, ga er maar aanstaan. Sprekers, publiek, sponsoren, locatie... Durf jij toch – bijvoorbeeld binnen je studievereniging – de uitdaging aan? Dan zijn hier de nodige tips van Damian Waij, het afgelopen jaar voorzitter van de VSPVU-congrescommissie

Vind je publiek | Durf hulp te vragenVind sponsors | Blijf elkaar motiveren Gooi jezelf in het diepe | Vind de ingang op de VU | Vergeet alles wat je weet

Vind je publiek

Damian: “Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk publiek om je congres tot een succes te maken. Kies daarom voor een sappig, breed onderwerp en regel een publiekstrekker. Wij hadden Erik Scherder, bekend van onder meer De Wereld Draait Door. Hij is oprecht enthousiast en heel motiverend. Ook de promotie is essentieel: blijf op Facebook posten over het congres, tot de dag zelf aan toe.

Bepaal daarnaast wat er binnen de studie mogelijk is: kijk of er colloquiumpunten aan het congres te verbinden zijn – dan komen mensen sowieso wel – en ga in gesprek met de bachelorcoördinator. Onze ervaring is dat de coördinatoren best vrijstellingen willen regelen, helemaal als je onderwerpen kiest die onderbelicht zijn in de studie.”

Durf hulp te vragen

“Het probleem met het organiseren van een congres: je kunt geen steken laten vallen en hebt geen ruimte voor leermomenten, want je doet dit maar één keer. Daarom ben je afhankelijk van de begeleiding van anderen. Ik ben in gesprek gegaan met eerdere voorzitters van de congrescommissies, zelfs met die van vijf jaar geleden. Daarnaast hebben we als commissie gebrainstormd met andere studieverenigingen die congressen organiseren. EOS van de VU, maar ook Alcmaeon, de psychologievereniging van Universiteit Utrecht. Er is genoeg expertise, je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.”

Vind sponsors

“Sponsoring is essentieel en eigenlijk ook best makkelijk te regelen, zolang je het in de goede hoek zoekt. Het probleem met een pyschologiecongres is dat onze studie niet goed in de markt staat. Bedrijven staan te springen om afgestudeerde economiestudenten en sponsoren economiecongressen graag. Wij moesten veel beter uitleggen wat wij de mogelijke sponsoren te bieden hadden. Uiteindelijk hebben we binnen het vakgebied toch meerdere instanties gevonden die matchten met het onderwerp en haalden we bijna 3000 euro aan sponsorgeld binnen.”

Blijf elkaar motiveren

“Je komt een jaar lang minstens één avond per week samen met de commissie, dus zorg dat je het gezellig hebt. Wij hebben regelmatig leuke dingen met elkaar gedaan om te zorgen dat de sfeer goed bleef en iedereen gemotiveerd was. Maar er komen motivatiedipjes, die heb ik ook gehad. Je kunt jezelf niet constant op een high houden, want heel lang blijft het congres iets abstracts: een draaiboek, een offerte.”

“Daarom hebben we het hele jaar door geëvalueerd en aan het begin van elke vergadering aan elkaar gevraagd hoe het ging, ook op privégebied. Zo kon iedereen zijn ei kwijt en was er de ruimte om aan te geven als je er doorheen zat. We gaven complimenten en concrete feedback, om elkaar zo verder te helpen: ik zie dat je dit nu zo doet, maar gaat het zo misschien niet beter?”

Gooi jezelf in het diepe

“Sta open om dingen te leren. Een goede commissie is essentieel, maar het is niet erg als de leden nog niet alles weten. Onze penningmeester heeft zichzelf tijdens de planning leren werken met financiële overzichten, onze coördinator externe contacten was bang om mensen te benaderen. Uiteindelijk heeft ze maar mooi met iedereen contact opgenomen en is ze zelfs bij Erik Scherder naar binnen gestapt om te vragen of hij dagvoorzitter wilde worden. Je kunt alles leren en moet in je achterhoofd houden hoe goed dit is voor je persoonlijke ontwikkeling en cv. Ik zie het zo: er zijn heel héél héél erg veel psychologiestudenten. Hoe kun je je dan nog onderscheiden?”

Vind de ingang op de VU

“Ook binnen de universiteit heb je de juiste ingangen nodig. Er komt veel bureaucratische rompslomp kijken bij het organiseren van een congres, van de catering tot de zaal. Zorg daarom voor goede contacten binnen de faculteit, zij kunnen veel voor je regelen omdat ze weten hoe het werkt. Met een beetje geluk kan je dan om de bureaucratie heen stappen en meteen aan de hoogste bel trekken. Voor het regelen van de aula hebben we bijvoorbeeld zelfs het college van bestuur opgetrommeld. Toch kun je nooit volledig om alle aanvraagformulieren heen, dus wees daarop voorbereid.”

Vergeet alles wat je weet

“Heel leuk al die tips, maar vergeet vooral ook wat wij hebben gedaan. Wees creatief, denk out-of-the-box. Je moet de ruimte nemen om dingen uit te proberen, ook als het bestuur je tegenwerkt. Het geeft gewoon meer voldoening als je iets van jezelf in het congres weet te verwerken. De VSPVU-congressen hadden sinds de eerste editie de titel ‘Het … brein’; het seksuele brein, het criminele brein. Wij hebben tijdens onze eerste vergadering al besloten dat we daar niet aan mee zouden doen. Daarmee zet je meteen de toon en het heeft ons veel complimenten opgeleverd. Mensen zijn blij dat er eindelijk een keer iets anders wordt gedaan.”

Daphne Damiaans
hits 795

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties