Faculteiten raken secretaresses kwijt

NIEUWS

Reorganisatie  3 december 2013

Faculteiten raken secretaresses kwijt

Bij de faculteiten verdwijnen 20 van de 92 secretariële formatieplaatsen volgens het reorganisatieplan. Zeker 17 mensen dreigen daardoor boventallig te worden, vooral in de lagere salararisschalen. Volgens kwartiermaker Martin van Aken is het secretaressewerk minder eenvoudig geworden.  De ondernemingsraad noemt het een 'platte bezuinigingsmaatregel'.

Op de peildatum van 31 december 2010 ging het om 92 formatieplaatsen. Het betreft de secretariële medewerkers op de faculteiten, met uitzondering van Geneeskunde en Tandheelkunde. Van hen blijven er 72 in dienst, wanneer dit reorganisatieplan doorgaat. Zeker 17 mensen worden boventallig, onder wie 7 bij de faculteit Aard- en Levenswetenschappen en 6 bij Psychologie en Pedagogiek. Ook wordt een aantal tijdelijke contracten niet verlengd. In de toekomst verdwijnt de functie van ‘secretaresse 3’ helemaal. Daar staat tegenover dat er binnenkort 6 vacatures komen.

Hoger opgeleiden

“Uitgangspunt van het plan is dat we met minder, maar hoger opgeleide secretaresses gaan werken”, zegt kwartiermaker Martin van Aken, directeur bedrijfsvoering bij de faculteit Psychologie en Pedagogiek. “Dat is niet alleen ingegeven om goedkoper te werken, maar ook omdat het secretariële werk verandert. Door de toenemende digitalisering merken de secretaresses zelf dat er minder eenvoudig werk te doen is, zoals kopiëren, bonnetjes verzamelen en brieven uittypen. Bijna iedereen heeft tegenwoordig een NS business card  en een tablet bij zich. Dat betekent dat ver oor de laagste secretariële schalen geen werk meer is.”

Bezuinigen

Van Aken ontkent niet dat de bezuinigingsdoelstelling van 1,4 miljoen euro een grote rol heeft gespeeld. “Natuurlijk hebben we dat bedrag in ons achterhoofd gehad. Maar we halen het niet helemaal. De bedoeling was dat een aantal faculteiten zou fuseren. Dan heb je minder bestuurssecretaresses nodig. Maar nu die plannen nog niet zijn verwezenlijkt, hebben we de 3 ton aan besparing die dat moest opleveren, niet elders verhaald. Wel hebben we een norm gesteld van 1,6 secretaresse per bestuur.”

Handleiding

Van Aken ontkent dat de operatie puur een kille rekenkundige exercitie is. “Ik heb eerst een poging gedaan zicht te krijgen op wat secretaresses precies doen. Dat is een lastige klus, want de inhoud van de functie verschilt nogal. Op grond daarvan heb ik een handleiding geschreven waaruit de norm kwam van grosso mode één secretaresse per vijftig medewerkers. Dat heb ik voorgelegd aan de directeuren van de faculteiten. Die zeiden daarmee uit de voeten te kunnen. Op sommige punten zijn uitzonderingen gemaakt. Bijvoorbeeld voor ondersteuning van wetenschappelijke directeuren van onderzoeksinstituten.”

Verschillen

Dat de ene faculteit veel meer secretaresses moet inleveren dan andere komt doordat de ene er nu eenmaal relatief meer heeft dan de andere. Maar volgens Van Aken komt er meer bij kijken dan alleen maar functies schrappen. “Je moet goed kijken wat de secretariaten precies doen en hoe taken anders ingevuld kunnen worden. Soms doen ze bijvoorbeeld werk dat eigenlijk bij het Onderwijsbureau hoort, zoals het regelen van tentamenfaciliteiten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat noodzakelijk werk blijft liggen of andere mensen een enorme taakverzwaring krijgen.”

Professionalisering

Hij benadrukt daarom dat er ook een professionaliseringstraject komt. “We gaan hogere eisen stellen aan de functie. Maar daarvoor gaan we de mensen ook trainen en er komt een universiteitsbreed handboek zodat iedereen op min of meer dezelfde manier werkt. Als iedereen bijvoorbeeld dezelfde digitale agenda gebruikt, draagt dat ook bij aan efficiënter en kwalitatief beter werk.”

Begrip

Hij begrijpt dat het voor de betrokken medewerkers een moeilijke tijd is, maar hoopt dat de meesten weer aan de slag komen, binnen of buiten de VU. “Als mensen die nu boventallig zijn de kwaliteiten hebben voor nieuwe functies, zijn ze natuurlijk van harte welkom. We gaan geen mensen van buiten aannemen als we zelf nog geschikte kandidaten in huis hebben.’’

 

 

 

OR vindt het een platte bezuinigingsmaatregel

De zogeheten domeincommissie waarin mensen uit de medezeggenschap zitten, is niet blij met het plan. “Wij vinden dit een platte bezuinigingsmaatregel. De  financiële doelstelling stond als in beton gegoten van tevoren vast. Vanuit die doelstelling is teruggerekend hoeveel functies moeten vervallen”, zegt voorzitter Tarcies Kneppers.

Taakverzwaring

Hij vraagt zich af of dit plan in de praktijk werkelijk winst oplevert. “Er is niet echt gekeken wat secretaresses in de praktijk doen. Vaak zijn ze de spil in het web van een afdeling en ook aanspreekpunt voor studenten. Als zij weg zijn, want lang niet alle afdelingen houden nog een eigen secretaresse, moet het werk toch gebeuren. Dat kan leiden tot een taakverzwaring voor het wetenschappelijk personeel dat zelf de telefoon moet opnemen en bonnetjes administreren. En we vrezen dat de achterblijvende secretaresses meer, niet in de ufo-profielen omschreven, werk moeten doen.”

Eenheidsworst

Kneppers had liever gezien dat de faculteiten zelf met een plan mochten komen. “Nu is er een uniforme norm voor de faculteiten gesteld van één secretaresse op ruim vijftig medewerkers. Maar misschien is de ene faculteit wel ingewikkelder dan de andere. Bovendien doen lang niet alle secretaresses hetzelfde werk. Nu moet het overal op dezelfde manier. Komt dat het onderwijs en onderzoek ten goede? Ik vraag het me af?”

Bijscholing

Hij vindt ook dat de begeleiding van de secretaresses te laat is begonnen. “Deze ingreep heeft men al maanden zien aankomen. Maar pas nu wordt begonnen met een professionaliseringstraject. Nu vliegen alle secretaresses in functie 3 eruit, omdat ze te laag zijn gekwalificeerd. Maar men had ook al eerder kunnen beginnen met bijscholing. Dan hadden die mensen nu meer kansen gehad hun baan te behouden.’’

Aandacht

Ook vindt hij dat er meer aandacht had moeten zijn voor de communicatie met de ontslagbedreigde mensen. “Ik was bij een voorlichtingsbijeenkomst van de faculteit Aard- en Levenswetenschappen. Ik vond het een kille, formele bijeenkomst. Op vragen werd vaak gezegd: dat nemen we mee. Ik had een wat menselijkere en begripvollere houding verwacht.’’

Tegen

Al met al verwacht hij dat de ondernemingsraad geen positief advies gaat geven over dit voorgelegde plan. “Dit is een koude efficiëntiemaatregel. En er is te weinig gekeken naar de gevolgen voor de mensen en de kwaliteit van het onderwijs en onderzoek.’’

Hoorzitting

De ondernemingsraad organiseert voor het domein secretaresses donderdag 12 december een hoorzitting over de plannen. Het college van bestuur neemt 24 februari een definitief besluit over beide domeinen.

 

Dirk de Hoog
BEELD: Deutsche Fotothek
hits 3243

Reageren?

Houd je bij het onderwerp, en toon respect: commerciële uitingen, smaad, schelden en discrimineren zijn niet toegestaan. De redactie gaat niet in discussie over verwijderde reacties