Smart@Work 2: Letteren moet het nog zien

ACHTERGROND

aanvullende informatie bij artikelen in het magazine en op de site

Smart@Work 2: Letteren moet het nog zien

Aanvullingen bij het artikel 'Wennen aan smart werken', Advalvas #8, 17 december 2012. Deel 2: de Letterenfaculteit.

De letterenfaculteit betrekt eind maart de gangen die de theologen en filosofen achterlieten. Eerst zou dat in januari al gebeuren. “Het bestuur heeft toch wel begrepen dat ze geen sneltrein moeten doorduwen terwijl de rails er nog niet eens liggen”, zegt letterenpromovenda Bertie Kaal. Bij haar overheerst bedroefdheid. Aanvankelijk was ze actief betrokken bij de overgang naar het nieuwe werken, maar ze stapte uit de archief- en boekencommissie. “Ieder praktisch alternatief werd afgeschoten met dezelfde argumenten: er is geen geld, geen tijd, het mag niet van de brandweer of de architect, of gewoon: ‘Het is crisis.’ Nu is er wel geld voor het oppimpen van het interieur, terwijl niemand daarom gevraagd heeft.”

Benauwd aquarium

Als er al iets met de hardware moet gebeuren, dan liever de liften en de airco, daarover wordt al jaren geklaagd. Maar dat wordt weer te duur. Kaal: “Wij zitten straks in een mooi aquarium, zonder zuurstofpomp.” Het is kritiek die Kristine Steenbergh en Yolande Spoelder van de onderdeelcommissie (ODC) herkennen. Natuurlijk, er zijn ook mensen die uitkijken naar de nieuwe werkomgeving, weten ze. Maar: “De mensen die zich zorgen maken, maken zich grote zorgen”, zegt Steenbergh. Over die airco bijvoorbeeld, en over de kastruimte die drastisch afneemt, of dat 22 literatuur- en cultuurwetenschappers maar één ‘hoogconcentratiewerkplek’ krijgen. En hoe lang mag je een werkplek bezet houden als je weg bent om college te geven? In het evaluatierapport van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) over VU Smart@Work bij Rechten in Initium, bleek dat dat soort dingen aardig wat wrijving kunnen veroorzaken.

Elke dag kost het tijd

Dat het de filosofen en theologen in de E-gangen van het hoofdgebouw uiteindelijk redelijk meevalt, helpt niet tegen de bezorgdheid dat het in de smallere gangen waar Letteren komt, minder prettig uitpakt. Spoelder: “Er wordt veel van mensen gevraagd, hun vertrouwde plek is weg.” Elke dag kost het tijd en energie om je te installeren. Naast wie zit ik vandaag?” Steenbergh vult aan: “Hoewel die dynamiek voordelen heeft, kan het voor sommige mensen een werkverzwaring zijn. Daarom raadt de evaluatie over het Initium aan om mensen een training aan te bieden en afdelingsvergaderingen te gebruiken om samen afspraken te maken over het gebruik van de werkplekken.”

Dat kost wel werktijd en dat is een lastig punt, want anders dan de ODC wilde, gebeurt de verhuizing niet in een collegeluwe periode. De ODC ziet dat haar invloed klein is. Steenbergh: “We proberen nu vooral te zorgen dat Letteren leert van fouten die bij onze voorgangers zijn gemaakt.” Wel jammer dus dat ze het evaluatierapport over het Initium, waar Rechten sinds 2011 volgens VU Smart@Work werkt, pas drie maanden na verschijnen wisten te bemachtigen.

Niet bezorgd

Andries Mulder is sinds november interim-directeur bedrijfsvoering bij Letteren en begeleidde het halfjaar daarvoor de theologen en filosofen naar de nieuwe werkwijze. De angst van de letterenmedewerkers en de bevindingen van rechtenevaluaties maken hen niet bezorgd. Mulder: “Natuurlijk, mensen verliezen iets. Ze weten wat ze hebben, niet wat ze krijgen. We wachten rustig af, proberen mensen erbij te betrekken en hen met mooie en reële presentaties positiever te stemmen.”

In het rechtenrapport staat juist dat medewerkers niet gediend zijn van ‘verkooppraatjes over de voordelen.’ Nadruk op financiële noodzaak komt op hen eerlijker over. Mulder is het daar niet mee eens. “Ik vind juist dat het te veel gebracht is als een besparing. Je zult zien dat alle terughoudendheid verdwijnt als mensen zien dat het op allerlei onverwachte aspecten positief is. Ik doe veel sneller zaken als ik collega’s gewoon zie zitten terwijl ik door de gangen loop. Ik hoef geen afspraak meer te maken, maar schuif gewoon even aan. Mensen hebben meer contact met elkaar en ervaren dat positief.”

Ict meteen goed

Mulder heeft goede ervaringen met de overstap. Een uitgebreide cursus voor medewerkers acht hij onnodig. “Toen ik in augustus en september de theologen en filosofen zag landen, zag ik dat het meteen goed ging. Er lag een eerstedaginstructie, de ict was meteen goed.” Dat laatste is te danken aan de opstartproblemen die de juristen met de ict melden, zegt Marjan Oliehoek, die bij FCO de overgang naar VU Smart@Work in haar portefeuille heeft. Rechtenmedewerkers klaagden onder andere over trage in- en uitlogroutines, dat weerhield hen ervan om tussendoor van werkplek te wisselen. Hieruit zijn lessen getrokken. Ook het tekort aan stilteplekken is een aandachtspunt. “In gesprek met de gebruikers kunnen we bijvoorbeeld tot stiltezones komen.”

Oliehoek is net als Mulder niet bang dat Letteren ontevreden zal zijn na de verhuizing. “De frisse, nieuwe omgeving doet iets als je erin zit.”

Rianne Lindhout
18 december 2012
hits 1815