‘We bereiden de universiteit voor op de toekomst’

ACHTERGROND

aanvullende informatie bij artikelen in het magazine en op de site

‘We bereiden de universiteit voor op de toekomst’

Collegelid Bernadette Langius en programmamanager bedrijfsvoering Rob Neutelings vinden het volstrekt onterecht om over een slagveld te spreken als het gaat om de omvorming van de bedrijfsvoering. “We zijn bezig met een kwalitatieve vernieuwing”, benadrukt Langius.

“Jij praat maar over reorganisatie en mensen die ontslagen worden. Dat is slechts een onderdeel van een veel breder proces. Namelijk het moderniseren en verbeteren van de bedrijfsvoering. Daar hoort bij dat mensen andere functies en taken krijgen. En helaas moeten we ook afscheid nemen van een aantal medewerkers. Daar is een sociaal akkoord voor afgesproken met de vakbonden en samen met de ondernemingsraad zijn spelregels opgesteld. We gaan heel serieus en precies ermee om”, aldus Langius.

Geen klacht is gegrond

Neutelings noemt wat cijfers om deze uitspraak te staven. “Tot nu toe zijn twaalf klachten binnengekomen bij de onafhankelijke beroepscommissie voor de reorganisatie. En in alle gevallen heeft de commissie gezegd dat de werkgever zorgvuldig en volgens de afspraken heeft gehandeld. Natuurlijk begrijpen wij dat het emoties oproept als mensen hun baan kwijtraken. En voor iedereen die het persoonlijk overkomt, is het een drama. Maar we proberen het proces zo zorgvuldig mogelijk uit te voeren en de mensen zo goed mogelijk te begeleiden. Daarom duurt de hele operatie ook zo lang. Aan de ene kant zitten mensen daardoor langer in onzekerheid, maar aan de andere kant kunnen we zo ook zoveel mogelijk gedwongen ontslagen voorkomen. Tot nu, zonder het domein Communicatie & Marketing en Secretariële Ondersteuning, waarover nu pas de definitieve besluiten vallen, zijn er 43 mensen boventallig verklaard van wie er 22 alweer een andere baan hebben gevonden, binnen of buiten de VU. Of waarvoor een andere oplossing is gevonden binnen het Sociaal Plan, zoals vervroegd met pensioen. En omdat er dertien maanden ontslagbescherming geldt, is er nog niemand door deze reorganisatie echt ontslagen.’’

Minder boventalligen

Langius is blij dat het aantal boventalligen tot nu toe relatief beperkt is. “Natuurlijk is het voor ieder persoonlijk en de directe collega’s heel vervelend als je hoort dat je weg moet. Maar toen we in 2011 met deze operatie begonnen, gingen we er van uit dat er 450 formatieplaatsen bij de ondersteunende functies moesten verdwijnen. Omdat we een aantal jaren hebben uitgetrokken voor de hele operatie, hebben we daarop kunnen anticiperen. Gelukkig hebben we door natuurlijk verloop en het niet verlengen van tijdelijke contracten het aantal mensen dat daadwerkelijk boventallig wordt verklaard, kunnen beperken.’’

Neutelings komt weer met de cijfers. “Binnen de zes domeinen, zoals ICT en Internationalisering, die nu al in een nieuwe vorm draaien, hebben we formatieplaatsen kunnen schrappen waarbij maar twintig procent van de betrokken mensen daadwerkelijk naar de transitie organisatie moesten. Oftewel gemiddeld wordt bij het opheffen van vijf formatieplaatsen één medewerker daadwerkelijk boventallig. Dat komt mede doordat er ook nieuwe vacatures ontstaan bij de omvorming. En omdat we tijdelijke contracten niet verlengen. Als deze lijn zich voortzet bij de domeinen die nog aan de beurt komen, is het uiteindelijke aantal mensen dat boventallig wordt, veel kleiner dan we drie jaar geleden vreesden.’’

Begrip

Beiden begrijpen dat de reorganisaties onrust en emoties oproepen. Maar vinden het niet terecht om te veronderstellen dat er nu vooral ontevreden en gefrustreerde medewerkers rondlopen bij de diensten.

Langius: “Natuurlijk gaan veel mensen door een moeilijke periode heen, ook mensen die al heel lang bij de VU werken en een grote betrokkenheid hebben bij de universiteit. Juist die betrokkenheid maakt het vaak extra moeilijk om deze grote veranderingen zomaar te accepteren. Maar we moeten moderniseren om mee te gaan met de eisen die deze tijd stelt. En die eisen komen zowel van buiten omdat we het met minder geld moeten doen, als van binnen omdat de wensen wat betreft de bedrijfsvoering veranderen. Uiteindelijk begrijpen veel mensen wel dat we moeten veranderen. Daarbij is het belangrijk niet alleen aandacht te besteden aan degenen die van baan moeten veranderen, maar ook aan de mensen die blijven. Die moeten gemotiveerd verder kunnen en met plezier en betrokkenheid hun werk doen. Daarom besteden we veel aandacht aan interne scholing via zogeheten academies. Daarbij proberen we alle medewerkers van een dienst echt samen te laten nadenken over het verder vormgeven van hun werk.”

Kwaliteitsverbetering

De ervaring van Neutelings is dat de ergste emoties weer verdwijnen als de diensten hun nieuwe vorm hebben gekregen. “De onrust bestaat nu vooral bij de domeinen Communicatie & Marketing en de Secretariële Ondersteuning. Niet vreemd, want daar vallen nu de concrete beslissingen over de nabije toekomst van de betrokken mensen. Maar ik zie dat bij de domeinen waar de beslissingen al gevallen zijn, mensen weer samen gemotiveerd aan de slag gaan. En vergeet niet dat er ook weer nieuwe perspectieven ontstaan na de reorganisatie. Nu kunnen mensen weer een normale vaste aanstelling krijgen als het om kerntaken gaat. De afgelopen jaren was dat maar heel beperkt mogelijk omdat we vooral tijdelijke aanstellingen gaven om toekomstige ontslagen te voorkomen. Dus wat mij betreft zie ik uiteindelijk vooral een positieve uitkomst van de reorganisaties die tot nu toe hebben plaatsgevonden. We hebben de randvoorwaarden gecreëerd om echt aan een nog verdere kwaliteitsverbetering te werken.’’

Geen pretje

Over hoe het verder gaat met de reorganisaties willen ze geen al te concrete uitspraken doen, maar ze verwachten niet dat de nauwere samenwerking met de UvA opnieuw tot een grootschalige reorganisatie van de diensten zal leiden.

Langius: “Voorlopig hebben we binnen de VU nog vier domeinen te gaan, en dat zijn hele belangrijke, zoals de Bibliotheek en de Student Ondersteuning. Als dat eind dit jaar achter de rug is, staat er hopelijk een organisatie die toekomstbestendig is. Daar hoort bij dat je kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen zonder de boel gelijk helemaal om te hoeven gooien. Dus een flexibele organisatie met wel een vaste kern, maar daaromheen veel projectmatig werken. De wereld is voortdurend in verandering en dat betekent dat we een dynamische organisatie moeten zijn. Zo zie ik ook de samenwerking met de UvA. We gaan niet alles in één keer veranderen, maar bij elke nieuwe stap kijken we wat we samen kunnen doen. Kijk, als we bijvoorbeeld het studentenadministratiesysteem moeten vernieuwen, kunnen we dat beter samen doen dan allebei apart. Maar daar hoef je gelukkig niet de hele dienst voor te reorganiseren. Wij hopen natuurlijk dat door de grote ingrepen nu, juist grootschalige reorganisaties in de toekomst niet meer nodig zijn. Want, ja dat is echt voor niemand een pretje."

Lees ook de reacties van Ottho Heldring en Jelly Reinders van de ondernemingsraad.

 

Dirk de Hoog
11 maart 2014
hits 13584